管理学基础：计划编制的机制和程序

1）计划编制的机制

所谓机制,是协调事物或者团体各个部分之间的关系的一种具体运行方式。对组织而言,机制涉及两个方面的问题:一方面,是哪些部门和岗位形成一个体系;另一方面,在这个体系中,相互的关系和运行方式是怎样的。

计划编制的机制,是指组织内部和外部,为编制一定的计划而形成的各个相关机构之间围绕计划编制而展开运行的方式。计划编制的机制涉及由谁发起计划的编制、何时发起编制、由哪些机构参加、这些机构的职责和权限是什么、编制的程序是怎样的、编制的结果由谁评判、由谁最终审定编制结果等。

以计划的层次为例,围绕战略计划、战术计划和作业计划3个层次的计划,有不同的机制对计划编制进行规范和约束。

战略计划一般是由公司高层领导发起,以3年以上的期限为一个周期,主要涉及组织的战略规划部门（战略研究室、董事会办公室、企划部或策划部等）、各高层副职领导、各职能部门负责人、各生产单位或者各事业部负责人等,这些部门分别承担不同的职责,一般由组织的最高领导人牵头,战略规划部门制订方案和编制具体的实施计划,其他机构参与和配合,高层领导评判和审定编制结果。战略计划有时候需要聘请外援,委托组织外专业机构制订方案和具体实施编制。

战术计划则主要由各专业职能部门的领导经高层领导批准发起,根据自己部门的职权制订方案和进行编制,其他职能部门、生产单位和事业部配合,编制结果由公司高层领导评判和审定。

作业计划一般是由各部门领导发起或者基层管理者经部门领导批准发起,召集部门专业人士研究展开编制。作业计划一般不涉及其他机构,但是在作业相关事项涉及其他部门资源和环境的时候,要充分考虑和征求其他部门的意见。作业计划的评判和审定一般由部门负责人承担。

2）计划编制的一般程序

为确保计划编制工作的科学、合理,计划编制应遵循一定的工作步骤,主要包括7个步骤,依次是:估量机会、确定目标、确定前提条件、拟订可供选择的方案、评价各种备选方案并做出选择、拟订派生计划以及编制行动方案和预算。

（1）估量机会

估量机会是根据市场环境、竞争态势和顾客需求的变化,组织的优势和劣势,对未来可能出现的机会进行初步分析,了解利用这些机会的能力,弄清组织面临的不确定因素并分析其发生的可能性和影响程度,展望组织可能取得的成果等。

（2）确定目标(www.xing528.com)

确定目标是在估量机会的基础上为组织及其下属各部门确定计划目标。组织目标是提出总体性的目的和要求,明确重点工作,提出阶段性的规划原则。

（3）确定前提条件

任何目标的实现都依赖于一定的前提和条件,组织经营活动所处的前提和条件往往是变动的,因此,制订计划时要确定实现该计划的前提条件是什么,如果前提条件发生了变化,计划应该如何变化。

（4）拟订可供选择的方案

由于前提条件对组织计划会产生影响,因此,围绕组织计划的制订自然会形成多种方案,计划工作要根据分析预测最有可能产生的几种情形,围绕组织目标,探讨和制订可供选择的几个方案。

（5）评价各种备选方案并做出选择

在拟订了各种可供选择的方案后,组织计划编制机构要权衡各种因素,比较各种方案的利弊,进行方案评价。从方案的客观性、合理性、有效性、经济性和可操作性等方面来衡量各种计划方案,然后依据方案评价的结果从若干可供选择的方案中选择一个最佳方案。

（6）拟订派生计划

派生计划是总计划下的分计划,如投资计划、生产计划等。总计划要靠派生计划来保证,派生计划是总计划的基础。所以在确定了总体方案之后,要拟订派生计划,以便使计划能够对组织整体的行为构成指导和约束。

（7）编制行动方案和预算

计划制订之后,就需要编制行动方案,以此指导和规范组织成员的行为,在此基础上,把计划转化为预算,通过数字来反映整个计划。预算实质上是资源的分配计划,预算可以成为汇总和综合平衡各类计划的一种工具,也可以成为衡量计划完成进度的重要标准。