电子文件归档范围及管理研究

《电子文件归档与管理规范》规定：电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。其中“国家关于纸质文件材料归档的有关规定”，当前主要是指国家档案局2006年发布的8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、国家档案局2012年发布的10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定以及本地档案行政管理部门的有关规定。具体来说，电子文件的归档范围主要有如下六方面。

第一，在本机构行使职能活动、业务管理及行政管理活动过程中形成的，有纸质文件对应的电子文件，参照国家有关归档范围和保管期限规定归档。对于需要保存草稿及过程稿的电子文件，需要按照版本管理的要求添加版本号，并和正本一并归档。

第二，在行使和拓展本机关职能活动过程中，利用信息系统产生的无纸化新型电子文件，如网站、电子邮件、微博、微信等电子文件，也要列入归档范围。

第三，各种数据文件，如数据库、图形库和方法库等。由于数据库是动态的，对于数据文件应定期拷贝，作为一个数据集归档。(www.xing528.com)

第四，为保证电子文件的长期可读性，其支持软件，包括操作系统、应用软件及相关代码库、参数设置等也需要归档。

第五，有助于确保电子文件真实、完整、有效、安全，有关元数据、说明性材料也要归档。

第六，对于必须实行“双套制”保存的电子档案，应归档相同内容的纸质文件，并在有关目录中建立电子文件和纸质文件之间的关联关系。