参加会议的关键要素与技巧

更多情形是我们作为与会代表，参加各种会议。首先，要了解开会的目的、议程以及要你出席的原因，以便为你负责的那部分工作做准备，计划如何投入，为会议做贡献，这样参会才有效。要提前在工作日历上设置“会议提醒”。开会守时别迟到。会议进行中，不要跟邻座交头接耳开小会；或放肆吃东西，大声嚼咽（除非是早餐会议或午餐会议，那也要小声吞咽、动作轻盈）；人家发言时，避免打岔扯自己的事或与会议不相干的事，也不要一味低头玩手机或玩弄东西、心烦意乱。2018年3月在北京召开的两会，第一次规定不许代表委员带手机入场，以免分神。外企开会（尤其是中小型规模的讨论会）的惯例之一，与会者一般都先来一番圆桌式的自我介绍，每个人介绍自己的姓名、国家、负责区域/工作岗位，以供大家相识了解、彼此交流。

听会时，首先要学会倾听，带着敏感的耳朵、热情的眼神、开放的心灵。哪怕不同意别人的观点，也要认真倾听，这样才能明了对方的想法，吸收有用的信息；适当记笔记，对别人的观点初步消化理解，再做出回应或者提问，分享你自己的意见。即使你没有硬性讲话任务，也要做个积极认真、聚精会神的参会者。你发言前后，尊敬他人，展现你的敬意，不要过河拆桥；轮到你开口发言时，才能得到别人的关注甚或认同。每个人都是你的观点的接受者和决策人。

其次，发言要学会表达（在上篇多有论述）。善于表达自己，才有可能说服别人。与人说话的方式和语音语调要令人愉快。发言确保你的声音被听到，坚定而又清晰。话带自信、叙事生动，让人觉得你充满激情、具有进取精神、做事有把握。反之，小声嘀咕、怯懦含糊的讲话，让人觉得你软弱不定。如果说话单调乏味，与会者很快就会走神、失去兴趣。

当然，发言讲话也不要夸夸其谈，一“发”不可收拾，丝毫不顾及他人的感受。有的会议发言顺序、时长都是事先规定好的。这里插个花絮：我每年几次回波士顿总部参加哈佛商学院教程案例出版推广部门的全球销售会议，出版集团老板、商学院领导、我所在的高等教育（Higher Education）各部门（产品开发、市场营销、技术支持、客户服务等）负责人都来参加。重头戏就是十几位美国各地的销售代表和来自国际负责各市场的区域经理（包括本人）要轮番做Presentation，汇报你所管辖的市场客户、销售现状、发展趋势以及业务规划，这可要动真格儿的。各区代表提前一个月就开始准备这样的正式发言。每人给15分钟，全部过完得花一天。我们一整天都忐忑不安（即使准备得再充分），最后一个讲下来都傍晚了，个个筋疲力尽。销售代表压力特别大，都指望先讲，先讲先解脱。头几次按每人英文姓氏第一个字母顺序排队发言。(www.xing528.com)

我可“倒霉”了，因为我的姓Wang的“W”在26个字母中偏后，排到倒数第二，最后一个是负责加拿大的Mr.Welch（因他的姓里第二个字母是“e”，比我的“a”还靠后）。后来，这位Welch先生（也是我的好友）就说服我一起提意见，要求公平“改制”：发言顺序别按姓氏字母ABCD...WXYZ这样排序了，应该按字母顺序顺着来一回，下回开会再倒着来排序，即ZYXW...DCBA，这样反过来，Welch就是第一个、姓Wang（王）的我就是第二个发言了，后来，果真我们的意见被采纳实行了。

有趣的是，看近日火爆的《歌手》竞赛节目，歌手竞演是按抽签排序，七八个选手都希望抽到靠后唱的签，以便给观众深刻的印象，易打高分，生怕先唱被观众淡忘了。其实，你真有实力、胸有成竹，啥也不怕。你看那个人气偶像华晨宇，抽中好几回第一个唱的（还有一次他抽到靠后的幸运签，竟主动跟人家抽中第一的调换呢），照样最后连拿几个冠军。