电子文件的组盘及交接凭证安排

常用的电子文件存储载体是磁盘、磁带、光盘。其中光盘具有存储容量大、运行速度快、存储稳定性较好、只读光盘能防删改等优点。由此，光盘是目前存储电子文件的较佳载体。为了方便管理和查找利用，对于脱机保存的电子文件需要按一定的规则组合到同一张光盘中，简称组盘。由于DVD光盘容量大且技术和标准日趋成熟，因此，电子文件的脱机保存应当采用只读的DVD光盘，即DVD-R。

虽然组盘和传统的纸质文件组卷在概念和方法上有很大的区别，但是也应当从保持文件的自然联系和方便管理利用出发，遵循一些基本规则：一是将同一保管期限的文件组合，以便于按不同期限定期拷贝光盘，以延长电子文件的保管寿命。二是将同一密级的文件组合，以便于保密和安全管理。三是将同一部门的文件组合，以便于查找利用和复制。四是将同一档案类别、同一工程项目、同一设备项目的文件尽量存储在同一光盘上，以方便利用。五是按规范著录规则建立盘内文件目录，并将电子文件与相关条目建立链接关系，以便查找目录时立即能调阅相应的电子文件。六是如果盘内有非通用格式的电子文件，应当将相应的运行软件一并存入该盘内，以便电子文件的打开和阅读。

盘内文件的组合也应当采用文件夹管理方式，文件夹的设置规范可根据以上组盘原则由各单位自行设定。现以基建工程档案为例，推荐以下组盘方法。

（一）从工程类电子文件的特点出发将存储标准规定为三种格式

A类：采用形成时的原始文件格式，以保留所有形成信息，满足档案原始性要求，并便于技术改造中图纸的修改，规定为DWG、RTF、XLS格式。

B类：采用转换格式，用于查询浏览和打印输出，确保能被准确地还原成纸质文件，并便于在线检索，规定为PDF、TIFF格式。

C类：将非常用软硬件环境下形成的文件转换成中间文件格式，当需要时可将其转换成各种需要的文件格式，规定为DXF、TXT格式。

为了满足不同的需要，归档时一般同时采用两种格式，即B类+A类文件或B类+C类文件。

（二）每张光盘内文件夹的存储方法(www.xing528.com)

第一，在根目录下存储一个说明文件，如起名为README.TXT，用于说明该光盘的基本信息，如光盘编号、工程名称、制作单位、归档部门、制作时间等。

第二，在根目录下存储一个辅读信息文件，如起名为ASSIST.TXT，于列出读取光盘内各种格式电子文件的环境信息，如光盘使用的硬件型号、软件名称、版本等。

第三，在根目录下存储一个目录文件，如起名为CATALOG.XLS，用于存储光盘内电子文件目录信息，该目录须采用档案著录规则，其中每个条目最好都与盘内相关的文件建立链接关系。由于该目录采用Excel制作，因此用该目录就能独立实现盘内文件的查找。

第四，设置“数据1”子目录，用于存储与上述目录相对应的B类文件。

第五，设置“数据2”子目录，用于存储与上述目录相对应的A类和C类文件。

第六，设置“其他”子目录，用于存储相关字库、符号库、数据字典、系统运行软件等能保证盘内电子文件准确还原的各种辅助文件或说明文件。

（三）制定电子文件归档和电子档案管理的制度规范

首先，要求电子文件形成机构保证移交的电子文件是完整的、真实的、有效的；保证两种格式电子文件与相应纸质文件内容、版式是一致的；档案部门接收后保证在保管期间不失真等。然后，由于只读光盘具有不可更改、不可重写和不可擦除的特性，因此选用只读光盘作为电子文件交换的载体，要求形成机构将两种格式的电子文件刻录到只读光盘上移交给档案部门，光盘背面特制清晰的、不易被擦除的光盘标记及责任人手写签名。形成机构还须打印归档电子文件清单，由交接双方验收签字后各持一份作为归档电子文件的交接凭证。