在公司担任部门主管的H小姐，最近被工作累得几近崩溃。
早上九点来到办公室，桌子上就摆着一堆待审文件，还有一份重要的活动策划案。她看了一下，正琢磨要怎么处理时，另一位同事就提醒她，领导要召开临时会议，所有人都要去会议室。没想到，这个会直接开到了中午，刚走回办公室，就有电话通知，说有一位客户要来访，中午得安排应酬，跟客户谈事情。
到了下午两点多，客户才离开，没想到部门里还有一堆杂事等着，一会儿有人来询问，一会儿有人告知新任务。她一边回复，一边看邮件，正考虑先回复哪些的时候，领导又说目前的考勤制度有问题，需要调整一下，让她着手做这件事。
就这样，忙忙碌碌了一整天，等H小姐准备下班回家时，员工提醒她：“那份活动策划您看了吗？还没有批示呢！”这时，H小姐才忽然想起来，早上看见的那一摞文件，依旧原封不动地躺在桌上。既然还有没干完的活，自然就得继续加班了。
上述的情形，是否让你觉得似曾相识？忙忙碌碌却没有成就感和满足感，依然觉得很多事情还压在手里，工作变成了一场“拉锯战”，熬得自己疲惫不堪？
对于这样的情况，相信很多人都会抱怨工作压力大、老板太苛刻。事实上，真正的问题不在于此，而在于工作方法不得当。
1897年，意大利经济学家帕累托偶然发现了英国人的财富和收益模式：80%的财富流向了20%的人群，而80%的人却只拥有20%的财富。尽管这个比例不是十分精确，但是大部分的价值比例在这个范围内有一定的波动。之后，他开始对此潜心研究，最后提出了具有普遍适用意义的“二八法则”。
所谓“二八法则”，指的就是80%的产出源自20%的投入。用在生活和工作中，它带来的启示是：要把有限的时间和精力放在最重要的事情上，利用更少的时间做更多的事，即忙到点子上。
大家不妨想想，钉钉子的时候，盲目用力也是不行的，必须把钉子垂直立好，让锤子的力量全都集中在钉子尖上，如此才能形成巨大的合力，让钉子钻进其他坚硬的物体中。所以说，高效率是要把时间和精力用在最具有“生产力”的地方，不能像老黄牛那样只知道低头拉车，不分轻重地蛮干、苦干。
打个比方，在你面前有一个铁桶、一堆大石头、一堆碎石、一堆细沙，还有一盆水，用什么样的方法才能把它们尽可能多地装进桶里？显然，用不同的方法，装进去的东西多少也不一样，这就是效率问题。(www.xing528.com)
最好的办法应当是：先把大石头放进去，当铁桶“装满”后，再放碎石，碎石会沿着缝隙落下；而后再把细沙填进去，最后往里面加水，水就能融进沙子里。这样一来，铁桶里的每一寸空间都被充分利用起来。
工作的全部时间就如同这个铁桶，要处理的事务就像石头、碎石、细沙和水。石块象征着重要又紧急的任务，碎石象征着重要但不紧急的事务，细沙象征着紧急但不重要的事务，水象征着不重要也不紧急的事务。把这些事务有条理地归纳好，合理分配花费的时间和精力，就能改变混沌无序的窘境。
J和Z分别为两家大公司的负责人，事业做得都很好，每天的工作量很大，要处理的事情颇多，可他们似乎一直都是不紧不慢的，还有时间和精力去享受生活。倒是公司内部的不少员工，每天忙得焦头烂额，看样子比领导还要辛苦。有些人就好奇：问题到底出在哪儿呢？
事实上，所有的原因就可以归到工作方法上。
公司里很少有人留意J是如何运用时间的，也不知道他的工作时数到底是多少，只看到他逍遥自在。他自己透露，平时很少应酬，只参加重要客户的会议，把所有精力都用来思考，怎样才能在与重要客户的交易中增加利润，以及如何安排用最少的人力来实现这一目标？J的手上从未同时有三件以上的急事，往往都是一次一件事，其他的暂时放在一旁。
再说管理者Z，他的公司规模不大，办公室的面积也很小，都是开放式的办公间。虽然身为领导，为了便于工作，他也经常跟员工们一起办公。办公室里总是“热闹非凡”，有人打电话，有人给客户做报告，不是很安静。
Z的出色之处在于，他好像始终处在平静的绿洲中，把注意力全部集中在分内的事情上，运筹帷幄。偶尔，他会带几位下属到安静的会议室，跟他们详细解释项目的情况，以及对每一个人的要求，交代所有的细节。而后，他会要求下属重述一下自己即将进行的工作。Z的动作缓慢，看似不愠不火，但其实他是一个很有能力的领导者。他把大部分的时间都用来思索哪件事情最有价值，谁是最合适的执行者，而后紧盯着进度。
从J和Z这两位管理者身上，我们最该借鉴的就是“把时间用在刀刃上”，解决关键的少数问题，如此便能花费20%的时间，取得80%的成效。反过来说，如果一个领导者，小到购置办公用品、发放节假日礼品，大到制订战略方针，都亲自来处理，那么一天24小时的时间俨然是不够的，很可能最后弄得一团糟，筋疲力尽却不出成效。
要成为高效不拖延的人，就得掌握“二八法则”，专注重要的、有价值的事情。合理分配自己的时间和精力，避免在琐碎的事务上耽误工夫，从而让时间增值。
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