档案信息化管理研究中的系统软件选择

软件是一系列按照特定顺序组织的计算机数据和指令的集合。计算机之所以“聪明”，主要靠软件。软件的本质是人的意志和智慧，是人用特定的计算机语言，指挥计算机系统“做什么”和“怎么做”的指令集合。软件系统分两大类：系统软件和应用软件。

（一）系统软件

系统软件包括操作系统、数据库管理系统和各种工具软件等。

1.操作系统

操作系统是管理计算机硬件资源，控制其他程序运行并为用户提供交互操作界面的系统软件的集合。操作系统是计算机系统的关键组成部分，负责管理与配置内存、决定系统资源供需平衡调剂的优先次序、控制输入与输出设备、操作网络与管理文件系统等基本任务。性能优良的操作系统，能提高计算机系统的运行效率和安全性能；操作系统的低效或故障，会造成信息系统的低效甚至瘫痪。

操作系统按照应用领域可分为桌面操作系统、服务器操作系统和嵌入式操作系统。

（1）桌面操作系统

主要用于个人计算机，个人计算机主要有两类：PC机与Mac机。PC机一般使用Windows操作系统；Mac机使用基于Unix操作系统的Mac OS操作系统。Windows操作系统有Windows XP、Windows Vista、Windows 7、Windows 8、Windows10、Windows NT等。Unix操作系统主要有Mac OSX、Linux发行版等。

（2）服务器操作系统

一般指的是安装在大型计算机上的操作系统，比如Web服务器、应用服务器和数据库服务器等。该操作系统主要有三类：一是Unix系列，包括SUN Solaris、IBM-AIX、HP-UX、Free BSD等；二是Linux系列，包括Red Hat、Cent OS、Debian等；三是Windows系列，包括Windows Server 2003、Windows Server 2008、Windows Server 2008、R2等。

（3）嵌入式操作系统

该操作系统是根据计算机应用的特定需要，如智能手机的应用，专门设计并嵌入在特定终端中的操作系统。该操作系统广泛应用于数码相机、手机平板电脑、家用电器医疗设备交通灯、航空电子设备和工厂控制设备等各种电子设备。常用的嵌入式操作系统有Linux、Windows Embedded、Vx Works等，以及广泛应用在智能手机或平板电脑等电子产品上的Android、iOS、Symbian、Windows Phone和Black Berry OS等操作系统。

2.数据库管理系统

为了应用计算机有效地管理和利用信息，人们需要将某些相关数据，如文书档案、科技档案的目录数据，按一定的方式进行组织管理，这就需要使用数据库和数据库管理软件。(www.xing528.com)

数据库可以简单定义为：以一定组织方式存储在一起的相关数据的集合。这些数据具有一定的结构，尽可能小的冗余度，与应用程序彼此独立，并能为数据库管理系统的所有用户共享。在信息化社会，数据库技术是各类信息系统的核心，是科学管理和有效利用信息资源的重要技术手段。数据库管理必须借助专用的软件——数据库管理系统。

数据库管理系统（简称DBMS），是操纵和管理数据库的一组软件，用于建立、使用和维护数据库。DBMS具有以下功能：一是描述数据库，运用数据描述语言，定义数据库结构；二是管理数据库，控制用户的并发性访问，数据存储与更新，对数据进行检索、排序、统计等操作；三是维护数据库，确保数据库中数据的完整、安全和保密，数据备份和恢复数据库性能监视等；四是数据通信，利用各种方法控制数据共享的权限，在确保数据安全的前提下广泛共享数据。

数据库按结构不同一般分层次型、网络型和关系型三种。目前，常用的数据库管理系统主要是指关系型数据库管理系统（RDBMS），主流产品有SQL Server、Sybase、Foxbase和Informix等。

选择RDBMS的目的是存储档案目录数据和电子文件原文数据，实现对档案数据的有效管理。为适应档案业务管理需要，选择RDBMS主要考虑以下几个重要因素：①档案管理软件采用数据库管理系统。②数据库管理系统在数据库建立、数据备份、分布式数据存储与管理等方面的功能。③数据库管理系统使用的方便性、易操作性、兼容性与可维护性。④数据库管理系统所能提供的大文本存储、全文检索等功能。⑤数据访问是否遵循统一的标准，是否可实现与其他格式数据库文件的转换。

我国档案信息化早期多数应用Foxbase关系型数据库管理系统，以至于许多单位的早期档案数据库都以DBF格式保存。该数据库管理系统在20世纪80年代中期PC机中占主导地位（市场占有率高达80%—85%），相继经历了dBASEⅡ、dBASEⅠ、dBASEⅣ、Foxbase、Visual FoxPro等发展历程。其中，Visual FoxPro（简称VFP）又经过不断改良和版本升级，VFP6.0及其中文版被广泛使用，它是32位数据库开发系统，不仅使组织数据、定义数据库规则和建立应用程序等工作变得简单易行，并支持过程式编程技术，而且在语言方面做了强大的扩充，支持面向对象可视化编程技术，并拥有功能强大的可视化程序设计工具。目前，VFP已经推出9.0版本，功能更加强大。然而，2007年前后，微软宣布停止研发Visual FoxPro，VFP9.0是VFP系列最后一个官方版本。

3.各种工具软件

软件工具是指为支持计算机软件的开发、维护、模拟、移植或管理而研制的软件系统。它是为专门目的而开发的，在软件工程范围内也就是为实现软件生存期中的各种处理活动（包括管理、开发和维护）的自动化和半自动化而开发的软件。开发软件工具的最终目的是提高软件生产率和改善软件运行的质量。

工具软件按照软件工程建设阶段可分为六类：模拟工具、开发工具、测试和评估工具、运行和维护工具、性能质量工具和程序设计支持工具。此外，还有许多辅助特定业务处理的工具软件，常用的有：办公软件（如微软Office）、媒体播放器（如百度影音）、媒体编辑器（如绘声绘影）、媒体格式转换器（如格式工厂）、图像浏览工具（如ACDSee）、截图工具（如Hyper Snap）、图像/动画编辑工具（如Picasa）、通信工具（如QQ）、翻译软件（如金山词霸）、防火墙和杀毒软件（如360）、阅读器（如Caj Viewer）、输入法（如搜狗）、系统优化/保护工具（如Windows优化大师）、下载软件（如Thunder）等。档案工作者熟悉和善于使用这些工具软件，往往可以解决档案业务处理中的一些大问题，起到“四两拨千斤”的效果。

事实上，Windows等操作系统也附带一定的工具软件，如负责系统优化、系统管理的软件，这一类的软件被称作系统工具。顾名思义，与系统软件类似，系统工具作用于系统软件，而不是应用软件。常见的有系统优化（磁盘的分区、磁盘的清理、磁盘碎片整理等），系统管理（驱动等）以及系统还原等软件。

（二）应用软件

系统软件的特点是通用，它并不针对某一特定应用领域。而应用软件的特点是专用，即针对特定的管理业务，并应用于某些专用领域的信息管理。如用于政府信息化的电子政务系统，用于企业信息化的电子商务系统，用于辅助行政办公和决策的办公自动化系统，用于机关档案室信息化的数字档案室系统，用于档案馆信息化的数字档案馆系统等。这里所指的应用软件具有以下特点：一是在特定的操作系统环境下，运用特定的软件工具研制而成；二是针对特定的信息处理需求和管理业务需求进行设计开发，且应用于特定的专业领域、行业单位，或辅助特定的管理业务。

有些书将上述的工具软件，例如Windows Office，甚至将数据库管理系统也列入应用软件的范畴。本书以“通用”和“专用”为区别的原则，还是将工具软件和数据库管理系统列为系统软件的范畴。其原因是：第一，这些软件虽然也专用于某些用途，如媒体播放，但是这种工具还是具有一定的通用性，广泛应用于各个领域、行业和单位。第二，工具软件虽然也使用某些软件开发工具进行研制，但是，它也提供了二次开发的能力，可以作为各种应用软件的开发平台，如数据库管理系统。