档案信息化标准体系建设效果

（一）目标内涵

档案信息化标准建设应该用明确的目标来指引。如同档案信息化建设，由于涉及信息技术、档案管理、法律等诸多领域，也由于信息技术的快速发展变化，档案信息化标准建设也会是一个长期的动态发展的过程，在相当长的时期内，档案信息化标准的修订不会停止，因此，不能把某一静止状态确定为档案信息化标准建设的目标。但在一定时机条件下，用几年时间，通过对档案信息化标准建设战略、体系框架整体方面的系统研究，通过完善档案信息化标准建设机制，通过制定实施一定数量的档案信息化核心标准，就会形成这样一个档案信息化标准体系。尽管不完备，但由于是立足于系统研究与规划，它会是相对合理的；又由于有完善的建设机制，它会随着信息技术等环境因素的变化而动态发展，始终与环境相适应，因此，不妨把我国档案信息化标准建设的目标归结为一定建设机制下动态的合理的档案信息化标准体系。该目标具体含义如下。

1.完成系统研究与整体规划

纵观成功的信息化标准建设领域，无不注重整体规划与系统研究，以确保标准建设的合理、有序，档案信息化标准建设也应该以发展战略、体系框架、实施指南等为指导，这种发展战略、体系框架和实施指南应该有充实具体的内容而不能是简单和笼统的。

2.形成完善的建设机制

档案信息化标准的广泛联系性和动态发展性要求与之相适应的开放、灵活的建设机制，尽管我国传统的档案标准建设机制已比较完善，但仍不能完全适应档案信息化标准建设的要求。只有进一步形成完善的建设机制，才能立足于系统研究与整体规划，在较短时间内建成相对合理的档案信息化标准体系，才能使其具备动态发展与持续自我改善的能力。

3.制定一定数量的档案信息化标准

少量的标准无法成为体系，只有档案信息化标准达到了一定数量，能够用来规范档案信息化建设的主要方面，才能说是大体形成了档案信息化标准体系。受制于信息技术的发展变化、成熟程度等环境因素，要在较短时间内制定出完备合理的档案信息化标准也是不可能的，但在具备相对成熟的技术与实践环境的条件下，应该制定出以电子文件管理、资源共享、数字化等为核心的系列标准。

（二）目标可行性

对档案信息化标准建设进行全面系统研究与整体规划，进而全面推进，是需要一定的时机条件的。在档案信息化的初始阶段，如20世纪90年代前期和中期，技术方面，现代信息技术远不够成熟稳定，计算机性能不断得到质的提升，网络技术及其应用更是初露端倪；档案信息化实践方面，主要还是档案管理系统的单机应用，以档案数据库目录建设为主，属于档案库存管理信息化阶段。这种情况下，把握档案信息化的方向尚有困难，就更不用说对档案信息化标准建设的具有实践意义的整体规划了。然而，今天，在信息技术及档案信息化建设实践又经历了21世纪的近20年发展后，应该说，设定上述目标全面推进档案信息化标准建设的时机已经到来。(www.xing528.com)

尽管，信息技术、电子政务、电子商务等档案信息化建设的环境仍会发展变化，但这种变化是在具备了一定形态后的变化，因而，具有相对的稳定性。而且，设定的上述档案信息化标准建设目标也并非一个静止不变的标准列表，而是适应一定程度环境变化的、能自我调整的、相对稳定的动态集合。具体来说，这种时机条件的具备体现在以下几方面。

1.信息技术具备了相对稳定的形态档案信息化

是档案管理与信息技术的有机结合，信息技术也就成为对档案信息化建设影响最大的环境因素，档案信息化标准体系建设的时机考虑中，信息技术的稳定性至关重要。一项标准的出台要经过立项、制定、初审、终审、批准、试行、实施等环节，少则一到两年，多则三五年或更久，而标准的修订一般为标准实施后五年，如果某项信息技术从相对成熟到衰退及至被淘汰的时间只有五年左右或更短，那么可想而知，这种标准的真正价值期又有几何。我国的《磁性载体档案管理与保护规范》关于软磁盘的相关规定就是一例。当前，信息技术发展的脚步不会停息，但信息技术具有相对稳定性，即具备了一定时期内可把握的形态，如在较长时期内，计算机的基本原理无法突破冯·诺依曼机原理，信息内容编码的标准不会改变，XML作为信息组织的有效形式被广泛认可等。因此，尽管无法就档案与信息技术结合的各个方面制定标准，但却可以就信息技术的相对稳定层次，制定档案信息化的重要核心标准的大部分，构建虽不完备但却合理的档案信息化标准体系。

2.相关领域的信息化标准体系

相对稳定或初具形态的档案信息化只是社会信息化大系统的一部分，档案信息化不可避免地要与其他领域的信息化发生关系。电子档案，无论是文书档案、科技档案、工程档案、会计档案，还是其他民间档案，皆来源于档案部门之外的政府部门、企事业单位和社会团体，如果说传统档案管理中，这种领域与领域的界限尚可以档案交接来确定，那么信息化环境下的电子档案则使这种领域界限异常模糊。为保证电子文件的真实、完整与有效而必须实施的前端控制、全程管理使得档案来源部门的信息化中对作为档案前身的文件的管理会直接影响到档案部门对电子档案的管理。

目前，与档案信息化关系最为密切的电子政务领域的标准体系已相对稳定，电子商务领域标准体系也初具形态，这为档案信息化标准体系的建设提供了有利条件。另外，作为虽不存在直接业务关系但却有最多相似业务的图书情报领域，传统图书管理的信息化早已成熟，数字图书馆标准体系建设也已在系统规范研究的基础上步入快车道，这就为档案信息化标准建设提供了参照。

3.档案信息化标准建设的国际环境

在信息化、全球化环境下，档案信息化标准建设必须放眼国际环境。档案标准趋同是大趋势，档案信息化国际标准和档案信息化建设先进国家的标准，都应该成为我国档案信息化标准建设采纳或借鉴的对象。只有与国际标准环境相适应，档案信息化标准体系才会有持久生命力。相对稳定的国际标准环境，是我国档案信息化标准体系建设的有利条件。进入21世纪以来，国际标准化组织ISO及档案国际组织国际档案理事会、国际文件管理者联合会等相继发布了大量档案信息化标准。许多国家也在此期间，加速了档案信息化标准建设，形成了自己的档案信息化标准体系。

总之，当前条件下，在系统研究与规划的基础上，通过完善档案信息化标准建设机制，用一定时间，构建合理的动态、能自我调整的档案信息化标准体系的目标是能够实现的。^[2]