管理学基础（第2版）：组织制度的主要内容与制度汇编

1）组织制度的主要内容和基本格式

（1）公司章程

公司章程是指公司依法制定的、规定公司组织及活动基本规则的书面文件。公司章程是股东共同一致的意思表示,载明了公司组织和活动的基本准则,是公司具有宪法性意义的文件。公司章程主要规定公司名称、住所、经营范围、经营管理制度等重大事项,以此作为公司组织与行为的基本准则。公司章程是公司成立的基础,也是公司赖以生存的灵魂。制定公司章程的法律依据是国家的《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）。公司章程具有法定性、真实性、自治性和公开性的基本特征。

依据我国《公司法》第79条的规定,股份有限公司的章程包括13项应当记载的事项,内容包括:公司名称和住所;公司经营范围;公司设立方式;公司股份总数、每股金额和注册资本;发起人的姓名或名称和认购的股份数;股东的权利和义务;董事会的组成、职权、任期和议事规则;公司法定代表人;监事会的组成、职权、任期和议事规则;公司利润分配办法;公司的解散事由与清算办法;公司的通知和公告办法;股东大会认为需要记载的其他事项。2017年开始施行的《中华人民共和国企业法人登记管理条例施行细则》第18条规定,企业法人章程的内容应当符合国家法律、法规和政策的规定,并载明以下事项:宗旨;名称和住所;经济性质;注册资金数额及其来源;经营范围和经营方式;组织机构及其职权;法定代表人产生的程序和职权范围;财务管理制度和利润分配形式;劳动用工制度;章程修改程序;终止程序;其他事项。联营企业法人的章程还应载明:联合各方出资方式、数额和投资期限;联合各方成员的权利和义务;参加和退出的条件、程序;组织管理机构的产生、形式、职权及其决策程序;主要负责人任期。

（2）管理大纲

公司管理大纲,又称为公司管理制度大纲,是完全由公司自主决定拟订的、不与国家法律和社会道德相冲突的、公司对组织管理的价值取向和一些基本要求。公司管理大纲表明公司支持什么、反对什么、提倡什么、禁止什么以及相应的处理。与公司的其他制度相比,公司管理大纲只是一些原则性的规定,并无仔细的规定,是指导公司制定其他具体制度的基本要求。

公司管理大纲一般包括:公司的宗旨;公司的价值观、核心理念和伦理;公司的管理模式;公司对组织成员的行为要求;公司的组织纪律;公司的分配制度等。

（3）员工守则

员工守则是公司根据章程和公司管理大纲制定的,针对员工行为模式做出的规定和要求。员工守则对组织成员的行为规定是抽象的、不具体的,反映了组织对成员的一种期望和基本要求。员工守则一般用积极向上的词汇,不会提及处理规定和惩罚措施。

每个组织员工守则的内容都不一样,一般包括员工应该如何处理与公司的关系;如何维护公司的形象和声誉;如何处理与上下级和同事的关系;如何节约资源和爱护公司资产;应该具有什么样的工作态度和学习态度;应该具有什么样的精神状况等。

（4）职能制度与部门制度

公司的职能制度包括很多类型,职能制度围绕公司某一方面的工作管理展开,因此,不同的职能制度其具体内容有很大差别,要根据具体的工作性质确定其具体内容。

比如会议制度,其内容一般包括:制定制度的目的;制度的适用范围;会议的分类;批准各类会议的领导层级要求和部门要求;各部门在各类会议中的职责;对各种会议的基本要求（会议准备的要求,时间长短,地点,档次,会务资料的准备,会务服务的要求,会议场所的布置,音响设备的要求,拍照、摄像和新闻报道的要求,对会议结果的处置要求等）;会风和纪律要求等。

通过以上介绍可以了解,职能制度是对某一方面工作顺利开展的相关规定,制定制度的时候,只要充分考虑工作的原因、目的、安排权限、相关人物、时间、地点、手段、过程、结果、相关资源安排等因素,按照一定的逻辑表述清楚,不让阅读者产生歧义,就能够达到要求。

部门制度是各职能部门或者生产经营部门制定的针对自己部门工作的管理制度,除了针对的对象不一样之外,部门制度与职能制度涉及的内容和格式大体一致。

（5）岗位制度和操作规程

岗位制度主要是指以岗位职责为核心的一系列管理制度。岗位职责是指一个岗位要求岗位人员完成的工作以及应当承担的责任。岗位职责包括这个岗位授予该岗位人员的职权范围和应该承担的职责两个部分的内容。

一个岗位可能由多个人轮流承担工作或者多个人同时承担同样的工作。原则上,一个岗位只有一个岗位职责,不会因人而异。但是由于人的态度和能力不同,有些人可能胜任几个岗位的工作,而有些人却连一个岗位的工作都不能胜任。管理不应该因人设岗,而应该因岗聘人。因岗设人,要求根据岗位工种确定岗位职务范围;根据工种性质确定岗位使用的设备、工具、工作质量和效率,确定各个岗位之间的相互关系;根据岗位的性质明确实现岗位目标的责任。在确立了岗位需求之后,再明确岗位环境和确定岗位任职资格,招聘合格的人选。

一份完整的岗位职责一般应该包括:制定岗位职责的部门名称;制定岗位职责的部门的直接上级（上级领导的头衔而不是姓名）;下属部门;部门性质;部门的管理权限、管理职能、主要职责等。除此之外,几乎所有的岗位职责都会有一句共同的话语放在文件条款的最后,即“完成领导交办的其他工作”。之所以做这样的规定,是由于任何制度都不能确保把所有问题都界定无遗,而且组织环境的变化也会导致有些工作是制度没有规定而又必须去完成的,为了确保工作有人去完成,所以要加上这一句。但是,管理者在开展管理的时候,不能长期用这一句话去任意安排员工做职责范围以外的事情。首先,当出现这种情况时,要考虑这一工作的逻辑归位属于哪个岗位,安排相应岗位的人员去完成。其次,当这种事情经常发生的时候,就要将其列入岗位职责之中,使之有章可循,而不再是临时安排。

操作规程是规定某一项工作的完成需要遵循的规范和采取的操作模式、先后顺序等标准的文件。岗位职责只是规定了岗位的权限和应该承担的职责,而操作规程则是对如何去完成工作进行规定。

操作规程与岗位职责不同的地方是,岗位职责是以岗位作为制度规定的核心元素,而操作规程可能是针对一个岗位工作的规定,也可能是针对一项工作任务的规定,在后一种情况下,操作规程可能涉及很多个岗位。(www.xing528.com)

2）组织制度的汇编

组织制度的制定是根据组织发展的需求而制定的,同时,组织发展的需求也会促进组织制度框架体系的变革,因此,制度框架体系是一个不断完善、不断变革的过程,没有永恒不变的制度框架,也没有永恒不变的制度体系。与制度体系的变革相比较,制度体系的完善是一个常见的现象。组织在运行的过程中,要不断地调整组织管理形式以适应环境的变化,每当有一件日常工作或者事务产生的时候,就要考虑这种事务或者工作是否即将成为组织的常态,一旦成为常态,就要及时研究形成一定的制度对之进行管理。如果不能及时完善制度体系,就会导致组织管理规定缺失,给管理者带来许多需要临时决策或者亲自决策的事务,既增加了管理者的工作量,也不能保证决策的一致性。

组织制度的汇编,就是将组织的制度收集整理,汇编成册。表面看起来,组织制度的汇编是一项简单的、价值不高的工作,但是,对组织管理而已,组织制度的汇编具有非常重要的意义。首先,组织汇编成册之后,将成为员工可以随时查询的管理标准,了解自己该做什么不该做什么,怎么去做。其次,制度成册,在管理工作中成为组织成员遵守的标准,管理者按照制度规定进行管理,确保了管理的标准化和一致性,做到宽严一致,避免部门之间宽严不一的状况出现。再次,制度汇编之后,按照制度进行管理,就是制度管人,奖惩分明,而不是人管人,可以避免员工误解管理者。最后,制度汇编成册也是激励员工按照制度办事,监督管理制度的落实情况,养成组织成员按章办事、不折不扣地完成工作任务的手段。

◎实训

小组讨论:组织的基本制度与职能部门之间是什么关系;组织的职能制度与部门制度之间是什么关系;组织的部门制度与岗位制度之间是什么关系;组织的岗位制度与工作流程之间是什么关系。

◎案例

2003年初,中国航天科工集团柳州长虹机器制造公司审计处在进行公司2002年审计中发现这样一个反常现象:公司2001年、2002年的产品销售收入分别为4563万元、5323万元,呈上升趋势;财务反映的废旧物资销售的数量分别是863吨、510吨,废旧物资销售的收入分别是78万元、45万元,呈下降趋势。正常情况下,生产过程中发生的边角料等废旧物资应该与生产规模同比例增长或下降,为什么财务数据反映的却是不合理的趋势呢?带着疑问,审计处对公司物资处的废旧物资的回收、销售、收款等情况进行了重点审计。查出异常情况的背后是一起舞弊案件。

经审计,发现物资处处长、综合室主任、仓库主任、废旧回收站站长、计划员等4人为了小团体的利益,擅自决定出售、截留废旧物资数量81.5吨,款额91200元。截至审计时,已经将私自出售和截留的销售收入私分50605.80元（涉及63人,每人500~2000元）,同时擅自决定降价销售废旧物资,造成损失1.4万元。其舞弊的手法如下。

（一）擅自出售废旧物资并全部截留货款

主要是与租赁公司厂房的湖南个体经营者串通,擅自将废旧物资销售给没有此项业务来往,也没有签订合同的湖南个体经营者,并要求其将销售货款不交财务而直接交物资处;私自销售的废旧物资出门时,借湖南个体经营者的名义,由湖南个体经营者以自己在锻工房加工的少许产品做掩盖,或以其加工的产品或废料需要出门为由,堂而皇之地将盗卖的废旧物资办理出门手续。

（二）私自截留出售废旧物资款

主要是通过与签有合同业务的柳州个体经营者截留收入。物资处处长要求柳州个体经营者在销售废旧物资过程中,一部分销售的废旧物资款交财务,另一部分销售的废旧物资款截留下来,交到物资处做小金库（即通俗说的开阴阳收据）。私自截留出售废旧物资出门时,以部分销售的废旧物资办理出门手续,即以少量的废旧物资申报并取得出门单,然后以超过出门单标明的废旧物资实际数量的舞弊手法出门。

（三）收买门卫

为了能将违规销售的废旧物资顺利办理出门,物资处处长指使综合室主任,给门卫送钱物等好处,致使门卫在违规废旧物资办理出门时放弃职守,大开方便之门。

（四）擅自降价

物资处处长明知废旧物资销售及其销售价格变动要经过有关部门审核并履行合同手续,但其却擅自决定将废旧物资销售价格降价,造成损失1.4万元。

由于舞弊性质恶劣,这起案件的主要责任人物资处处长被给予党内严重警告处分和行政免去物资处处长职务的处理,其他人员也受到相应的处罚。

思考题:

1.舞弊事件中,暴露了该企业哪些方面的问题?

2.企业应该制定什么样的制度来防止此类事件的发生?