档案信息化管理研究：特征和成果

信息技术的发展使档案管理工作向三个方向发展，即电子档案逐步替代传统档案、几何倍数的信息增长量使信息检索方式发生变化和档案管理向档案信息化方向发展。新型的档案载体形式——电子档案的产生不仅顺应时代的发展，也是历史潮流的发展方向。对传统的纸质档案的数字化（也就是形成电子档案），不仅可以使档案信息不受孤本的限制，提供信息资源共享，而且还可以提高档案部门的办事效率，增加档案的利用率以及有效保护原始档案。

现代信息技术的发展使档案工作的服务方式、服务内容以及服务手段都发生了重要改变。在服务方式上，传统的档案信息服务是一种封闭的服务模式，只是利用者通过上门查询或阅读方式提供服务。随着《政府信息公开条例》和《政府信息上网工程》的颁布和实施，通过政府信息上网，档案部门可以方便地向利用者提供档案信息服务。在服务内容上，传统的档案大多是以纸质档案形式存在。随着电子文件和电子档案的大量产生，纸质文件和电子文件将成为档案馆主要信息资源，也使档案馆的服务内容不断扩大和创新。在服务手段上，依靠手工劳动的传统档案服务手段不仅效率低下，而且服务质量得不到保证。

现代化的档案服务手段实现手工检索向计算机检索的全面过渡，通过信息系统对档案进行日常管理、分类和查询，提高了服务效率和质量。从服务手段、服务方式以及服务内容上来看，档案管理现代化的改变，离不开档案信息化的支持。档案信息化的实质是对档案信息资源进行整合，利用现代信息技术为用户提供档案信息服务。档案信息化不仅可以使档案机构由实体保管职能向提供信息服务职能转变，实现信息资源的合理配置和科学管理（也就是说档案信息化使档案管理由面向实体保管向实体管理转变，重心由档案实体向档案信息转变），而且可以打破档案部门长期封闭和半封闭的状态，适应社会信息化对信息的需求。档案信息化的目的正是为了促使档案工作与社会发展同步，使档案机构在信息社会里承担起自己的角色。

（一）档案信息化概念的界定

档案信息化可理解为以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础，以档案信息的资源化为主导，以实现资源共享为目的，推动档案工作发展的进步过程。档案信息化涉及档案信息的整合过程、档案信息的技术应用过程以及档案信息的发展过程三个方面。对于档案信息化含义的理解主要有两种观点：一是纯技术理论的档案信息化；二是包括信息技术在内的信息环境意识、管理因素等的档案信息化，作者赞同后一种观点。根据对档案信息化的描述，档案信息化包括三个过程：一是以现代信息技术在档案工作领域广泛而实际的有效利用为技术应用过程；二是将档案信息化中的信息通过各种方法、手段进行整合、开发，使之资源化并为社会广泛使用的转化过程；三是将档案信息化逐步纳入整个社会信息化之中的发展过程中。档案信息化的内涵由于侧重点和出发角度不同，理解也有所不同。

但作者认为，档案信息化的内涵可以从两个方面来理解。一是档案信息化是整个社会信息化进程的折射。档案信息化是档案工作发展到信息社会的产物。档案信息作为一种信息资源，档案信息化的目的是更好地为社会提供信息服务，因此，档案信息化的开展必然要作用于整个社会；二是档案信息化是一个不断发展和完善的过程。档案信息化要依靠现代信息技术的发展和推动，现代信息技术是一个不断发展和进步的过程。因此，从技术角度上，档案信息化是一个不断发展、完善的过程。另外，档案信息化需要国家信息化战略、国民信息素养等更多力量的支持。^[1]

（二）档案信息化的特点

档案现代化建设和档案信息化战略的实施与现代信息技术的发展，促使档案管理由传统的纸质载体形式向档案资源电子化形式发展，档案信息管理也由纸质管理方式向信息化管理阶段发展。要应用档案信息化安全体系，就必须了解档案信息化的特征，这里从三个方面阐述了档案信息化的特征，涉及档案信息化信息内容与载体形式、档案信息化服务方式与共享形式以及档案信息资源标准与开发利用三个方面。(www.xing528.com)

1.档案信息化信息内容与载体形式

计算机技术及相关技术的发展，使档案信息电子化、数字化变得非常容易。传统信息技术环境下，档案信息采集与存储的成本过高。与传统信息技术环境相比，现代信息技术环境下，档案信息采集的内容呈现急速增加趋势，而以电子化、多媒体化存储的信息形式成本比较低廉，也占据了很少的空间。因此，档案信息化管理主要是便于加工利用电子信息，实现电子信息传输。新型档案载体形式和存储形式将成为未来计算机界和档案界共同关注的问题，但信息的无限膨胀也成为制约档案信息化发展的主要问题。

2.档案信息化服务方式与共享形式

档案信息化依托计算机技术和通信技术，实现档案信息资源及时获取与便捷的服务。传统信息环境下，档案信息提供服务的方式包括利用者进馆查阅、档案馆开展活动等形式，而现代信息技术下，档案归档形式受互联网的发展也发生改变，支持在线归档等技术可以提供更多的档案信息图。档案信息通过档案信息管理系统、数字档案馆信息系统以及档案信息上网系统提供给利用者。档案信息化不仅使档案信息及时更新、浏览与快捷的下载，利用者不用进馆就能获取想要的档案信息，而且也使人们打破传统的信息化思维，进入广域的档案信息化思维中。

3.档案信息资源标准与开发利用

档案信息资源的标准化、规范化的快速建设就必然要求利用新型技术进行档案信息资源的开发和利用。档案信息化实现的前提是各类电子资源标准化、电子化与规范化。为加大档案资源的开发利用，档案管理部门可以利用先进的数据仓库技术和挖掘技术，运用不同方法提供有价值的推断和分析报告，以满足不同部门和行业的实际需求。利用数据仓库和数据挖掘技术进行的档案信息资源决策必然使档案信息化资源开发进入崭新的阶段。