标准是控制过程中对实际工作进行检查的衡量尺度,是实施控制的必要条件。因此,确定控制标准是控制过程的首要环节。
1)关键控制点
企业不可能也没有必要对所有生产经营活动和所有的人员进行控制,而必须在影响经营成果的众多因素中选择若干关键环节作为重点控制对象。这些重点控制对象就是关键控制点。
控制工作的最初始动机就是要促进企业有效地取得预期的活动结果,因此,要分析企业需要什么样的结果。这种分析可以从盈利性、市场占有率等多个角度来进行。确定了企业活动需要的结果类型后,要对它们加以明确的、尽可能定量的描述。也就是说,要规定需要的结果在正常情况下希望达到的状况和水平。
要保证企业取得预期的成果,必须在成果最终形成之前进行控制,纠正与预期成果的要求不相符的活动。因此,需要分析影响企业经营结果的各种因素,并把它们列为需要重点控制的对象。影响企业在一定时期经营成果的主要因素有:
①关于环境特点及其发展趋势的假设。企业在特定时期的经营活动是根据决策者对经营环境的认识和预测来计划和安排的。如果预期的市场环境没有出现,或者企业外部发生了某种无法预料和抗拒的变化,那么原来计划的活动就可能无法继续进行,从而难以为组织带来预期的结果。因此,制订计划时所依据的对经营环境的认识应作为控制对象,列出“正常环境”的具体标志或标准。
②资源投入。企业经营成果是通过对一定资源的加工转换得到的。投入的资源,不仅会在数量和质量上影响经营活动的按期、按量、按要求进行,从而影响最终的物质产品,而且其取得费用会影响生产成本,从而影响经营的盈利程度。因此,必须对资源投入进行控制,使之在数量、质量以及价格等方面符合预期经营成果的要求。
③组织的活动。输入到生产经营中的各种资源不可能自然形成产品。企业经营成果是通过全体员工在不同时间和空间上利用一定技术和设备对不同资源进行不同内容的加工劳动才最终得到的。企业员工的工作质量和数量是决定经营成果的重要因素,因此,必须使企业员工的活动符合计划和预期结果的要求。为此,必须建立员工的工作规范与各部门和各员工在各个时期的阶段成果的标准,以便对他们的活动进行控制。
通常企业的基本控制标准应该有:生产作业标准、财务标准、人员标准、组织绩效标准和信息控制标准。
2)制定标准的方法和要求
控制的对象不同,为它们建立标志正常水平的标准方法也不一样。一般来说,企业可以使用的建立标准的方法有3 种。
①统计方法。统计方法是在分析企业生产经营活动在过去各个时期的数据基础上建立的标准。这些数据可能来自本企业的历史统计,也可能来自其他企业的经验。利用本企业过去的统计资料确定的标准,简便易行。但此标准可能低于同行业的卓越水平,甚至低于平均水平。这种条件下,即使企业的各项工作都达到了标准,其经营成果和竞争能力也可能不如竞争对手。因此,在用统计方法制定工作标准时,应充分考虑到行业水平和竞争企业的现状。(www.xing528.com)
②经验判断方法。对于新的工作项目,由于缺乏统计资料,也只能根据管理人员的经验和判断来建立标准。利用这种方法来建立工作标准时,要注意利用各方面的管理人员的知识和经验,综合大家的意见,给出一个相对先进合理的标准。
③工程方法。工程方法也是用统计方法制定的控制标准,不过它不是对历史性统计资料的分析,而是通过对工作情况进行客观的定量分析进行的。比如,机器的产出标准是其设计者计算的在正常情况下的最大产出量;工人操作标准是劳动研究人员在对构成作业的各项动作要素的客观描述与分析的基础上,经过消除、改进与合并而确定的标准作业方法。
制定控制标准应达到如下要求:
①要有明确的控制对象。确定控制标准首先要清楚控制的对象是什么。控制对象应体现组织目标特性,影响目标实现的那些要素。
②控制标准的制定必须以组织计划和目标为依据。控制标准不能脱离组织的计划和目标。但是应看到,标准来源于组织目标,并不等于组织目标。在具体控制工作中,笼统地将组织的计划目标作为标准是不行的,必须根据具体业务活动的特点来确定。
③标准的确定要明确关键控制点。组织活动的计划内容和活动状况是细微和复杂的,控制工作既不可能也没有必要对整个计划和活动的细枝末节确定标准、加以控制,而只要找出关键点。一般对于实现各级目标有重大影响的因素和环节,才是要加以控制的关键点。在控制过程中,对关键点必须确定相应的控制标准。
④标准要具体、可行,便于衡量。标准能够量化的必须量化,以便于有明确的衡量尺度。对于定性标准也应该尽可能地采用间接度量的方法。
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