我国档案信息化标准体系的现状及研究

（一）现有标准状况

截至2008年底，我国共颁布档案行业标准37个，其中涉及档案信息化的标准有6个，共颁布档案相关国家标准11个，其中涉及档案信息化的标准有4个，已颁布的档案信息化行业标准及国家标准如表6-1和表6-2所示。

表6-1　档案信息化行业标准目录

续表

表6-2　档案信息化国家标准目录

以上档案信息化标准可分为三类：关于档案机读目录格式的标准、关于电子文件管理的标准和关于传统档案数字化的标准，下面分别进行介绍。

1.关于档案机读目录格式的标准

档案行业信息化始于对传统档案的库存管理自动化，以提高管理效率和利用效益，如同图书馆业务自动化离不开书目数据库建设一样，档案行业自动化也离不开档案目录数据库建设。档案目录数据库建设是档案信息化的起点，至今也仍是档案信息化的重点之一。

然而要实现档案目录信息资源的共享和高效利用，就必须用通用目录格式标准来统领档案目录数据库建设。2006年，国家标准GB/T 20163—2006《中国档案机读目录格式》的批准和实施，标志着档案领域有了如同图书领域的CNMARK一样的机读格式标准，从而为档案目录信息资源的共享扫清了障碍。而之前，为便于重要的专题目录数据库的信息资源共享，早在2005年发布了《明清档案目录中心数据采集标准》。尽管信息技术的飞速发展使得前两者的许多条款已显过时，有待修订，但不可否认，其在我国档案信息化标准建设进程中有着重要意义。

2.关于电子文件管理的标准

随着办公自动化的实现和计算机辅助设计等信息技术手段的运用，电子文件大量产生，将有价值的电子文件文档，不仅以积累数字形式的档案信息资源以供利用，而且也是档案使命——客观记录历史社会的必然要求。

1996年，国家档案局发布行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》，该标准将磁性载体文件定义为“以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件”，显然，磁性载体文件包含了电子文件，另外，该标准的一些具体条款，其中的“磁性载体文件”实际上就是单指以软磁盘为载体的电子文件，因此，可以说，《磁性载体档案管理与保护规范》是我国第一个涉及电子文件管理的档案标准，其中体现的双套制、归口管理、目录随文件一起归档等思想为后来的标准所沿袭。

1999年，国家技术监督局批准GB/T 17678.1—1999 CAD《电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》（以下简称《CAD电子文件管理标准》），这是第一个完整意义上的相对成熟的关于电子文件管理的标准规范。

标准总则中，明确提出对电子文件“全过程管理”以确保其真实性、原始性的原则，同时，基于电子文件对技术设备环境的强烈信赖性，标准明确提出，CAD电子文件的归档应包括为生成CAD电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性和应建立《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理系统》，可见，该标准对电子文件特性已较前有更为完整深入的把握。另外，该标准对CAD电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档等方面的具体管理规定都极具可操作性，至今仍有一定的生命力。(www.xing528.com)

如果说CAD电子文件管理标准只是适用CAD科技档案的专业标准的话。那么实施的国家标准GB/T 18894—2002《电子文件归档与管理规范》则是第一个具有现代意义的适用于党政机关的通用电子文件管理标准规范，在我国档案信息化标准建设进程中具有里程碑意义。该标准明确定义了电子文件的“背景信息”“元数据”“真实性”“完整性”“有效性”等重要的概念，并将“确保电子文件的真实、完整、有效”的总指导思想贯穿标准始终。

在总则中，明确提出全过程管理原则、重要电子文件与纸质文件对应并存和电子签章与非电子签章对应并存的双套制原则及重视电子文件背景信息和元数据的原则。在有关电子文件的流程与环节管理方面，通过规定登记表格式来保证环节间的衔接，保证相关背景信息及元数据收集的完整性。标准中还有一些非常重要的具体规定，如电子文件收集和归档中，文本型、扫描型、声音型及视频和多媒体型电子文件各自的通用格式，如电子文件的一式三套保管方式，归档电子文件载体的抽检间隔及抽检率，归档电子文件的载体转存时间间隔等。

3.关于传统档案数字化的标准

将传统的纸质、声像档案数字化，既可以丰富数字信息资源库，应用现代信息技术手段利用传统档案，也可以更好地对易损、易失的传统档案进行抢救性保存。传统档案数字化的许多方面都需标准规范，如档案信息数字存储、压缩格式、数据加密、资源的标识等，特别是纸质档案数字化、照片档案数字化、声像档案数字化等都迫切需要各自的具体操作标准规范来指导。

目前，我国关于传统档案数字化的技术标准有DA/T 31—2005《纸质档案数字化技术标准》及GB/T 20530—2006《文献档案资料数字化工作导则》。DA/T 31—2005《纸质档案数字化技术标准》实质上既是技术标准，又是业务标准。因为该标准中，既有对诸如色彩扫描模式、扫描分辨率、图像存储格式等技术性规定，也有数字化对象选择原则、数字化操作流程及具体操作方式、数字化成果验收方式等业务性规定。也正是由于规定的详尽和全面，使其具有很强的针对性和可操作性。

GB/T 20530—2006《文献档案资料数字化工作导则》规定了文献档案资料数字化过程中涉及的标准与一般管理事项：数字化对象的确定原则；数字化工作的一般过程；数字化过程中适用技术的选择；数字化成果的管理；数据利用和检索报道体系；数字化成果的测试指标等。其实施是为了更好地利用我国近年来在数字化领域获取的一些成果并使其规范化，以实现在模拟系统中完成其代价昂贵和无法实现的资源共享的问题，填补国内在数字化领域国家标准编制方面的空白。

（二）标准体系建设状况

1.标准制定机制

合理的标准制定机制是档案信息化标准体系建设得以顺利进行并取得成果的前提条件和重要保障。目前，我国业已形成的较为完善的档案标准制定机制在档案标准化建设中发挥着重要作用。

第一，与我国的统一领导、分级管理的档案工作原则相适应，我国档案标准化工作也是由国家档案局统一领导，具体业务部门是国家档案局政策法规司规范标准化处，各地档案局遵循国家政策与标准，负责地方标准制定的领导与组织工作。由此也可见，我国档案标准的制定机制具有国家行政领导的特点，档案行政管理部门的政策、规划会直接影响档案标准化的方向和节奏。

第二，档案标准的制定主体是各级档案馆和档案学术机构。档案标准的制定是为了更好地推进档案管理工作，而当前，从事档案管理工作的主体是各地档案馆和各机构的档案室，而其中，又以档案馆的档案管理工作最为全面、复杂，档案管理的实践也最为丰富，同时档案馆也拥有具备一定理论功底的人才，故档案馆自然成为档案标准制定的主体。档案学术机构主要是知名的大学档案院系，是从事档案理论研究的基地，故也是档案标准制定的主要成员。

第三，档案工作标准化技术委员会（简称档标会）是具体负责档案标准制定工作的权威组织机构。档标会年会内容中，除传达国家标准化委员会会议精神、通报上届档标会以来所开展的工作，提出下一步档标会工作要求等内容外，极为重要的便是对申请立项的标准进行审议，并对标准送审稿进行审议。我国档案标准制定的具体流程是：①国家档案局负责制定有关档案标准化方向的政策，提出标准制定的重点。②各地档案馆、科研机构等申请标准项目单位据此提出档案标准立项申请，提交至国家档案局标准化处。③申报项目经档标会年会审查，决定是否准予立项并由档标会秘书处将结果通知申报单位。④准予立项的项目，承担单位完成标准送审稿并报档标会秘书处，经由档标会年会进行审议或按函审程序发至专家函审。⑤修改并确定征求意见稿，发到各地征求意见。⑥确定终审稿，由国家档案局决定是否试行、批准和实施。另外，申请国家标准应进行相应程序。

2.档案信息化标准体系建设状况

档案信息化是一个随信息技术进步及人们认识的提升而逐步展开的过程，我国档案信息化标准体系建设也有一个认识上从模糊到清晰、实践上从被动到主动、范围上从局部到整体的过程。应该说，早在20世纪90年代档案信息化早期，我国档案界就已认识到档案信息化标准建设对档案信息化的重要性，特别是在档案目录信息资源的共享利用和电子文件的文档管理方面，1996年发布的“磁性载体档案管理与保护规范”就是档案信息标准建设早期成果的代表。

1996年，国家档案局研究所提出，对“办公自动化对档案工作的影响及电子文件归档管理方法”这一课题进行研究，国家档案局也于同年成立“电子文件归档问题领导小组”，这标志着中国档案部门对电子文件管理问题有计划、有组织研究的开始，也标志着对档案信息化系统研究的开始。正是这样的系统研究，促进了新的相对成熟的电子文件管理标准的出台。1999年，《CAD电子文件管理标准》的发布，是电子文件管理标准化的重要成果。

2002年11月，国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，这是档案界对档案信息化理论认识深入的体现，也标志着档案信息化建设实践步入快车道。实施纲要中明确提出“完善档案信息化标准体系”的任务，指出应集中力量研究制定一批急需的档案信息化标准。优先制定电子文件归档、档案信息采集、整合和安全管理等方面的标准，加快建立健全档案信息化标准实施机制。纲要附件中，还详列了拟制定的14项标准和规章，其中包括现已完成的《中国档案机读目录格式》《电子文件归档与管理规范》和尚未完成的《电子文件名词术语》《归档文件真实性鉴定规程》《网站资源归档与管理规范》等。此时国家建立完善的档案信息化标准体系的目标已十分明确，对档案信息化标准体系的内容框架也有了一定程度的研究和认识。尽管这种研究和认识还不够系统全面，但却有力推动着档案信息标准体系建设进入全新的时代。2005年，国家档案馆发布的《档案信息化标准立项指南》中显示，当时列入规划的档案信息化标准项目多达24个，正在制定或修订中的标准有19个。