档案文件汇编，保护原文件不损毁，国家与机构机密档案不可公布

（一）档案文件汇编概述

档案文件汇编是按照一定的专题，将有关档案文件选编成册，在规定范围内使用或公开出版的参考资料。

1.档案文件汇编的特点

（1）全面性。档案文件汇编需要涵盖与机构日常行政办公、业务往来和职能发展等相关机构活动产生或所需的档案文件，能够比较集中地汇集机构在某一方面所要涉及的全部相关档案材料，它能够为机构决策、业务办理、日常办公提供更加全面的信息支持。

（2）参考性。档案文件汇编最大限度地将反映一个主题或一个时期的档案文件全部汇集在一起，能够使文件互相之间的联系充分通过汇编的形式显现出来，最大限度地发挥档案群体作用。通过文件与文件、档案与档案之间的联系为机构提供丰富的、具有法律依据的、可供查考的信息内容。

（3）替代性。一般性组织的档案利用群体利用的档案类别主要包括两大类：一是国家颁布的有关机构自身职能与业务办理的相关制度、法规、规定、纲领性条文等；二是与机构员工有着密切关系的人事、薪金、保险等方面的档案文件。通过现行文件汇编能够把国家颁布的相关政策、法规等具有法律效应的文件以副本的形式汇集在一起，减少档案利用者多次查找档案的麻烦。这不仅提高了办事效率，而且成册式的档案文件汇编有利于档案信息的传递，便于相关机构各项工作的开展。同时，汇编也有利于保护档案原件不因长期使用而被损毁。

2.档案文件汇编的分类

（1）依据档案文献汇编的来源划分，可以分为外部档案文献汇编和内部档案文献汇编。外部档案文献汇编就是将与机构业务有关的外部机构产生的档案文献汇编成册。外部档案文献一般以国家或上级机构发布并保存的文件与档案为主，主要内容多是与机构业务办理有关的重要方针、政策、制度、规范、标准、规定等文献。内部档案文献汇编是指将机构内部制发和保存的档案文件汇编成册。内部档案文献汇编多以一段时期内机构业务办理的内容为汇编的核心内容，用于机构贯彻执行、通知晓谕、规范员工工作行为时使用。

（2）依据档案文件汇编的内容划分，可以分为专题性档案文件汇编和普发性档案文件汇编。专题性档案文件汇编一般是指将能够反映某一主题的档案文件汇编成册，如国家关于商业机构机密信息管理的文件汇编、省政府关于企业职工养老保险缴纳方面的档案汇编等。这种汇编可以为机构在与汇编主题相关的工作方面的管理和决策提供信息依据。普发性档案文件汇编是指将一个机构产生的文件依据来源的顺序、时间进行排列，汇集成册，如《××省政府2010年制发文件汇编》《××省×××厅1999-2009年永久保存档案文件汇编》等。

（二）档案文件汇编的结构及编写要求

1.档案文件汇编的结构(www.xing528.com)

（1）汇编名称。汇编名称即档案文件汇编的标题。如果汇编以时间阶段为主题，汇编名称由发文机构名称和划定时期组成，即写作“××××文件汇编（××××-××××）”，如《国务院档案文件汇编（“十一五”）》《×××有限公司档案文件汇编（1999-2010）》；如果汇编以某一专题为选题，汇编名称由机构名称和专题名称组成，也可以通过划定时间段缩小收录的档案文件的范围，如《国家工商总局关于企业管理相关工作制度的汇编（2005-2010）》《国务院办公厅关于“三农”问题的档案文件汇编》。

（2）目录。如果是以时间为汇编主题，则大类可以时间进行划分，如按年或按时间段划分；如果是以专题为主题，则可以按照专题下的细类再进行划分，细类下可以按照时间的顺序，也可以按照发文机关的顺序对档案文件进行排序。但是无论选择哪种划分方式，显示在目录内的条目都要显示汇编所引档案文件的全名及其所在页数。

（3）档案文件原文。这是此类汇编的主体部分，也是汇编利用者重点参考的部分。档案文件的原文是由一件件独立的档案文件组成，可以使用原文，也可以通过誊写的方式将文件全文摘录下来。但是文件的标题名称、发文机关、发文字号、成文日期等反映档案权威性的标识要一一保留，切忌遗漏。

2.档案文件汇编的编写要求

（1）档案文件汇编内容的选择首先要新，即选出符合主题的文件应该是最新的文件，如某项业务工作制度汇编要以选择权威机关最新发布的工作制度为主；其次要典型，即选择的档案在汇编专题下要具有一定的典型性，要选择最能够反映汇编专题的档案文件；再次汇编档案文件选择要全，即选入汇编内的文件要尽量齐全，文件与文件、档案与档案之间不应该脱节，特别是以发文时间或发文序号进行排列的汇编更要注意时间和发文序号的连贯性。

（2）汇编内的档案文件应当尽量选择档案文件的原件进行全文的摘录，文件格式应当尽量还原档案文件的原貌。

（3）转引档案文件要将文件的全部内容进行转录，包括文件正文后的附件内容。

（4）如果选择的文件是某机构制发的请示，那么在这篇档案文件之后一定要附上针对这一请示上级机关给予的批复，使请示与批复以成套性的方式联结起来。

（5）通过进一步了解国家、机构的相关政策法规，分清哪些档案文件应该对外公开，哪些档案文件需要在一定的时间年限后才能公开，哪些档案文件不能公开。涉及国家与机构机密的档案文件不应公布，未到档案公开期限的档案文件不能公布，现行使用的文件不能作为档案文件汇编的内容公布。