控制概述-管理学基础

1）控制的含义与实质

控制是与组织管理过程不可分割的一部分,是组织管理人员的一项重要工作内容。管理学中的控制含义与人们日常生活中所使用的控制含义唯一的区别在于控制行为的对象不同。在管理学中,控制是指为了确保组织目标、计划以及工作的顺利实施,管理者根据既定标准,对下级工作进行衡量、测量、评价并进行纠偏的过程;控制一般指对组织运行状况的控制,而日常生活中,控制一般指比较具体的事物。

管理中控制职能的发挥应当将计划和实际结果进行比较,然后采取纠正措施以取得更接近人们所希望的结果。控制与其他管理过程（组织、计划、领导等）存在着既相互依赖又相互促进的关系。没有有效的控制,实际工作就可能偏离原定计划,从而导致组织目标无法达成。没有组织就无法确定计划的执行者和职责的承担者。没有领导,组织的运行就会出现混乱,控制就无从谈起。所以,在整个实现过程中必须把管理的各种职能协调起来。

2）控制的作用

控制作为一种管理的重要职能,其主要作用可概括为以下3点。

（1）有效的控制可以保证计划与组织各部门的利益相协调

一个组织的总体目标是由各部门的分目标组成的,为了避免本位主义,管理者在进行目标分解的时候,必须对各部门及其活动进行大量的协调工作。一个有效的管理控制体系,能够有效地避免各自为政的局面,也能够合理地避免各部门的发展脱离总体目标和计划,使有效的人力、物力、财力资源得到充分的利用。

（2）有效的控制可以保证组织计划与外部环境相适应

任何组织的目标和计划都是提前制订的,但是,组织在运行过程中,内外部环境的变化确实是难以预料的。所以,为了使组织的计划和目标顺利完成,必须随时关注管理环境变化的情况,通过控制职能随时将执行结果和计划预期相比较,如果存在异常,马上采取纠正措施,使计划和外部环境相一致,从而更好地完成组织目标。

（3）有效的控制可以保证组织计划与各级人员的素质、能力和责任相匹配

即使制订了正确的目标和计划,如果组织成员没有相应的能力和素质,组织仍然不能顺利地完成目标。通过控制工作,管理者可以很快找出计划执行中的责任人,然后,通过分析原因,找出问题,使每位组织成员的能力能够与对应的工作相匹配,从而各司其职,顺利完成组织目标。

3）控制的基本原则(www.xing528.com)

控制是管理的一项基本职能。管理的成效取决于有效的控制,要使控制工作有效发挥作用,取得预期成效,需注意以下4个基本原则。

（1）关键点原则

对精力和时间都有限的组织管理者来说,实施面面俱到的控制是不可能的,所以在组织具体实施控制的过程中,组织管理者首先应找出控制的关键点,然后将主要的精力和时间集中在这些关键点上,从而掌握组织运行状态。这就是管理学上的关键点原则。关键点原则的运用是一门重要的管理艺术,它体现了抓主要矛盾的思想,这样的做法往往会起到牵一发而动全身的效果。

（2）及时性原则

组织的运行千变万化,在实际控制过程中,不仅要准确,更需要及时,一旦错过了最佳控制机会,即使再准确的信息也无济于事。一个高效率的控制系统,应该在发现问题的时候迅速采取纠偏措施。

控制的及时性原则要求在事态发生初期,就及时准确地获取事态的信息,避免因为时机的耽误,而使控制失去时机,难以达到效果。纠偏措施的安排应该具有一定的预见性。在进行控制之初,管理者就应该预先估计未来可能发生的变动,这样,当发生问题的时候,采取的措施能够兼顾未来环境发展的情况,避免导致抓住一点不及其余。

（3）经济性原则

控制工作必须要讲究经济效益,组织控制工作需要投入大量的人力、物力和财力,所以,管理者必须在控制工作中节约成本,将有限的资源投入必要的控制上。这一要求虽然简单,但是因为具体问题是否需要控制、控制的费用是多少、控制到何种程度都是很难具体判断的,所以,实际操作中难度很大。

管理者在遵循控制的经济性原则时需要做到:首先,开展计划的时候就要考虑控制的成本,不要让控制成本太高;其次,管理者在实际控制中,应该努力改进控制技术和方法,将控制的各种费用降低,以最低的费用获得最佳控制效果;再次,管理者应该正确选择控制的关键点,实行有选择的控制,从而减少控制的费用。

（4）灵活性原则

一切事物的发展都面临不可预知的变化,一个组织要做到在遇到突发事件的情况下仍然能有效地运行,就必须在设计控制系统和实施控制的时候,考虑灵活处置问题。在管理控制的过程中,既坚持原则和标准,又实事求是,根据现实情况灵活处理,这就是控制的灵活性原则。灵活的计划有利于灵活的控制,但要注意的是,这一要求仅仅应用于计划失常的情况,不适用于正确计划指导下人们工作不当的情况。此外,对灵活处置控制的情况,如果发现这种情况将成为常态,就要及时地纳入管理规范和控制规范的范畴,避免导致日后无章可循。