档案信息化管理与建设：标准体系概述

（一）档案信息化内涵

档案信息化是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、开发、利用。档案信息化的过程，也就是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以多种形式的数字化档案管理转变的过程。

作为一项社会系统工程，档案信息化建设必须遵循标准。与传统档案管理相比，档案信息化建设的显著特点是具有极强的相关性，如档案信息的传输、流转、共享必然涉及诸多相关实体及其相互间的关系；电子文件归档管理更使档案系统与办公、生产技术系统的关联度明显提高。因此，档案信息总体建设更加需要讲求技术语言的统一，操作程序的衔接，也更加需要讲求标准化和规范化。因此，档案信息化标准建设无疑将作为档案信息化建设的重要内容，成为其高效、有序进行并最终完成的基础。在《全国档案信息化建设实施纲要》中，档案信息化标准规范建设作为档案信息化建设的六项具体要求之一被提出，凸显标准建设对档案信息化建设的重要意义。具体而言，档案信息化有以下含义：

1.档案信息化的根本目的

根本目的是更好地实现档案资源的“藏”和“用”，借助于计算机、网络、数据库、应用软件等信息技术，档案可以更广泛、更深入地记录社会，也能够更为广泛、便捷地为社会公众所利用。

2.档案信息化是现代信息技术手段的广泛运用

现代信息技术手段的运用是档案信息化目的得以实现的前提条件，数字档案资源的建设及其网络发布利用，电子档案的收集、存储等都离不开计算机网络及各种软件系统的支撑。

3.档案信息化是档案管理方式的根本变革

相对于工业信息化而言，档案信息化所带来的管理方式的变革更具有革命性，因为，档案管理的对象本身就是信息，伴随政府及企业办公自动化的实现，电子文件日渐取代纸质文件，加上档案部门对传统纸质档案的数字化，数字档案成为全新的管理对象。如此，资源的长期保存、资源的利用都将是全新的管理课题，而并非传统档案管理方式的简单修正。

4.档案信息化是档案管理理念的深化和发展

长期以来，档案和档案信息作为社会唯一的原生信息源，其收集和保管为人们理解和重视，但档案的利用却长期停留在备查的层面上，这一方面是因为对“档案的价值在于利用”这一认识的局限；另一方面是因为受到主动而广泛地提供利用档案信息的手段的限制。而随着计算机和网络技术的飞速发展，随着社会信息化的全面展开，信息技术这一重要手段将不仅应用于档案日常管理工作以提高工作效率，而且将深刻地改变档案管理的理念与方式，开辟档案资源深度开发利用的道路。

5.档案信息化建设是一个长期过程

从语言学的角度讲，“信息化”并非仅指过程，比如，我们常说“实现档案信息化”，显然，“实现”的只能是某一状态和结果，即现代信息技术与档案管理的有机结合达到了一定程度。因此，这里的“信息化”就是指结果。但现实中，我们还是更多地把信息化看作一种过程。档案信息化的实践表明，要将现代信息技术全面运用于档案管理并使其真正发挥作用并非易事，观念的转变、认识的深入、技术的掌握、人才的培养、资金的投入、基础设施和数字资源的建设等都需要一个循序渐进的过程，而且现代信息技术尚处于飞速发展中，还远未达到成熟状态，因此，档案信息化建设的目标是不断变动提升的，档案信息化建设是一个长期滚动发展的过程。^[1]

（二）档案信息化标准概念辨析

标准是对重复性事物和概念所做的统一规定。它以科学技术和实践经验的综合成果为基础，经有关方面协商，由主管机构批准，以特定形式发布，作为共同遵守的准则和依据。档案信息化离不开标准，通过标准来规范档案信息化建设所涉及的管理流程再造、数字资源建设、信息技术应用等，不仅可以提高档案信息化建设的效率，避免重复建设造成浪费，而且可以最大限度地实现档案信息资源的共享，确保档案信息化的目标——档案信息资源更好地“藏”和“用”的实现。

《全国档案信息化实施纲要》中明确地把“档案信息化标准规范建设”列为档案信息化建设的六方面之一。“档案信息化标准”作为术语也由此广为使用。

1.与档案数据库标准比较

档案数据库是档案信息资源建设的核心内容，也是档案信息系统的中心，因此，档案数据库建设是档案信息化建设的重要部分之一，档案数据库标准也自然是档案信息化标准所涵盖的一部分，而且是核心的一部分。

2.与数字档案馆标准比较(www.xing528.com)

数字档案馆的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。狭义的数字档案馆以其中的单个档案馆为概念主体，认为数字档案馆的建设归根到底就是档案馆的信息化。尽管如此，档案信息化标准和数字档案馆标准却并非完全重叠。

显然，数字档案馆的核心是数字档案，数字档案馆建设中不论是传统档案数字化还是档案管理流程的信息化都是围绕数字档案展开的，但就整个档案信息化而言，数字档案资源建设与管理并非其全部内容，由于以纸质档案为代表的传统档案在一个相当长时期内仍将与数字档案并存，因此，运用信息技术手段对传统档案进行更为有效的管理，也是档案信息化的重要内容，包括传统档案的目录数据库建设、业务流程信息化建设、存储环境智能化建设等。因此，数字档案馆标准与档案信息化标准有相当部分的重叠，但并非完全一致。

（三）档案信息化标准体系

1.概念

体系是由若干相互联系、相互制约的事物构成的一个整体，用于规范档案信息化过程及结果的若干标准及其相关文件自然应以档案信息化为中心，构成一个有机联系的整体，即档案信息化标准体系。档案信息化作为一项系统工程，其复杂性决定了其标准的复杂多样性，如何遵循特定框架，尽量使标准能恰当地覆盖档案信息化的必要方面，实现不重复、不遗漏，有轻重、有层次，是档案信息化标准建设必须先要解决的问题。

2.特点

（1）目标性

标准体系是标准的逻辑，是为使标准化对象具备一定的功能和特征而进行的组合，从这个层面上讲，体系内各个标准及标准相关文件都是为了一个共同的功能目标服务，只是在不同方面进行规范约束而已。档案信息化标准体系的构建就是为了使档案信息化能更好地实现档案“藏”与“用”的目的。

（2）系统性

标准体系本身就是一个标准系统，而绝不是标准的简单堆积，它需要反映标准之间的联系。通过该体系能够使复杂的标准化对象系统具备协调统一的秩序，从而体现出强大的整体功能，而这仅靠简单的标准集合是无法实现的。因此，标准体系是由一整套相互联系、相互制约的标准和标准相关文件组合而成的系统，其整体功能的实现是由体系内部各标准子系统及标准相关文件子系统共同形成的，而非各子系统功能的简单叠加。

3.结构

档案信息化标准体系内部标准应按一定的结构进行逻辑组合，而不是杂乱无序的堆积。由于标准化对象的复杂性，体系内不同的标准子系统的逻辑结构可能体现出不同的表现形式，主要有以下三种：

（1）层次结构

层次结构是表达标准化对象内部上级与下级、共性与个性等关系的良好的表达形式。层次结构类似树结构，父节点层次所在的标准相较子节点层次的标准，更能够反映标准化对象的抽象性与共性；反之，子节点层次的标准能更多地反映事物的具体性和个性。层级的多少体现了对标准化对象的管理精度。标准层次结构的完备性，标志着体系的灵活与弹性，是标准体系适应现实多样性的一个重要方面。

（2）线性结构

线性结构又叫程序结构，是指各标准按过程的内码联系和顺序关系进行结合的形式。该结构主要体现了标准化对象在活动流程中的时间性。比如电子文件归档，就是由收集、整理、鉴定、归档等若干阶段前后相继的，前一阶段标准的实施是后一阶段标准得以实施的前提，各阶段标准的相继实施，才能确保归档电子文件的真实、完整、有效。

（3）综合结构

层次结构与线性结构各有其优缺点，故实践中，多数标准体系通常是层次结构与线性结构的结合，称之为综合结构。