在管理过程中,产生矛盾和纠纷的原因是多方面的,矛盾纠纷的表现形式也是各种各样的,这就决定了协调内容的多样性。在管理过程中经常要针对不同的问题展开不同的协调。
1）协调的内容
（1）组织内外个人之间的关系
在管理过程中,由于每个人的社会角色不同,社会责任不同,思想觉悟和文化程度不同,以及气质性格的不同,因而对事物的认识有着巨大的差异,在工作中的表现也各不相同,这是形成各种矛盾和分歧意见的重要原因。管理者要根据不同性质的矛盾和问题的轻重,处理好人与人之间的关系。属于思想认识的,要帮助提高认识水平;属于工作纠纷的,要统筹全局,根据轻重缓急,突击中心,堵住薄弱环节;属于气质性格的,一方面要做到尊重当事人,另一方面要恰当指出其弱点。当管理者与下属人员出现发生矛盾和意见分歧时,管理者要在分清是非的情况下,严于律己,宽以待人。
无论什么样的情况,在协调人与人之间的关系时,都要以理服人,以工作任务为出发点,以是否有理由实现目标为判断是非的准绳。
（2）个人与组织之间的关系
个人目标与组织目标之间的矛盾和实现组织目标过程中方向的不一致,是组织内部的一种普遍现象。管理的任务在于实现统一的组织目标,但是由于个人价值观念不同、个人需要不同、兴趣爱好不同,因此,个人的各种各样的要求不可能在组织目标中一一反映出来。在实现组织目标的过程中,由于个人的认识水平不同、能力素养不同和客观条件的差异,也可能出现步调不一致的现象。对这些矛盾的解决,必须发挥协调职能才能达到。
（3）协调组织与环境的关系
组织与社会环境是紧密相联的,社会环境中的各种因素制约和影响着组织的各项工作。这些制约和影响因素,有的是有积极意义的,有的具有消极作用。对组织与环境中的对立和冲突,要通过发挥协调职能加以解决。协调组织与环境的关系,首要的是从沟通信息入手,然后对信息进行加工处理,以处理好顺应环境和改造环境的关系。
（4）协调领导者之间的关系
在组织的各级领导班子内部成员之间也会存在差异和冲突,也需要协调。对于组织而言,协调领导者之间的关系更加重要,因为一个团结、和谐的领导团队对于组织发展至关重要。一般而言,最高层次的领导班子是一个组织的领导核心,其协调功能是组织协调的关键因素。领导班子内部的协调,主要责任应由正职,即主要领导人承担。
2）协调的方法
组织内部上下左右之间产生矛盾的原因很多,为了做好协调工作,改善人际关系,就需要根据不同情况,采取不同的协调方法去解决。
（1）通过方针和目标协调
方针是指导组织行为的原则,也是组织各部门共同的、必须遵守的准则。制定方针有助于保证组织内部各部门、单位和人员按照相同的准则行动,防止部门利益和业务区别而导致管理出现方向性的迷失,也有助于组织内部各部门之间的协调和沟通。通过制定和调整方针,可以从较高的层面解决组织内部的矛盾和冲突。
目标协调包括目标、计划预算和战略的协调。制定目标,可以统一思想、协调步伐。目标协调一方面是通过民主协商,制定大家认可的目标,从源头上解决矛盾和冲突;另一方面是通过制定目标,协调各部门、单位的工作,使其能够围绕总体目标开展相关工作。
（2）通过思想沟通协调
通过思想沟通协调,是指在协调工作中,通过统一思想、凝聚共识来协调各种关系。思想沟通协调要求各级领导人做好带头示范作用,形成组织成员共有的价值观念和文化;同时,要培养员工的系统观念和全局观念,讲团结、讲协作,比服务、比贡献,发扬“把困难留给自己,把方便让给别人”的精神,清除各种形式的本位主义、小团体主义和自由主义思想。在出现矛盾影响工作时,要积极主动地做好工作,不因责任不明而消极等待,延误工作。
（3）通过调整结构和分工协调
调整结构协调,包括对组织结构进行调整和对组织内部成员的构成进行调整。组织结构的设置和运行要符合组织发展的需要,当不符合组织发展的需求时,就可能产生矛盾和冲突。同样地,组织内部的管理者和管理相对方只有在思想觉悟、知识、能力、气质修养和年龄等方面保持合理的结构,才能实现优势互补。组织管理要根据组织发展的情况适时对组织结构和人员结构进行调整,以便使组织发展保持协调。(www.xing528.com)
协作以分工为基础,分工合理才易于组织良好的协作。所谓分工协调,就是要合理分工,明确权责和权限,用规章制度把分工协作关系确定下来并严格地贯彻执行,以此使组织各项工作协调一致。无论分工如何合理,责权如何明确,制度如何详尽,都不可能将实际运动中的一切问题包括进去,而且随着时间的推移和事件的发展,必将出现一些新的情况和新的问题,所以要利用分工协调实现良好的管理。
（4）通过利益协调
利益协调,是指通过协调各种关系和利益,解决矛盾和纷争。在组织管理的过程中,常常会伴随着各种利害关系,这些利害关系的存在是导致团队成员之间、部门之间冲突的原因。因此,要根据情况的变化适时调整利益关系,实现利益的平衡和公正,从而充分调动各部门、各成员的工作积极性。通过利益协调,要注意坚持社会主义按劳分配原则,建立健全责任制,明确规定各部门、单位、岗位的职责权限,严格考核其职责完成情况,并且把它们的经济利益同职责完成情况挂钩,消除平均主义和大锅饭的影响。
（5）通过召开会议协调
召开会议是协调工作经常采用的一种方式。协调会议一般有两种:一是用于信息沟通,通过会议交流工作情况和问题,增进相互了解,减少横向摩擦;二是用于解决问题,约请有关各方针对某个问题协商解决办法,会议做出的决定对参加者都有约束力,必须严格执行。会议协商还有一种形式,就是召开“现场会”,由于身处工作现场,矛盾和冲突表现得更加清晰、明了。将协调工作安排到管理现场商量解决,有利于抓住要害和关键,解决实质问题,避免脱离实际、纸上谈兵。
（6）通过相互交往协调
交往是相互了解和理解的重要途径。组织内外的矛盾和纠纷很多源于相互的不了解和不理解。交往协调就是在组织内部上下左右之间、组织之间经常交往,增进了解,主动互通信息,互提要求,以减少矛盾的产生,产生了也容易发现和解决。在有些组织中,各部门不了解也不想去了解其他部门,互不通气,不关心整个组织,也不关心相邻部门,这就容易导致分歧和冲突。
◎实训
小组讨论:在你的学习和生活中,是否遇到过别人找你协调相关事务的情况;别人是如何协调的,效果如何;是否有过你找别人协调相关事务的情况,效果如何。
◎案例
大新糖果糕点饮料公司秘书陈小姐是刚调来公司办公室工作的。一天,办公室主任交给她一项新任务,负责全公司的黑板报宣传工作。但是陈秘书不会编排版面,美术字也不过关,主任又选派了同一办公室有美术功底的杨小姐负责版面编排工作,让陈秘书专门负责组稿、改稿等工作。杨小姐很有才干,编排版面、写美术字、画画在公司是小有名气的,她根本没把陈秘书这“黄毛丫头”放在眼里。碰到她工作忙,就把出黑板报的事儿抛到九霄云外去了,弄得主任常常催促陈秘书:“怎么黑板报又延期了?”陈秘书又不好明说,只好硬着头皮去催杨小姐,可杨小姐根本不配合,还拿冷眼对她,陈秘书只恨自己没用,不能动笔画。面对这种情况,陈秘书有几种方案可选择:
1.凭自己的关系,在公司内部另外找一个人来帮忙,按时把黑板报办好。
2.把杨小姐不愿合作的事直接告诉办公室主任,并向主任表明责任不在自己,看主任怎样处理。
3.再一次去催促杨小姐,并和她摊牌,告诉她:“如果再这样下去,就当面到主任那里去解决。”
4.过一天算一天,听之任之。
5.抱着与人为善的态度,采取委婉的劝说方式,启发她与自己合作。
思考题:
如果你是陈小姐,你会怎么做?
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