文书与档案管理：档案馆与全宗指南

（一）档案馆指南与全宗指南概述

档案馆指南是以章节的形式，全面准确地介绍档案馆（室）所保管档案资料的一种工具书。编写档案馆指南的主要目的是通过对档案馆相关信息全面准确的介绍，使利用者能够在最短的时间内了解档案馆的馆史、馆藏情况、分类方案、注意事项等信息，方便利用者查阅使用档案。无论是在国内，还是在国外，编写档案馆指南一直都是档案馆检索与编研工作的一项重要工作。档案馆在编写档案馆指南的过程中，除了要将准确的信息以清晰、有条理的方式展现在利用者面前之外，还要以独特的封面设计与内容色彩搭配吸引利用者使用档案馆指南。因而档案馆指南不仅仅是一部详细介绍档案馆相关信息的工具书，更是一张宣传档案馆及其文化的社会名片。

全宗指南，又称全宗介绍，是以立档单位全宗为编制对象，以叙述的形式对立档单位及其档案的内容和成分等情况进行报道的材料，是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。通过全宗指南，利用者能够直接知晓档案机构保管全宗的整体状况，为进一步查阅全宗内的案卷、单份档案提供查找线索。对于利用者来说，他们对档案馆的馆藏结构与保管全宗的状况是一无所知的，因而很难弄清楚所需档案与其形成机构、其他案卷、其他全宗之间的关系。全宗指南能够为利用者准确了解所要查找的档案所在的全宗，了解不同全宗之间的关系提供必要的知识背景，促进利用者对档案馆全宗及其保管档案资源的了解。

（二）档案馆指南的结构

依据国家档案局颁布的《档案馆指南编制规范》（DA/T3—1992）的规定，档案馆指南包括三大部分，即提示部分、正文部分和补充部分。其中，提示部分包括封面、扉页、目录和前言，正文部分包括档案馆概况、馆藏档案介绍和馆藏资料介绍，补充部分包括索引、附录和插图。

1.封面

档案馆指南封面的主要内容包括档案馆指南的名称、编著者、出版者。其中，厚度超过6mm 的指南，应在书脊上重复标示封面所署指南名称、出版者。

档案馆指南的名称由档案馆的名称加上“指南”两个字组成，如×××省档案馆指南，也可以使用“利用手册”或其他类似工具书名称替代“指南”二字。

此外，档案馆指南的封面设计是吸引利用者阅读并使用档案的重要因素。因此，档案馆指南在封面设计上要力求古朴、美观、典雅，充分彰显档案馆的特色和档案工作的特点。

2.扉页

扉页的主要内容与封面的内容基本相同，包括指南名称、编著者、出版者。此外，还应包括指南版本和指南的出版年代，其中指南版本主要指修订本、增订本、续编或简本等。

3.目录

档案馆指南的目录是把指南中的各个组成部分或章节的名目按一定的次序排列起来，并指明在指南中的页次。目录的目次要细化到二级目录，并详细地标清该目所在的页次。

4.序言

序言也称前言、引言、导言，一般置于指南正文之前。档案馆指南是以书本形式公开出版，一般都有序言。序言应指出编写指南的目的和意义、结构体例、材料排列、指南的使用方法，概要地说明本馆保存的档案材料对于全面建成小康社会，加快推进社会主义现代化，开创中国特色社会主义事业的重要意义，引起利用者的重视。档案馆指南没有必要对馆藏所有全宗一个不漏地介绍，那样篇幅太大，不便利用，只需在序言中指出没有列入指南的是哪些全宗，进行简单的交代即可。此外，还应说明关于借阅文件、制发文件副本、文件摘要的规定和手续，以便利用者明确知道哪些材料可以查阅、哪些材料不能查阅，特别是对限制查阅或需要办理专门手续才能查阅的各类文件，应该列举清楚，并对如何使用指南以及有什么辅助工具，都告诉利用者。总之，序言是指导利用者分析和利用档案的重要工具，起着提示和引导的作用。在序言中，可以将档案馆的历史做简要概述，即简要介绍档案馆概况，包括档案馆的建立、内部的组织机构、材料来源、档案材料的数量及起止年度，档案材料的整理、保管、利用情况等。档案馆概况既可以写在序言中，也可以作为正文自成一个章节。

5.档案全宗介绍

它是整个指南的主体。介绍方法可分为逐一介绍和综合介绍。

（1）逐一介绍。逐一介绍是对档案馆的重要全宗逐一进行介绍。介绍方法与“全宗指南”的编写方法大致相同，只是比“全宗指南”更概括和简要一些。除了指明全宗名称外，一般还应包括如下三个部分：①全宗的概况。②立档单位的历史概况。③全宗内档案内容和成分的简要介绍。

（2）综合介绍。综合介绍是将档案馆保存有若干性质相同或彼此间有很多共同点以及互有联系的全宗综合在一起进行介绍。因为这些全宗的档案类型相同，具有共性，采用综合介绍，可以避免重复。介绍的方法是：首先给许多全宗拟定一个总的名称，如“政府机构”“医院”“中学”；其次指出这些全宗所属立档单位的成立、性质和撤销的总概况；然后对这些全宗的档案给予总的简要介绍；最后列举各个全宗的名称、全宗号、案卷数量和档案的所属年代。

6.全宗介绍的分类排列

全宗介绍的分类排列是对馆藏档案资源的分类方案、顺序、排列方式的综合性介绍。全宗介绍的分类排列有助于利用者准确查找所需档案的类别，同时便于档案馆区分不同时期、不同种类、来自于不同机构档案的重要性，有利于对档案馆藏资源情况进行全面把握。

一般档案馆（室）档案全宗可采用以下方法排列。

（1）按时间顺序排列，性质相同的全宗可按时间顺序排列。（2）按隶属关系排列，把同一系统的全宗排在一起，本着先上级、后下级的方法排列。（3）按重要程度排列，党政首脑机关和综合性机关排前，一般机关排后。（4）按性质分别排列，即按全宗的性质分别排列，如医院、企业、学校、乡、村等。

7.馆藏资料概况

档案馆除了保存档案之外，还保存了大量的具有查考价值的文献资料，如书籍、报纸、杂志及工具书等。这些文献资料往往对馆藏档案起到了补充的作用，即为利用者利用档案提供其他辅助查找和理解的工具，同时起到了丰富馆藏的作用。

8.附录(www.xing528.com)

附录可以包括以下几个部分。（1）档案馆主要的检索工具种类与名称。（2）档案馆的各项规章制度，主要侧重于利用和开放档案的各种制度。（3）档案馆指南的辅助工具，如人名索引、地名索引、机关团体名称的简称表等。（4）档案馆各职能机构的联系方式，主要侧重于档案提供利用机构、对外宣传机构和公共交流平台的电话、网址等。

（三）全宗指南的结构

经国家档案局1995年6月批准，《全宗指南编制范围》（DA/T14—94）于1995年10月开始实施。该标准规定了档案全宗指南的编制原则、结构和编写细则。依据此标准，全宗指南由封页、正文和备注三部分组成，正文又由全宗构成者沿革、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成分介绍三部分构成。

1.封页

封页项目主要包括全宗指南名称、时间、全宗号。

（1）全宗指南名称：由全宗构成者的名称（全称或通用简称）加“全宗指南”构成，如《中华人民共和国教育部全宗指南》《×××省档案馆全宗指南》。

（2）时间：全宗内档案文件的起止年代，一般采用公元纪年表示，如《×××政府全宗指南（1949—1999）》。

（3）全宗号：本全宗指南所对应全宗的编号。

2.正文

（1）全宗构成者沿革介绍：由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。

第一，全宗构成者的名称。按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。

第二，时间。全宗构成者沿革应结合时间撰写，和下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中：全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间，全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销时间，全宗构成者上级主管机关变更时间，其他所有反映全宗构成者重要活动的时间。

第三，主要职能。主要职能包括全宗构成者的性质特征、全宗构成者的职权范围、全宗构成者的主要工作与任务。

第四，隶属关系。隶属关系包括全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系，全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。全宗构成者上级主管机关如有变更，应反映在全宗构成者沿革中。

第五，全宗构成者主要负责人名录。它包括全宗构成者内部一级机构正、副职负责人的姓名、职务、任期时间、任职文件发文号等。

第六，全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。这一内容包括全宗构成者内部一级机构的名称，全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间，全宗构成者内部一级机构的主要职能，全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、扩大、合并、撤销情况及内部一级机构在各历史阶段变化的情况。除此之外，还应将涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生重要影响的活动及全宗构成者改组和撤销的原因写入其中。

（2）全宗内档案情况简介：主要包括档案的数量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及鉴定情况、检索工具的配置情况、档案的整理情况。

（3）全宗内档案内容与成分介绍

第一，档案内容与成分介绍的方式，即以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。具体方式有：按组织机构介绍（以组织机构分类的档案全宗，按机构设类目分别介绍）、按问题介绍（以问题分类的档案全宗，按档案内容所反映的问题设类目介绍）。此外，以其他体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题介绍。

第二，档案内容与成分介绍的一般方法，即档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括：反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案，反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案，涉及具有全国和国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案，馆藏年代久远和特殊载体的档案。需要专门说明的档案按下列方法介绍：指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间，列出该档案文件的检索要素，对其档案文件内容单独介绍。

第三，一般性文件介绍不使用引文，特殊性文件介绍如需使用引文应符合两个条件和原则，一是引文有助于阐述文件的内容实质，二是引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。

第四，和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做简要交代。同时，控制使用的档案在内容介绍上应从简，并在全宗指南封页上注明“控制使用”字样；档案内容涉及国家机密应另册介绍，一般只列题名，不做详细介绍，并在封页上注明密级或使用范围。

第五，人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情况撰写。介绍内容包括：个人的传记性档案材料、著作手稿、题词、日记、回忆录，来往信件及公务活动与社会活动中形成的文件，财产状况与经济活动的材料，家庭亲属与主要社会关系的材料，图片、照片、录音、录像材料。

3.备注

备注主要包括：本全宗指南的编制情况；有关全宗内档案的补充说明；全宗指南中需加解释的名词、事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明及其他有关问题的说明。