数字档案室概述及系统集成原则

（一）数字档案室的概念及内涵

《数字档案室建设指南》定义数字档案室是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。该概念包括以下内涵：

建设和应用的主体是政府、企事业单位和各类社会组织的档案室，目的是更好地履行档案管理职能。

技术条件是全面应用现代信息技术，包括数字技术和网络技术。其中网络系统应包括各种类型的网络平台。

管理对象主要是电子档案（即归档电子文件）和数字化档案（即传统载体档案数字副本）的信息。

管理的功能包括档案管理的各项业务。主要是满足机构内部职能活动的需要，同时实行有限的公共档案信息服务。其有限性是由机构所有档案的价值特征和档案工作的职能所决定的，它有别于数字档案馆。^[2]

建设要求是建立档案信息集成管理平台。为此需要强调统一规划、统一建设、统一实施、统一管理，做到数据集成、功能集成、流程集成，协调和处理好档案部门与文书部门档案工作与业务工作、档案室与档案馆之间的关系，在文件生命周期中发挥好承上启下的信息枢纽港作用。

（二）数字档案室建设原则

1.资源强档原则

数字档案资源建设要做到“三管齐下”：一是将来源于机构信息系统的电子档案收起来；二是将室藏传统档案的数字化工作做起来；三是将档案数据库建起来。数字档案资源是数字档案室的立足之本和利用之源，也是国家档案资源建设的入口和源头。只有从源头上将数字档案资源做大做强，才能做到“上游有水下游满”。所谓“做大”，就是严格按照归档范围，使档案资源做到应收尽收，门类齐全，内容完整；所谓“做强”，就是要确保数字档案资源的真实、完整、有效和安全，做到配置合理、格式规范、管理有序、特色鲜明。因此，实行机构重要数字信息的资源化管理应当成为数字档案室建设的永恒目标和基本条件。(www.xing528.com)

2.标准先行原则

数字档案室建设应统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作档案室与档案馆之间的关系，确保数字档案室系统与前端办公自动化系统、后端数字档案馆系统的衔接。为此，应当严格遵循既有的标准和规范，以便在系统设计、建设、运行中能够步调一致，统一规范，真正形成文档一体、馆室一体的档案管理体系。

3.整体推进原则

数字档案室基础设施、信息资源、制度规范、人才队伍的建设，需要依靠管理体系和行政手段整体推进，特别要将数字档案室建设与机关电子政务、企业电子商务和社会信息化建设密切结合起来，确保这项工作全面、协调、可持续发展。

4.确保安全原则

数字档案室建设应建立健全与机关整体信息安全管理相匹配的档案信息安全管理制度，按照信息安全等级保护和分级保护要求采取安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，完善灾难恢复应急机制，确保数字档案室建设和运行的安全。

5.系统集成原则

数字档案室分布点多面广，分头建设会引起资源浪费和信息孤岛的问题。为此，应在国家统一规划、科学管理指导下，研制实用的数字档案室集成系统，采用先进的架构体系（如云平台B/S架构等）推广应用，使数字档案室系统具备统一规范的功能设置、数据结构、业务流程、性能指标，并做到与数字档案馆资源的无缝对接。