数字档案室建设任务及管理研究

数字档案室建设任务包括基础设施建设、应用系统建设、资源体系建设、保障体系建设，需要机关企事业单位的档案部门、信息化部门、业务部门和保密部门共同参与实施。

（一）基础设施建设

依托本单位信息化基础设施，建设相对独立稳定可靠，兼容性强，能够满足数字档案室运行需求的网络、硬件、软件安全保障等基础设施。

1.网络基础设施

一般应将数字档案室网络管理中心设于机关、企事业单位的中心机房。机房应具备防雷、防静电、防磁、防火、防水、防盗、稳压、恒温、恒湿等基本管理条件，有条件的单位应建设符合《电子信息系统机房设计规范》（GB 50174—2008）要求的B级机房。中心机房、网络综合布线的配置，应为数字档案室配备足够数量的网络信息点，网络性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输、利用要求。

数字档案室网络平台应当与单位办公网、业务网统一规划、统一建设，实现跨系统跨平台的信息交换和利用的分级分层授权。

数字档案室网络平台是与本地区、本部门政务网、业务网互联的，应采取相应措施，确保档案数据安全。

数字档案室网络平台处理涉密信息时，应依据国家和本市有关涉密信息系统分级管理规定确定等级，明确安全域，按照《涉及国家秘密的信息系统分级保护技术要求》（BMB 17—2006）进行建设，并应与单位非涉密办公网和业务网实现物理隔离，禁止接入互联网。

2.系统硬件

（1）服务器

服务器性能和数量的配置，应能满足数字档案室应用系统以及数据库、中间件、全文检索、备份、防病毒等基础软件的部署和安全高效运行的需求，并适当冗余、可扩展。

（2）存储设备

应为数字档案室配备先进、高效和稳定的磁盘阵列作为数字档案资源在线存储设备。根据本单位制定的数字档案资源保存策略，确定近线或离线备份系统的配置，近线备份应选择磁带库或虚拟带库及相应的备份软件，离线备份可选择光盘移动硬盘等脱机存储介质以及相应的备份检测设备。

3.基础软件

应结合数字档案室应用系统开发或运行需要，为数字档案室配备必要的正版基础软件，包括主流的数据库管理系统（一般采用关系型数据库）、网络操作系统、中间件、全文检索、文件格式转换与迁移、图像处理及多媒体编辑等软件。数字化软件包括扫描软件和图像处理软件光学字符识别软件等。

4.安全保障系统

应结合实际，参照信息系统安全等级保护有关要求，从多层面为数字档案室应用系统建立安全保障体系。应用系统设计实施完善的用户权限配置和管理功能，为数字档案资源的安全存储、管理提供保障。配备正版杀毒软件，如有必要，应有选择地配备防火墙、用户认证、数字签名、移动存储介质管理等软件，业务审计软件等安全管理工具。涉密数字档案室应用系统必须按照国家有关涉密信息系统分级保护的规定执行。

数字档案室应配备专用的电子档案柜，规范存放电子档案；设置门控系统、监控报警系统，配备磁带备份系统、光盘刻录系统、断电保护UPS系统等外围辅助设备，健全环境安全和介质安全等功能，确保网络设备、设施、介质和信息的物理安全。数字档案室应健全系统备份、灾难恢复等功能，配备防火墙、入侵检测等相应技术设备，建立操作日志，通过身份认证、访问控制、信息加密、信息完整性校验、入侵检测等技术手段和管理法确保档案数据得到有效保护。

5.终端及辅助设备

为数字档案室应用系统配备专用终端计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等终端设备，以及刻录机、移动存储介质等辅助设备。终端配置应充分考虑档案工作的特点和档案室实际需要，如配置宽幅、零边距、高速、底片扫描仪、光盘标签打印机等。

（二）应用系统建设

应用系统建设应能集成管理各门类数字档案资源，具备收集、元数据捕获、登记、分类、编目、著录、存储、数字签名检索、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、命名、移交、审计、备份、灾难恢复、用户管理、权限管理等基本功能，为电子档案的真实、完整、可用和安全提供首要保障，并达到灵活扩展、简单易用的基本要求。

1.档案门类管理

包括电子档案和实体档案的门类、分类方案、元数据方案的调整及扩展管理。

2.接收采集

包括文书、音像、科技和专业类电子文件及元数据的接收采集。

3.分类编目

包括分类组织、归档存储、编目著录等。

4.检索利用

包括档案检索、利用、编研等。

5.鉴定统计

包括鉴定处理统计报告等。

6.系统管理

包括审计跟踪用户与权限管理、数据维护、参数设置等。

7.技术文档管理

收集并保存应用软件研制、测评、运行、维护等过程形成的文档。

以上具体功能需求可参见《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194—2012）。

（三）资源体系建设

按照国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》（档办〔2010〕116号），数字档案室资源建设应当满足以下质量要求。

1.文书类电子档案质量要求

文书类电子文件（档案）的收集、整理、鉴定等，应符合国家档案局令第8号，《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）等要求。此外，由办公自动化等业务系统形成并归档保存的电子公文，其质量还须满足以下要求：

（1）完整性要求

关于同一事由的往来电子公文齐全、完整，电子公文的组件——正本、定稿、公文处理单、集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿等齐全、完整；红头、电子印章齐全、完整；文件标题、文号、主送机关、正文、发文机关署名和成文日期等要素齐全、完整。

（2）版面格式要求

电子公文正本的公文格式应符合《党政机关公文处理工作条例》第3章要求，正本的页面尺寸及版面要求、公文格式各要素编排规则、公文的特定格式、式样应分别符合《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）第5章、第7章、第10章、第11章的要求。

（3）文件格式要求

电子公文的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式归档保存，版式文档格式应符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47—2009），并支持向同级国家综合档案馆采用的长期保存格式转换；集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存。

（4）元数据捕获要求

应参照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46—2009）设置捕获电子公文元数据，至少应包括聚合层次、来源、立档单位名称、电子文件号、档号、年度、保管期限、内容描述、题名、日期、密级形式特征、存储位置、脱机载体编号、权限管理、机构人员名称、业务状态、业务行为、行为时间、实体标识符19项。

（5）封装要求

若条件成熟，根据同级国家综合档案馆要求，可以对文书类电子档案与其元数据进行封装。封装可参照《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48—2009）执行。(www.xing528.com)

2.音像类电子档案质量要求

（1）基本要求

音像类电子文件的归档范围应参考《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）第4章或同级档案行政管理部门的具体要求执行。收集、归档的音像类电子文件应经过挑选和系统整理，应能系统、客观地记录本单位的重要职能活动，以及历次活动的主要内容、主要人物、主要场景等。按照客观事实编辑形成的录音、录像类电子文件可收集、归档。

（2）品质要求

音像类电子档案应主题鲜明、影像和语音清晰、人物形象端正。照片类电子档案应以TIFF、JPEG格式保存，其可交换图像文件（EXIF）信息保存完整，像素数不低于300万；重要或珍贵的录音类电子档案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz；录像类电子档案以MPC、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。

（3）照片类电子档案基本元数据集

应参照《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54—2014）设置、捕获照片类电子档案元数据，至少应包括：聚合层次档号、年度、题名、摄影者、摄影时间、人物、地点、业务活动描述、保管期限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、垂直分辨率、水平分辨率、图像宽度、图像高度、色彩空间、捕获设备、固化信息，以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理、活动元数据。

（4）录音类电子档案基本元数据集

应参照相关元数据标准设置，捕获录音类电子档案元数据，至少应包括聚合层次、档号、年度、题名、录音者、录音时间、人物、地点、业务活动描述保管期限、密级、计算机文件名格式信息、计算机文件大小时间长度、音频编码标准、音频比特率、音频采样率、音频采样精度声道数、捕获设备、固化信息，以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。

（5）录像类电子档案基本元数据集

应参照相关元数据标准设置捕获录像类电子档案元数据，至少应包括聚合层次、档号、年度、题名、摄像者、编辑者、摄像时间、人物、地点、业务活动描述、保管期限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、时间长度、视频编码标准、色彩空间、大小帧速率、视频比特率、音频编码标准、音频比特率、音频采样率、音频采样精度、声道数、捕获设备、固化信息，以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。

（6）著录要求

为确保音像类电子档案的真实、完整和可用，电子文件形成部门、档案部门应按照国家、行业或地方相关标准规范，围绕音像类电子档案记录的中心内容，对题名、人物、地点、主题、业务活动描述等元数据进行全面著录。

3.科技和专业类电子档案质量要求

（1）科技类电子文件归档的基本要求

科技类电子文件的收集、整理、鉴定、编目等应参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28—2002）等标准规范执行。图形类电子文件应以DWG等通用格式收集、归档，其他电子文件归档保存格式可参照文书音像类电子文件执行。

（2）专业类电子文件归档基本要求

在履行本单位主要职能过程中产生的专业类电子文件都应收集、归档，包括但不限于国家档案局颁布的第一批、第二批国家专业档案基本目录所列内容。各种专业类电子文件的整理、鉴定、编目参照相应的管理办法执行。仅以数据库形式存在的专业类电子文件，如人口、环境、农业等各种普查数据，可以XML等跨平台通用格式收集、归档，或直接以原数据库数据文件归档，同时归档一套完整的数据库设计文档。以电子文档形式存在的专业类电子文件，可参考文书类电子档案的各项管理要求执行。

（3）元数据的设置与捕获

应参照《档案著录规则》（DA/T 18—1999）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46—2009）等有关标准，设置捕获科技，专业类电子档案元数据，至少应包括聚合层次、档号、年度、题名、责任者、成文时间、文号、密级、稿本保管期限、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小，以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。

4.纸质档案数字副本质量要求

本部分仅对批量加工的文书、科技、专业等类纸质档案数字副本提出要求，电子环境中业务流程上的纸质文件数字化可参照执行。纸质档案数字化的各项技术要求按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2005）以及同级国家综合档案馆的相关要求执行。为保证数字副本的真实、完整、可用和安全，参照《缩微摄影技术缩微品的法律认可性》（CB/Z 20650—2006）、《信息与文献——档案数字化实施指南》［ISO/TR 13028：2010（E）］等标准规范的相关规定，纸质档案数字化还应符合以下要求：

（1）数字化对象确认要求

应按完整性、规范性要求确定需数字化的纸质档案。原则上，年度内、每个案卷内或保管期限内，关于同一事由的往来文件以及每份文件的组件应完整数字化。涉密纸质档案数字化应符合相应规范要求。推荐实行数字化对象审批制，拟数字化的档案原件应经过本单位相关负责人的审查签批。

（2）元数据捕获要求

在数字化过程中，纸质档案数字化系统应以件为单位自动捕获数字化元数据，至少应包括数字化授权信息、数字化日期与时间、水平分辨率、垂直分辨率、色彩空间、格式信息、计算机文件大小、数字化软硬件设备等。应将数字化元数据与目录数据组合形成纸质档案数字副本的元数据库，并导入数字档案室应用系统提供检索服务。

（3）数字化质量控制要求

应制定并在数字化过程中实行各种相应、有效的质量控制措施，对纸质档案的安全、数字副本的完整性和规范性、图像质量、元数据库的准确性等实施全程监控。

（4）数字化工作文档管理要求

在数字化项目实施过程中形成的重要数字化工作文档应归档保存，应与纸质档案数字副本的保存期限相同。应归档的数字化工作文档包括数字化对象审批书招投标文件、数字化成果验收报告、数字化流程单等。

5.数字档案资源的备份

应着眼本单位电子信息系统整体备份需求制定数字档案资源备份策略，须明确备份对象、近线和离线备份策略及管理规范，配备必要的恒温、恒湿、防磁柜等设施设备。

（1）备份对象

数字档案资源备份对象应包括：各门类电子档案、各门类传统载体档案数字副本、元数据库、目录数据库、各类数字资料、数字档案室应用系统配置文件与日志文件等。

（2）近线备份

应结合虚拟带库等备份系统运行机制和便于管理等情况，明确数字档案资源备份策略，包括容错级别增量备份或全量备份、备份周期核验和检测机制、磁带更新等。

（3）离线备份

应根据数字档案资源形成与大小特征等，确定各门类数字档案资源的离线备份介质与管理规范。应确定离线备份介质编号规则，推荐编号由数字档案资源门类代码、离线备份介质类别代码、备份年度介质流水号等若干项构成。应按照规范的存储结构备份数字档案资源，推荐离线备份介质根目录下建立数据文件夹、目录文件夹、授权文件夹、其他文件夹及说明文件、数据文件夹存储各门类电子档案或传统载体档案数字副本，目录文件夹存储元数据、目录数据及数字档案室应用系统配置文件和日志文件等，授权文件夹存储数字化、备份、介质转换等的审批文件，说明文件用于描述离线备份介质制作有关的各方面情况。应定期检测，更新离线备份介质，并记录检测情况、介质转换情况等。

除上述备份要求外，重要档案还应通过纸质或缩微胶片等方式进行异质备份。重要档案的范围按照国家或地方的相关规范执行。

（四）保障体系建设

数字档案室的建设、运行和维护需要建立以下保障体系：

1.组织保障体系

应以“单位分管领导组织、档案职能部门实施、信息技术部门协同、业务部门配合”为原则，落实数字档案室建设工作的组织、协调和管理。建立专家咨询、示范测评、监督考核等机制，确保数字档案室建设工作有序开展。

2.制度保障体系

在建设数字档案室的同时，必须重视本单位相关档案制度规范的制订、修订等工作，建立健全本单位的数字档案室管理制度，具体包括岗位职责、电子文件归档与管理办法、档案数字化技术标准、档案安全保密制度、电子档案开放控制办法、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度、电子档案鉴定销毁制度、人才配备与经费保障制度、数字档案资源备份管理制度、数字档案室应用系统与维和安全管理制度、机关档案管理部门和电子文件形成部门、信息技术部门职责分工及奖惩制度等。

3.人才保障体系

应为数字档案室配备满足工作需要的专职管理人员。配备人员应具备信息技术相关专业的学历，应具有较好的管理才能和计算机应用技能。应在制度上为专职档案管理人员的发展和进步提供保障。

4.经费保障体系

应为数字档案室建设予以经费保障。要将各门类电子文件归档和电子档案管理、纸质档案数字化、数字档案资源备份管理以及数字档案室应用系统与维护升级改造费用纳入本单位预算，给予长期的经费支持。