外企入门秘籍：办公高效技巧

大学毕业后，进入职场，就得天天上班。每天的活儿总干不完，一天下来累得半死，也没有什么成就感，还是一团糟的感觉，第二天又有好多头疼的事要应付。日复一日、年复一年而没多大长进，但也停不下来去考虑如何调整上班状态、提高办公效率、改善工作方法。

我也经历过这样的初级阶段。后来到天腾电脑公司，虽做到中国区域中层经理职位，但要管理更多的人、更多的事儿，更加忙乱不堪，加班成了家常便饭。当时我先生在另一家电脑公司，碰巧和我在同一个写字楼里办公，下班可以同车捎我回家。可到点了，他在楼下等我，我总是忙不迭地央求再等“一刻钟”，经常是几个“一刻钟”后才匆匆出来，弄得苦不堪言。当然，经过我的顶头上司的指导以及一系列的工作磨炼，我也慢慢悟出一些高效管理工作的方法，多年来身体力行并行之有效。

职场新人怎么才能尽早学会像职场老手一样高效工作，做事井井有条，有效管理办公时间呢？这里有12条法则，供大家参考学习：

1.制定工作表/任务清单：每天都要定出今天的任务清单（to-do list）。用电脑/手机日历、笔记本，甚至便条，把每天要干的活儿一一列出。每日工作清单放在手边，方便随时对照检视。做完一项工作就画掉一项，保证当天的事当天做完。每天下班前还要自我省察是不是一天的工作都做完了。2018年春节假期，我收拾旧物，发现二十多本工作日志，上面几乎就是每日工作记录，一年一本，二十多年外企打工妹的生涯就是由这一个个（完成）任务清单组成的。

2.每天提前规划工作：上班前甚至头一天下班时就把第二天的工作规划好，而不是等到早上上班时再想今天要做些什么。我自己都是头一天晚上就把第二天的工作清单过一遍，还把第二天要穿的衣服、鞋子、配饰都搭配好，放在一边。第二天早上一睁眼，脑子里就自动闪现一遍今天的工作任务。在工作之前就开始规划，提前做些“家庭作业”，这样你就有灵活的日程安排，能自己掌控工作日程。

3.任务优先原则：找出每天、每周、每月、每年的工作重点。通常是重要的、紧急的、棘手的工作优先做。专注完成当前的头等大事，别让临时出现的次等重要，甚至无关紧要的事把你手头正进行的要务给延误了。将中途别人插进来的或自己突发奇想的事记下来，等有空再处理。新员工如果暂时搞不清自己的工作优先顺序，那就以什么任务对你的上司/你们团队更重要来决定工作优先原则。有些首要任务是大家约定的，你没得选，比如公司的每周例会，对你、对工作小组、对公司都很重要，你要排除一切干扰参加。我与美国顶头上司有每周通报电话会议（weekly update call），一般是美国那边周五早上/北京时间周五晚上，时间一到，我就雷打不动地坐在我的“家庭办公室”准备就绪。这是我多年例行的一周要务之一。

4.利用“二八定律”：众多业务中，往往最重要的只占其中一小部分，约20%，而这重要的20%可能带来80%的产出；其余80%尽管占多数，却是次要的，这就是“帕累托定律”，也称“二八定律”。你要学着把时间、精力和注意力放在那重要的20%部分，而不是那次要的80%或者平均分散给所有的工作，这样才会事半功倍、收效更大。再者，试着把那些平时要投入80%的精力，却只产出20%效果的工作进行改进，使之更合理有效。

5.以行动为主，以结果为导向：做事都要设定目标，目标是你管理时间、精力和资源的最终结果。完成每件工作，先要考虑想要达到的目标是什么，以及得到这个最终结果需要做哪些事、用什么资源、花多少时间，然后付诸行动。这就是以终为始的原则，想象工作完成后的景象，再往前回溯，把所需的行动步骤一一列出来。接受任务时，就要了解具体要求。汇报工作时，要有解决方案，突出结果。工作表现如何，直接看结果，结果说明一切。

6.一次集中做好一件事：即使多项任务同时在身，也要分清事情先后、轻重缓急。除了重要任务优先原则，把日常工作分段、分时、分工处理。一段时间就掌握一件事情的关键控制点，集中攻克它。可把相似的工作攒在一起批量处理，如每天固定时间集中打电话、查邮件；碎片小块时间看微信、干杂事；一周划出“外出办事日”，把出门要办的几件事一网打尽，如拜访相隔不远的几家客户等。别什么事儿都东干一下、西干一下，胡子眉毛一把抓、狗熊掰棒子般掰一路、扔一路，结果哪样都没干完、没干好。

7.定时清理电子邮箱：设立“邮件预览”功能，新到邮件一目了然，可快速读到信件主旨和内文头几行。对整个电子邮箱建立文件目录，可按涉及区域或有关客户或相关部门/事项（人力资源、产品知识、市场营销、客户服务、个人事项等）将邮件分类存放至不同文件夹。我自己的邮箱针对十万火急的绝对要事设了一个AAA子文件，这个三A文件夹按字母顺序永远在所有文件的顶头，时时警醒我；还有一个悬置待办（pending）文件夹，把悬而未决的邮件收进去，也提醒我得花一定时间一项一项地去办理。每天要及时处理“收件箱”，否则来电邮件堆积成山，会更麻烦，还有可能错过重要邮件而耽误大事。有一次，我们国际部大老板去印度视察工作，因为要用电脑查什么邮件，无意中看到一个部门总监（与我在中国所管的部门相对应）收件箱里粗黑的未读邮件（unread mail）居然有上百封，当时就火了，后来到中国跟我谈起这个毛病还愤愤不平。(www.xing528.com)

8.征服你的办公桌：办公桌当然可以个性化、人性化，但同时还要保持整齐干净。如果办公桌乱七八糟、文件乱放，那翻文件、找东西就会浪费时间，分散注意力。有人说“乱中有序”就行，那“井然有序”不是更好吗？何况是在办公区域。这些年我远程办公、直接汇报美国，沟通靠数不尽的电话会议（除了电邮），还经常多方视频会议，我这边办公环境被一览无余，我更得把我的办公桌收拾得干净利索，体现自己的职业范儿。除了每天清理桌面，还应定期整理文件，把事已做完的和未来要用的都归档收起，只把“现在正做的事”放在桌面，将常需查看的信息贴在墙上或放在抬头可见的醒目处。

9.“忘我工作”能提高效率：全身心投入工作时，排除杂念、集中精力完成手头的工作，效率特别高。尽量排除干扰如电话、邮件、微信等无关紧要的琐事，防备被突然开会或意外问题出现造成的临时打扰。别纵容这种干扰，别让干扰牵绊你的工作，免得把自己的工作节奏打乱，搞得顾此失彼。享受自己按部就班、沉浸于工作的乐趣，享受每完成一项工作带来的收获感、成就感。

10.了解自己的工作习性及局限性，扬长避短。每天拿大块时间下大功夫做最重要的事，“集中优势兵力打攻坚战”。听我一朋友说，他一到下午三点身体就松懈走神，难以全神贯注，他深知自己的这一“软肋”，从不在下午两三点安排关键谈判或重要议程，否则很可能被人轻易“击破”，就信口答应人家的谈判条件而签下合同。我们每天别规划太多事情，搞得日程过紧。在日程中余下一点时间，做完一项工作，喝点东西休息一下，或做点相对轻松的活儿调剂一下，提振精神，效果更好。前面提过，我自己习惯早到单位，全日高效投入工作，然后按点下班。我不喜欢拖堂加班、滞留办公室。

11.克服拖延症：有时即使规划工作做得再好，也难以克服拖延——一个人的基本习性。我们或多或少都会拖延，只是程度和方面不同罢了。为什么做事拖延？下列原因你是不是觉得似曾相识：工作很难办，没办法应付；事儿太多，我没时间；老有人有事打扰，弄得我疲于应付；缺少足够的资源人手，我一人难以完成；我心情不好，对这事没兴趣；我太累了，没力气干活；还有，这事儿着什么急呀……我们要找到拖延症的原因和症状。不管哪种情况，避免拖延的这几个药方应该起点作用：①早起早上班，趁精力充沛专注工作，先做既定的、重要的、棘手的工作，划出专门时间再来处理紧急事件。你把重要的、困难的事先做好了，这一天其他工作都会开展顺利。②从内心激励自己，找到做事的驱动力——大到你的工作动机（小孩的奶粉钱呀）、事业目标，小到这个任务的期限（后天就要交活儿）、外部压力（任务不能按时完成就得看老板那张臭脸啦）。比如过年放假前必须把活儿干完，以便痛快休假，以免放假后回到工作岗位面临工作堆积、接续困难。这都是不再拖沓的动力——为自己加油，立即行动！③有意训练自己、严于律己，磨炼出在压力下工作并按时完成工作的职业习惯，主动追踪与控制工作进度，别被领导/同事/客户追着跑。我的口头禅就是做事“赶前不干后”。别让拖沓症成为你事业的障碍，你必须克服它，否则你将一事无成。

12.训练、影响他人也一同高效工作：让周遭的人看到你如何有效管理时间，让他们明白干每件事都需要适当时间和一席之地，让其他人了解你的期望和工作习惯，让他们知道他们做哪些事可以助你达到目标。同样，你也要问问他们，为了达到他们的目标，需要你做什么配合。这样沟通熟悉彼此的承诺并配合实现承诺，一起高效工作，提高整体工作效率。

如果说在北京大学上学教会我思考和学习的方法；在外企工作就培养了我高效的工作方式、良好的职业习惯，这不仅极大地改变了我的职业生活，且让我的个人生活大为受益。一人在京办公，远离总部，既要直线与美国紧密联系交流，又要在前沿阵地调动“千军万马”、耕耘我的东北亚市场。工作中，我要身兼自己的老板、秘书/助理、翻译、司机及旅行代理等；生活中的多重角色——自我、为人女、为人妻、为人母、闺蜜们的知心姐姐、20年来忠心耿耿的曼联球迷、自家屋里屋外的花工……都要一一经营好，不得不说，多少得益于我长期在职业中养成的高效管理工作习惯，以及既具战略眼光又行动迅速、既大刀阔斧又细致入微的行事风格。

【注释】

[1]选自［美］凯罗儿·特金顿著：《成功女性箴言录》，海南出版社与麦格劳-希尔公司合作出版，2002年。

[2]奓，读“zhā”。奓山，山名，也是地名，在湖北省。