在读MBA时，“事件管理、活动管理”（event management）是市场营销课程中的重要篇章。在外企工作，新老职员会有很多机会加入各种事件管理、活动管理中。重要活动不仅是市场公关部/总裁办公室的事，全公司各部门的同事或多或少都要参与。“活动管理”在短期内高度综合了职场中所需的各种职能：商业计划、品牌建设、市场营销、公关宣传、商务沟通、客户关系、项目管理以及执行力等。整个活动管理，是一个充满创造性、机遇和风险并存的过程，是一项热情洋溢、激动人心的工程。“活动管理”涉及像奥运会这样吸引全球数十亿人的目光、在同一时间被全世界关注的超级大项目——2000年悉尼奥运会是迄今公认的成功案例；也关乎一般性事件，如商业签约、总裁来访、早餐会议、新产品发布、媒体见面会、商业赞助会、展览会、研讨会、员工聚会、仪式庆典等。
一项成功的“活动”可以使举办者声名鹊起，并为其带来丰厚的收益（各方面的）。有些活动本身就直接带来经济收益，如国外流行的慈善公益机构或者利益集团的筹款会、竞选募款等。对一个国家而言，一项惊艳世界的国际活动可能给主办国带来巨额收入，创造无数就业机会，加深本国政治宣传、文化影响，如2016年在我国杭州举办的G20峰会、2014年北京APEC峰会、2008年北京奥运会。对地方政府而言，成功的大型活动可以提升当地形象，促进地方经济发展，刺激旅游观光业，如2010年上海世博会、广州亚运会等。对一家企业而言，漂亮的商业活动可以提升企业品牌，扩大公司知名度，创造并把握活动带来的商机。不同规模的企业都会把各种“活动”当作战略营销推广的工具，借此加强与现有客户和潜在客户的沟通交流和商业纽带。与硬广告投入等其他投资方式相比，“软活动”给公司所带来的回报率和影响力要大得多。
2018年两会后不久的3月底，由国务院发展研究中心主办召开了“中国发展高层论坛2018年会”，参会者包括政府官员、著名学者、商业巨头，共商全球化背景下中国的各项发展大计。其中苹果公司的CEO库克先生还受到李克强总理会见。国内高科技产业恐怕是最早对外开放的了。当年联想集团的总裁柳传志在各界如何应对WTO带来的机会与挑战的讨论中曾骄傲地说：“IT业最能笑对WTO，因为他们早就与国际接轨了，早就习惯了残酷的对外竞争。”
二三十年前，IT业的“狼”就来了——外国竞争者耍着“洋枪洋炮”纷纷“杀”到中国，展开搏斗，抢占市场。随着全球IT业的如日中天，中国市场的日益开放，跨国公司的总裁、CEO们轮番访华，你方唱罢我登场。特别是20世纪90年代，各大公司的CEO登门拜访十分密集，规格甚高（乘专机来、走外交通道等），而且都被安排与政府要员见面。你们企业高管来了中国，没与政府要员握过手，公司没面子，负责高管访华的公关宣传人员（PR/marketing communication）可能在这个圈子也混不下去了。不少公司都将中国国家高层领导人接见总裁CEO的大照片挂在办公室，鼓舞员工士气，彰显公司的中国色彩。
在耀眼夺目、熠熠生辉的总裁CEO访华背后，是公司上下通力协作、大量人力财力的投入、长时间的筹备与精心的策划。每个活动的策划和管理，要做的具体事情数不胜数，包括客户研究、目标观众确定、媒体邀请及之后的媒体报道、成本核算、日程规划、地址选定、场地布置、食宿安排、交通安全协调等，最关键的是每一项还都要制定紧急预案备份。20世纪90年代在电脑公司担任市场传讯一职时，“活动管理”成了我日常工作中的主要内容，一个接一个的事件一环扣一环，彼此关联、唇齿相依。所有“事件链”中，其最关键的一环就是CEO来访。我曾亲历一次级别很高的“CEO来了”，这也是我最难忘的一次外企高管访华。
半年前，我们就得知美国总公司CEO要来了。陪同来访的还有在新加坡的亚洲区总裁，他们都是第一次访问中国。提前三个月，我们就开始了紧锣密鼓、按部就班的接待工作。除了一家当时全球最顶级的公关公司从头到尾负责这项“事件管理”外，负责中国区域的老板（也是我的顶头上司）以及他的助理都特地从香港提前到北京协助。我们准备了周全、详尽的“CEO访华”文件夹，厚厚一大本，内容包括访问日程、访问目的、各项活动细节、客户访问简介、中国背景、采访大纲等。
每天的行程分别为CEO和亚洲总裁量身定做，有时两人日程一致同步进行；有时两人分别参加不同活动。为此我们租了两辆“红旗”轿车，还制定了红旗A、红旗B的用车时间路线图。访问目的细致到每项活动要达成的结果、传递给媒体的主要信息，以及媒体覆盖目标。活动细节都落实到几点几分。客户访问简介包括对客户的现状描述，即将会谈的主要宾客的小传（包含其性格爱好、对我公司的态度）、客户解决方案、我方CEO的谈话要点、要避免的话题……事无巨细都一一落实安排妥当后，我们将中国礼物——刻有CEO中国名字的古色古香的玉石印章，附上热情洋溢的欢迎信，连同这个“CEO访华”文件夹一起在抵达当天提前放进他的高级套房。CEO一行将下榻中国大饭店。我们事先已为他们办好贵宾入住登记特别通行（express check-in），并提前通知他们。按约定，贵宾一进饭店，就会有专门安排的服务生上前迎接，并将其领入高级行政楼层，无须再现办任何手续，径直去房间。好啦，万事俱备，只欠东风。
但智者千虑，必有一失。成败就在刹那间！
当中国大饭店豪华的凯迪拉克载着CEO一行人抵达饭店、进入大堂后，竟无人理睬。原来，在驶近饭店的路上司机用车载通信设备传送的“客人五分钟后即到”的信息，说巧不巧，那会儿饭店前台的电脑系统出现故障，没能收到（这是我们事后才知道的！中国大饭店为此特地登门致歉并给予赔偿）。本应站在大堂迎候CEO一行的我和负责中国区域的老板助理，自然没收到CEO驾到的通知，也不巧走开去客人房间忙别的布置了。
于是，负责中国区域的老板找不到，也来不及等我们，便性急地带CEO一行人上楼了，同样不知情的行政楼层的前台立即上前盘问，并令客人当场拿出护照按常规办手续，弄得老板们措手不及，翻箱倒包地找护照，情境很是尴尬。已高度紧张的中国区老板独撑局面（他的助理和我还没赶到），可想而知他是何等气愤，还得强压怒火！开局不利，我这个主事的公关传讯经理以及好心给我帮忙的老板助理——我们这对已没日没夜连续作战多日、平时最受老板宠爱倚重的“姊妹花”，在把CEO送进房间后，被负责中国区域的老板臭骂一顿！我被骂得当晚活动结束后跑到洗手间痛哭一场——这是我在外企二十多年第一次因工作而哭。一向做事一丝不苟、滴水不漏、事事追求完美的我，永远忘不了我的职业战中这场“滑铁卢之役”。
当然，那天之后为CEO安排的高层会晤、签约仪式、大客户拜访、新闻发布会、员工见面会等，都进行得十分顺利，可以说完美无缺。尤其北京之后的上海之行，迅速汲取北京的经验和“教训”后，对相关程序立马做出调整，确保万无一失，就更为顺畅了。由此可见，在众多活动中，“高管来访”最叫人把弦绷紧，一刻也不能放松，随时准备着，还要高度专业化，最主要的是你要有一个紧急预案——如何规避和应对活动中随时可能出现的突发事故和风险。一生对科学孜孜不倦、严谨钻研的伟大科学家居里夫人就说过：“一个人不应该只注意什么已经做了，而应该看到什么还没有做。”(www.xing528.com)
后来，我在外国电脑公司或是跨国出版集团，又接待组织过一次又一次高管访华，所有流程走得越来越驾轻就熟、应对自如了，再未失手过。这些CEO们也不再是动辄第一次激情到访“遥远神秘又心生向往的中国”了；带着印有我为他们起好的中国名字的名片，至少学会说点跟人打招呼寒暄的中国话。CEO们来中国的次数多了，早已与我配合默契，每次都能顺利地完成他们的访华任务。
近些年，跨国出版集团陆续进入中国市场，在中国建立办事处或业务点，伴随业务展开而来的就是企业高层管理人员访问中国。同20世纪90年代IT公司的情形一样，各大出版公司的亚洲总部、国际部、全球总部的总裁副总裁CEO们相继访华——出席合作出版的图书首发式，参加北京国际书展，拜访重要客户（如大出版社、知名大学），与合资公司的本地方谈判，开展对政府官员的高级公关等。出版巨头高管访华的高潮部分，当属在大饭店举办盛大的招待酒会。邀请图书出版业同人及新旧媒体朋友，聚集一堂，参与、分享本公司在中国所取得的辉煌成就，以及未来宏大的发展战略。
当问到中国在全球战略中的地位时，一家植根中国市场10年的跨国出版公司的全球总裁十分肯定地回答：“在我们公司的国际战略中，中国战略排第一。如果没有中国战略，就没有我们的国际战略。”这也向中国客户合作伙伴传达了公司对中国市场的坚定信心，增进与当地有关部门的相互了解和信任，增强了员工的斗志和凝聚力，这是所有外企高管访华的主旨所在。
小贴士
1.“活动管理”高度综合了职场中所需的各种职能：商业计划、品牌建设、市场营销、公关宣传、商务沟通、客户关系、项目管理以及执行力等。
2.成功的高管来访，可提升企业品牌，创造活动带来的商机。企业都会把它当作战略营销推广的工具。
3.CEO访华的背后，是公司上下通力协作、大量人力财力的投入、长时间的筹备与精心的策划。
4.高管来访令相关筹划人员高度专业化、随时准备着，特别还要备有紧急预案——如何规避和应对活动中随时可能出现的突发事故和风险。
5.坚定总公司对中国市场的信心，增进与当地的相互了解和信任，加强与客户的商业纽带，提高本地员工的斗志和凝聚力，这是外企高管访华的主旨所在。
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