大学毕业生、新人找工作，虚位以待的多半是前台接待、文员秘书、行政助理一类的职位，对此要有心理准备。我们绝大部分工作人员既不是“富二代”，亦非“官后代”，即使自己欲发奋做“富一代”，也得安心从低端职务、基础岗位做起，沿着职业道路，踏踏实实、一步一个脚印地向前走。一生致力于帮助穷人、以博爱奉献精神感动世界、获诺贝尔和平奖的特蕾莎修女说过：“我们无法做伟大的事——只有以伟大的爱做渺小的事。”秘书差使看起来无足轻重，做的都是平凡小事，好秘书却照样可以做得优秀出众，令人刮目相看，成为公司不可或缺的人。这一点我们都得向好秘书学习，在自己的位置上做到无人取代。
我自己虽然没有直接做过秘书工作，只在政府机关/事业单位当过资料员、编辑记者等，一到外企就已是中层经理加身，但与无数秘书打过交道或并肩战斗过。2000年，刚进入图书出版这一行，我先“拜码头”——分别走访我们重要的国内合作伙伴。我的同事领我去一家要转交到我手上的大客户，约见的是该出版社社长。当我们查问一本早已授权但拖延多时、尚未出版的教材时，在一旁的对外合作部负责人提醒社长：“合作出版合同还在您那儿，一直等着您签字呢。”看到这位赫赫有名、学者型的大社长，满头大汗、毫无头绪地在满屋子堆积如山的文件中翻找那份压了半年的合同时，我心想：如果有位能干的秘书帮忙打理该多省心！后来我发现，国内出版社似乎都没有为社长设秘书（据说国营单位对此有具体规定）。社长大人或事无巨细、亲力亲为，或索性只管大事、不为“小事”抓狂。
这与我工作过的外企很不同。无论是IT公司还是出版公司，一般都有前台秘书、老板秘书、部门助理，各就各位，各司其职，相安无事，相互促进。在我看来，这些秘书的岗位特别重要，缺一不可。他们是公司对外的一扇窗口，直接代表企业形象，正面体现公司文化；同时又是公司内部连接上下左右的一座桥梁，影响着老板/同事的工作效率、部门之间的沟通配合。
我在天腾电脑公司做中国区域人力资源兼办公室经理时，会定期给北京、上海、广州三个办事处的秘书做专业培训。尽管各位秘书背景不同、性格各异，但上岗以后，均和谐地融入到公司统一的政策标准、工作流程中。比如说，倡导建设美国信息高速公路的克林顿总统曾去硅谷视察我们公司总部，事后还亲笔信致公司总裁夸奖感谢天腾电脑公司所起的开路先锋的作用。于是除了美国总部，全世界天腾电脑公司的分公司/办事处都挂出了这封嘉奖信。中国也不例外，北京、上海、广州三地的秘书们都将这封信用同样尺寸样式的镜框、同样高度地挂在主会议室的墙上。
不知是不是因本地文化、风土人情而约定俗成，国内各企业的秘书大多是年轻貌美的女孩。有些招聘秘书的广告，看起来就像男士的征婚启事，上面还有年龄限制，如要求25岁以下。即使一些外企在华的分公司或办事处也不能免“俗”。这些秘书基本上没有工作经验，没有职业规范，没有专业训练，办公技能欠缺，甚至连传真机、投影仪等办公设备都不会用。以前什么都没干过或什么都不会干，那就先做秘书吧——这似乎是人们对秘书的定位。秘书们更没有长期的职业打算，只是把秘书当跳板，几个月顶多一年半载就改行、跳槽。所以，有的公司女秘书就像走马灯似的换来换去。你去办事，她们的名字、面孔都没来得及记住，人就走了。你只记得个个都是花枝招展，三天两头地换，看得你眼花缭乱。无怪乎人们对女秘书有一定偏见，叫她们“花瓶人物”“摆样子货”，秘书总给人没长性、不稳定、靠不住的感觉。
其实，秘书是公司的一个“缩影”，应是老板/同事的左膀右臂。好秘书最应具备的素质就是责任感、忠诚度、职业化，外加爱心和细心。而且秘书不一定都要是小女孩。当时我们麦格劳-希尔教育出版公司北京代表处的秘书就是一位小伙子。“须眉不让巾帼”，他身兼数职——前台、出纳、老板助手、办公室行政、人力资源助理，样样干得有声有色，对人友善大方、办事稳重细致，是大家公认的好管家，深受同事和客户的喜爱和信任。另一方面必须承认，秘书有时地位尴尬。业务部门新来的小职员往往有专人（一般是资深员工）带领、专业指导、业务培训，有员工培养计划，容易一步步、按部就班地往上升。
而秘书不免对职业方向、发展前途有所忧虑，漫无目标。与自己同期或更晚来的业务部门同事，早已当上业务员，独当一面、干得带劲；而自己还在原地踏步，工作做得再好、再做几年，恐怕也只是一个秘书，似乎没什么出路。今后是往自己较熟悉的、有一定工作基础的领域如财会、人事、办公室管理方面发展呢，还是尝试去业务部门做一些有挑战性的工作，如销售推广、市场营销、客户支持？不可能一辈子做秘书，机会还要争取。
当然也有从秘书成功转型的。我在“辞职无怨，跳槽无悔”一篇里提到的那位在麦格劳-希尔教育出版公司服务长达50年的美国同事，年轻时就是销售总监的秘书。随着老板不断升职——从销售总监到公司副总裁，到高级副总裁，再到全球总裁，她一直被老板看中器重、地位不可取代，她的职位跟着老板节节攀升——从高级秘书，到行政助理，再到副总裁秘书、总裁秘书。在大老板身边工作，便有了更多进步机会，可以接触更多的人，亲历更多的事，视野格局更开阔。这样为老板做秘书近30年后，直到大老板离开公司，对全公司各区域、各部门的工作早已了如指掌、对各地各级管理层/下面同事早已熟稔于心的她，顺理成章转到一个重要业务部门——科技、医学图书部（我也在中国区管过这个部门）先当经理，后来稳坐该部门的全球业务总监。这样又做了20年，在公司内立下赫赫战功，赢得无数客户（包括中国好多出版社同人）的尊敬爱戴后，于前两年才光荣退休。
有些秘书终身都是专职秘书，照样做到功成身退。我在麦格劳-希尔教育出版公司以及哈佛商学院出版集团工作时，副总裁级以上的老板都有各自的秘书——几乎都是老太太或中年女性，心甘情愿、全心全意做秘书工作已有多年。我与几位负责国际业务的美国老板的秘书联系较多、混得较熟，特别是组织安排老板来中国，来“我的地盘”东北亚地区访问时，她们的职业精神、专业态度、责任心和熟练度，令我肃然起敬，很是佩服。从确定访问时机，发邀请函，办理签证，拟出访问日程，预订航班机票、酒店住宿，到客户拜访、论坛发言、拟讲演稿、接受采访，及其受访提纲、待签署的合同、送客户的礼物等，都准备得井井有条。
我在这两家公司，先后赶上好几次高管访问，好几位老板都是首度来华，大家格外看重。其中一次一位老板的航班抵京时间是夜晚11点，他的秘书十分担心酒店接机问题。反复询问我：酒店司机有什么标识可认；在出口大厅的什么地方等待；如果接人接岔了联系谁、怎么联系……当我最后告诉她，我会亲自去机场接老板并送他到酒店时，她这才放下心来，末了还加上一句：“替我在北京把他照顾好！”（Take good care of him in Beijing！）这样的秘书，老板怎么离得开呢？！是啊，照顾、安排好老板的工作（有时甚至生活），做老板得心应手、值得信赖的助手，这是一位秘书的价值所在，也是秘书对公司极大的贡献！(www.xing528.com)
我常常开玩笑说，有时大老板不拘小节，离开秘书就跟小孩子或“傻子”一样，尤其出国访问期间，两眼一抹黑，什么都不知道，都靠秘书助理关照他们、帮他们打点。我是东北亚的“大当家”，但公司CEO考察我的“地盘”时，我就成了他的大秘书。除了上面提到的各种访问部署我跟美国秘书协调配合外，在这儿出席各类活动，比如重要客户拜访，我得事先给老板简单介绍（briefing），讲解客户情况、对方高层的背景和特点、双方目前的业务关系、今天谈话要点、此次拜访的目的（要促成什么合作）；正式开会谈判时，我还得兼做翻译，“编译”老板的话意（老板说只有我知道他哪些应该说，哪些话在中国不合时宜、不合国情），当秘书做会议记录，做商务顾问帮老板拿主意把关；会后在车途上，就得恢复我区域总监的身份，跟老板回顾总结刚才的会谈结果，有时还要赶紧向他强调下一场活动的关键点。甚至后来在我们新产品发布会上，合作伙伴已为CEO主旨讲话安排了职业翻译，CEO却执意要求换我做他的翻译。他认为不仅仅是英语水平问题，主要是没人能比我更了解我们的产品、我们的市场以及我们的客户，更重要的是我最了解他要表达什么。所以，这时我这个本地“客串秘书”，权且就当大老板依赖一时、全能得力的高级助理。
同时，我们还要学会与秘书协同作战、合情合理地利用秘书这一智库和资源。有些事情就让熟练的秘书为你做，效率会更高。如果你自己去做秘书更擅长的工作，只会花费你更多的时间和精力。记得当年我们天腾电脑公司那些“出生入死”，奋战在一线的销售出差归来或签了大单回到办公室，总要请所有秘书姑娘/销售助理们吃饭，哄好他们、感谢他们。这些秘书/助理都会把客户资料、竞争对手信息、招标数据、销售报价、合同草稿等“粮草弹药”为销售们足足备好，让他们全副武装去战斗。为了同一个目标，联合包括秘书在内的其他同事的聪明才智，才能获得更多力量，攻克更多阵地，取得更大成就。
小贴士
1.秘书是公司对外的窗口，又是内部连接上下的桥梁，还是老板/同事的左膀右臂。
2.好秘书的素质就是责任感、忠诚度和职业化，外加爱心、细心和耐心。
3.外国公司专职秘书大多是中老年职业女性，全心全意、兢兢业业，成为老板值得信赖的助手，做到功成身退。
4.秘书也有成功转型的，驾轻就熟做起行政管理工作或转至业务部门重新做起。
5.我们要向秘书学习，成为公司不可或缺的人，发挥自己不可替代的价值。
6.可合情合理地利用秘书的聪明才智和人脉资源，在公司获得更多力量和支持。
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