数字档案馆管理系统功能要求

根据《数字档案馆建设指南》的要求，数字档案管理系统应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能，以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。数字档案管理系统还应当采取必要措施保证馆藏数字档案信息，特别是由电子文件归档形成的电子档案信息的可靠性和可用性。数字档案管理系统功能可以根据信息化发展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展。

（一）收集功能要求

数字档案管理系统应当具备接收立档单位产生的电子文件及其元数据、对传统载体档案进行数字化和采集重要数字信息资源等功能。主要包括：①根据相关要求接收立档单位产生的各类电子文件及其元数据，并在建立一整套接收机制基础上，保证接收过程责权明确，杜绝安全隐患，从源头上保证数字档案的真实、完整、可用。②提供选择在线接收和离线接收方式。③能够批量导入或导出数据，保证数据的可靠和可用。④对在线或离线接收的档案数据进行真实性、完整性、可用性和安全性验证。⑤具备目录数据和全文数据等多种信息资源的采集功能。

（二）管理功能要求

数字档案管理系统能够对所接收的各类数字档案信息进行整理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等操作，使无序信息有序化，并实施有效控制。主要包括：①按照设定的分类方案，将数字档案信息存储到系统中，或根据管理要求进行适当调整。②过滤重份数据和重新分类、编号。③对档案内容进行抽取和添加元数据等操作。目前档案管理都是基于数据库管理方式来实现，将来不排除使用新的技术方法对数字档案进行有效管理。④辅助人工完成档案的开放鉴定工作。⑤对档案内容数据及其元数据等相关信息建立持久联系，形成长期保存档案数据包和利用数据包。⑥对档案类型、数量大小等按照设定要求进行统计、显示或打印、输出所需各类档案信息。⑦辅助完成馆藏实体档案编目（著录、标引）、整理、出入库房管理等工作。⑧制定档案业务流程或进行流程再造。(www.xing528.com)

（三）保存功能要求

长久保存既是要求，也是策略，包括存储格式的选择、检测、备份和迁移等技术方法的采用等。主要要求包括：①应当选择符合国家标准的格式，暂时未制定标准的，选择开放格式或主流格式。②定期对载体及其软硬件环境进行读取、测试，发现问题，及时解决。③根据数据重要程度以及管理和利用的需要，选择在线、近线、离线、异地、异质和分级存储等技术和方式。④计算机软硬件以及技术或标准规范发生重大变化或发生重大事件时，为了保证数字档案信息可读，应采取迁移等手段对所存储的数据进行技术处理。

（四）利用功能要求

数字档案管理系统应当根据档案信息的利用需求和网络条件，分别通过互联网、政务网、局域网等建立利用窗口，实现档案查询、资源发布、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等功能。主要包括：①运用最新检索技术方法满足利用者在各种利用平台对档案数据进行快速、准确、全面的利用查询要求。②通过网络平台或特定载体发布档案信息和共享档案资源。③辅助进行档案信息智能编研、深度挖掘。④为档案管理者和利用者提供在线交流平台远程指导、远程教育。⑤辅助开展数字档案的增值服务。⑥进行档案利用访问量统计、分布分析、舆情分析等相关工作。⑦对用户、数据项、功能组件进行利用权限的角色授权处理，能够进行门类设置、结构设定、字典定义等系统代码维护工作。^[3]