计算机检索系统的基本结构与流程

（一）计算机检索系统的基本结构

档案计算机检索系统由硬件、软件和数据等部分组成。

1.硬件

计算机检索系统所依赖的硬件是指主机及其外围设备。主机可以是大型机、小型机、微机、网络服务器或工作站，外围设备通常包括输入设备（键盘、鼠标、扫描仪等）、输出设备（显示器、打印机等）、存储器（硬盘、软盘、光盘等）、运算器和控制器等设备。

2.软件

计算机软件是指计算机系统使用的各种程序，由这些软件来指挥计算机完成各种作业。它主要由系统软件和应用软件组成，包括操作系统、数据库管理系统，相关的软件开发工具与平台以及用于计算机检索的软件等。

3.数据

主要有档案目录信息、电子文件、多媒体文件、检索语言词典等。

（二）计算机检索系统的流程(www.xing528.com)

计算机检索与手工检索的原理是一样的，由存储与查找两部分组成，在计算机检索中，通常称为输入和输出。

1.档案信息的输入（存储）

利用计算机完成档案信息的输入过程基本上分为两步。第一步，档案信息的收集、加工、著录、标引，生成检索标识；第二步，输入计算机，存入数据库并根据需要建立相应的倒排文档。

2.档案信息的输出

利用计算机完成档案信息的输出（查找或称查检）的基本过程也分为两步：第一步，根据利用者的提问，给出检索提问表达式并输入计算机；第二步，计算机根据检索提问表达式在数据库中查找后将结果输出。

（三）数据库

数据库是指为满足利用者查找档案信息的需要，按一定数据模型在计算机系统中组织建立的数据集合，是检索系统中的信息源。它存储在计算机的磁带、磁盘或光盘上，借助于数据库的管理软件和检索系统，实现档案信息的检索。数据库是档案检索系统的核心部分。数据库中存储信息的数量和质量对于计算机系统性能优劣有着决定性的影响。在档案检索系统的构建过程中，工作量最大、最难以完成的是数据的采集与录入，它包含了将每份（卷）档案文件的题名、责任者、主题词或关键词、形成时间等内容和形式特征的项目录入计算机。各档案馆（室）应花大力气，建立起科学合理的数据库。