常用档案检索工具及编制方法

手工检索工具按载体（纸张）形式分，有卡片式目录和书本式目录，二者在编制方法、主要著录项目、功能与作用上大体相同，只是形式上的差别（卡片或排版印刷成书本式），因此合并讲述。

（一）全宗文件目录

全宗文件目录，较多采用卡片式，其编制方法如下：全宗文件卡片目录，是以全宗为对象，将所有文件（指永久与定期保存的文件）的内容和形式特征记录在卡片上，按照内容所反映的问题加以系统化组织而成的目录。它是档案馆，特别是机关档案室最常用的一种检索工具。

全宗文件卡片目录，把一个全宗的文件信息存储起来，加以科学分类，便于从专业和专题的角度提供比较系统的档案材料。利用者需要哪一个问题的材料，就到哪个门类去查找，便于族性检索。

全宗文件卡片目录，采用一文一卡或一文多卡著录，能具体揭示每份文件的内容和成分，具体指明文件的所属类目和出处，存储的信息量丰富，具有查找迅速、准确、全面的特点，是一种基础性的检索工具。

全宗文件卡片目录的著录项目，一般应该设置题名（又称标题）、责任者（又称作者）、文件编号、文件形成时间、附注、主题词、（内容）提要、分类号、档号等。

制卡的方法，主要是一文一卡，但也有一文多卡、多文一卡、一卷一卡几种形式。一文一卡，即一份文件填制一张卡片；多文一卡，指请示与批复、正件与附件、同一事件、同一案件和事故方面的多份文件可以填在一张卡片上；一文多卡，就是一份文件材料反映了几个内容，应按不同内容或主题填制几张卡片，分别归入有关类目中去；一卷一卡，如财务预算、决算，统计表、花名册等分别立卷的可以一卷填一张卡片。

卡片填制完后，应做好校对工作，再进行系统排列。排列的方法，一般按照大类—类—项—目（问题）—年度—作者—时间的顺序排列。这样排列的好处是，同一性质的文件，集中排列在一起，便于迅速查找。

（二）案卷目录

案卷目录主要包括封面、说明、目次、简称与全称对照表、案卷目录表和备考表。其中案卷目录封面、说明、案卷目录表是主体部分。

封面主要包括：全宗号、案卷目录号、目录名称（就是类别或年度的名称）、编制单位（相当于立档单位）和形成案卷目录的时间。

在案卷目录的开始，应该对案卷数量、分类和立卷的原则、档案整理的情况、存在问题做简要说明。有的案卷目录说明，还扼要地介绍了档案产生的历史背景、机构变迁以及档案管理方法的改进情况等，这对于档案管理人员尽快熟悉档案，了解历史背景，进一步提高案卷质量是十分重要的。由于说明中介绍了档案的特点、案卷内容和档案的存放情况，因而它为档案利用提供了方便条件。

根据全宗内容的分类排列情况，分别写明各个类、项、目的名称及其所在页码。它是案卷目录的目录（索引），对案卷数量多的大全宗是十分必要的。

对于案卷数量较多的大全宗，还应列出简称与全称对照表。这主要是针对案卷标题或内容，由于作者、机关、地区等全称过长，需要简化，按照统一的规定，列出对照表供利用者查用、核对。

案卷目录表是案卷目录的主体部分，应该认真逐项填好。其项目、格式和填写方法如表5-1。

表5-1 案卷目录表

备考表附于目录最后，用于总结性地记录案卷目录及其所包括案卷的基本情况。

案卷目录组成部分填写完毕，应该加上封皮和封底，最好用硬质和质量较好的纸张、布或塑料作为封皮，并装订成册。案卷目录至少要有一式三份，一份存档，一份备用，一份随档案移交。

（三）案卷文件目录

案卷文件目录，亦称卷内文件目录汇集或全引目录，它是将全宗或全宗内的某一部分案卷目录和卷内文件目录汇编而成的一种检索工具。它不仅以案卷为检索单位，还能以文件为检索单位，在揭示档案内容与成分上有具体、系统、准确的特点，是全面了解档案内容与成分的基本工具，也为进一步编制其他检索工具准备条件。

案卷文件目录的格式，比较常见的有两种：一种形式是先列出每一个案卷的案卷号、案卷题名、起止日期、页号、保管期限等，实际是将案卷目录表的项目重抄一次，在每一个案卷下面再详细列出卷内文件目录；另一种是仅指明案卷号，下面列出这个案卷的卷内文件目录。

案卷文件目录沿用了案卷的分类体系，不能摆脱案卷这个圈子，只是有所补充，虽然列出了卷内文件目录，但不能严格按每份文件的内容来分类，问题不够集中，不便于按专题查找。同时，查阅时必须对卷内文件目录逐条审阅，也影响检索速度，有一定局限性。

（四）分类目录

分类目录，是依据分类表按照分类标志以一定次序编排而成的一种档案目录。它的主要特点就是将全部条目超越全宗的界限和全宗内分类排列的次序，依其内容和性质，应用科学的方法分门别类，组成特定的合理体系，以达到便于族性检索和记忆的目的，这也正是“分类目录”名称的由来。目前各档案馆手工检索分类目录大多数采用卡片式，编制卡片式分类目录的基本方法如下。

1.填制卡片

分类卡片的著录格式，过去无统一规定，格式多种多样，影响检索效率。今后应根据国家档案局颁布的行业标准《档案著录规则》所推荐的文件级卡片著录格式和案卷级卡片著录格式，编制分类卡片目录。

著录单位，目前有案卷级（含一组案卷）、文件级（含一组文件），二者各有优缺点。一份文件著录一个条目，卡片数量大，花费力量多，填制时间长，保管也不方便。但这种卡片目录，储存的信息量丰富，能具体揭示每份文件的内容和形式特征，只要分类科学，排列有序，有较高的查全率、查准率；以案卷为单位著录成条目，数量较少，花费的力量小，但不能具体揭示每份文件的内容和形式特征，储存的信息量较少，检索效果较差。以一组文件或一组案卷为对象进行著录，是将主题内容相同的几份文件甚至几个案卷组合起来著录成一个条目。如请示与批复、结论与依据、转发件与原件，以及同一案件、同一种统计报表、一次会议形成的几个案卷都可以著录成一个条目，既减少条目数量，又方便检索。从长远的发展趋势看，特别是输入电子计算机储存，以文件级或一组文件为著录单位更好一些。

2.组成多套分类卡片目录

省（自治区、直辖市）、地（市、州、盟）、县（区、旗、市）综合档案馆保存有中华人民共和国档案、明清档案、民国档案，时间跨度较长，档案种类多，内容庞杂，是集中组成一套分类卡片目录，还是分别组织几套，这是首先应当解决的问题。由于清代档案、民国档案有许多不同于中华人民共和国成立后档案的特点，所以《中国档案分类法》分别编制了中华人民共和国档案分类表、清代档案分类表、民国档案分类表。它们在分类体系和类目设置上差别较大。因此，应依照三个分类表分别组成中华人民共和国档案、明清档案、民国档案等三套分类卡片目录，不能只组成一套综合性的分类卡片目录。

3.条目的系统排列

各类条目的排列，首先按大类集中，再按分类号的顺序分别集中。档案分类表的分类号码采用汉语拼音字母与阿拉伯数字混用的方法。先按字母顺序排，同一字母的条目集中在一起，再按同组的阿拉伯数字的大小顺序排列，这样卡片自然就按大类、类、项、目、细目分开了。在一个类目内条目的排列方法，目前多采用年度—级别—责任者（作者）—时间的顺序排列。就是将条目分开年度，年度内再分级别（中央、省、地、县），先上级，后本级，再下级。在同年、同级的情况下，再按作者排，先党委、后行政，先领导机关、后业务部门。如果作者相同，再按时间顺序排。这样排列的好处是：同一专题、同一年度、同一作者的文件信息集中排列在一起。只要方法统一，有规可循，就便于迅速、准确、完整、系统地提供利用。

4.设置指引卡

分类卡片目录的排列方法，类目间的相互关系，每一类目的内涵和外延、归类标准等，都应采用一定的方式揭示出来，才便于利用者正确地使用分类卡片目录。因此，在分类卡片目录中，有必要设置指引卡。分类卡片目录的指引卡，又称指导卡、导片、导卡，目的在于揭示分类卡片目录的结构、逻辑系统和各类目的名称、类号及内容，是为指导利用者从目录内迅速、准确地找到所需要的档案材料而设置的一种特殊卡片。指引卡上端呈耳状凸起，突出部分称为导耳，导耳上方写明类名和类号，导耳下方列举本类所含下位类的类号、类名，本类档案的大体范围、分类标准、排列方法、类目的注释及与本类关系密切的类目。指引卡的排列，一般先排上位类导卡，后排下位类导卡，层层设置，有条不紊。

5.编制分类目录说明

分类目录说明是对本档案馆（室）分类目录的介绍，可由两部分组成：一是类目一览表，将本馆分类目录中包括的类目按分类表体系顺序列出；二是类目说明，将归类原则以及每一类中的档案内容加以概要介绍，特别是对交替类目以及为解决集中与分散的矛盾而人为限定归类范围的类目更要介绍清楚，以便于目录使用者确切了解类目的含义。如将类目一览表张贴在阅览室中还可以起到宣传和介绍作用。

（五）专题目录

专题目录，是按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。它的特点是以专门题目为对象，把同一属性的文件条目组织在一起，可以是一个全宗内有关某一专题的档案材料，也可以不受全宗的限制，把全馆（室）有关某一专门题目的档案集中揭示出来。专题目录反映的内容全面、系统、专深、针对性强，有利于档案馆（室）工作人员迅速地、系统地提供成批的档案材料，对于科学研究，总结工作经验，决定某些重要问题很有帮助，深受机关干部、科研工作者的欢迎。专题目录多采用卡片式，其编制方法如下。

1.选题

选题是编制专题卡片目录的一个特点，也是编制工作的一个重要环节。选题恰当，符合利用者的需要，专题卡片目录就能发挥应有的作用。选题不当，就难以发挥作用，甚至造成人力、物力的浪费。选题应根据社会主义建设的总任务，党和国家的中心工作，科学研究和其他各项工作的需要，以及利用者和有关部门提出的要求，并根据本馆（室）保存档案的特点和人力、物力等条件，选择能够反映馆藏档案特色并具有一定研究意义和现实价值的题目。

2.制订计划

对一些较大的专题，在编制工作开始之前应制订计划。计划的主要内容包括：题目的准确名称、题目内容所包含的问题及其分类方案、题目所包括的年限、题目所涉及的地区、查找档案所涉及的范围、选材标准、工作步骤和方法、人力分配等。计划不是一成不变的，在编制过程中还可做补充和调整。

3.选材

档案馆（室）内往往由于某一专题涉及许多全宗和类别，需要进行挑选。首先，根据既定的专题内容，详细了解和确定与专题有关的全宗、年度、类别所包括的案卷；其次，将有关的案卷调出后，直接阅卷，逐卷逐件挑选属于本专题有查考价值的档案材料。选材的范围要适当广泛一些，有关该专题各方面不同论点的材料尽可能选入，给利用者提供全面、系统、完整的材料，但也不能把没有参考价值，甚至与专题无关的材料选入而影响专题卡片目录质量。

4.填制卡片

填卡一般与选材过程结合进行，只要选材标准和范围明确，可以边选材边填卡。卡片的填写方法有三种，第一种是一份文件填一张卡片，第二种是一个案卷填一张卡片，第三种是组合填卡，即将几份内容相近的文件或几个内容相近的案卷组合填在一张卡片上。组合填卡有两种填法：一是将若干份文件或几个案卷按其相互关系逐个填在一张卡片上，这就需要在卡片上设置若干横格；另一种填法是将若干内容相近的文件或案卷内容综合拟写一个题名（标题）填在一张卡片上。填写卡片应按全宗和类别进行，不同全宗和类别的文件或案卷不能填写在一张卡片上。专题卡片目录的著录项目，一般有专题名称、类、项、目、文件题名（标题）、责任者（作者）、文件编号、时间、主题词、附注、档号（全宗号、案卷目录号、案卷号、页号）等。

5.系统排列

专题卡片目录的排列，应打乱全宗的界限，按照卡片反映档案的内容，分开类别和项目，在每一具体项目内再按文件的形成时间、重要程度等方法排列，然后将卡片放在卡片箱内。为便于查找，还应在类、项、目之间设置指引卡，标出不同的类、项、目。

（六）主题目录

主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。

手工检索的主题目录大多采用卡片式，一般以一份文件为单位将标题式标识串作为排检项，按照标识串首字的字顺加以排列。所谓“标题式标识串”是把反映该份文件主题不同因素的主题词组配成的一条标识，如有关小麦种子繁育的文件，可将小麦—种子—繁育三个主题词连在一起作为该份文件的标题式标识串填写一张卡片。如果该文件有两个主题，就需要分别填写两张卡片。(www.xing528.com)

主题目录的优越性在计算机检索中可以得到充分的显示，将每份文件的主题词输入计算后，能够以任何一个词作为检索项，查出有关该主题词的全部文件。

（七）人名目录

人名目录是将档案馆（室）所藏档案材料中涉及的人名及其简要情况著录下来，向利用者提供所查人名线索的一种检索工具。人名目录多采用卡片式，其编制方法如下。

人名目录的著录项目主要由两部分组成，一是个人的自然情况，包括姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、文化程度、政治面目、简历等；二是指引部分，包括材料出处的档号（全宗号、案卷目录号、案卷号、页号）以及备注等。人名目录从著录项目上分，有简单和详细两种。简单的人名目录（又称人名索引），只在人名（包括别名、曾用名）后面著录上档案材料的出处，即档号就可以了；详细的人名目录，除了简单的人名目录的项目之外，还可以著录上性别、出生年月、职业、文化程度、政治面目、简历、民族、籍贯等，有的可以标明文件的题名、责任者等，由于利用目的不同，还可以增加问题性质、处理机关、处理结果等。

人名目录从体例上分，有综合性和专题性两种。综合性人名目录，是以档案馆（室）的若干全宗或全部档案为对象，按单份文件所涉及的人名都著录在卡片上，然后排列组织成目录。专题性人名卡片目录是以馆（室）藏档案中涉及某一个专门题目的有关人名著录在卡片上，组织成专题性的人名目录。如干部处分、肃反、审干、退职退休、干部任免等各种人名卡片目录。人名目录，可以解决查人头材料的困难，能在很短的时间内，查出本馆（室）档案中有关某一个人的档案材料，具有迅速、准确、系统的特点，是其他检索工具无法代替的，在开展利用工作中，很受利用者的欢迎。

人名目录的著录方法是：编制综合性的人名目录，原则上凡是本馆（室）保存的永久、定期的档案材料中涉及人的材料，都著录成卡片。属于专题性的人名目录，首先按一定题目，查出涉及人名的案卷，然后按专题填写卡片，卡片填完后，要把该专题所有人名的卡片按姓氏笔画或按姓名的汉语拼音分开，将同一姓名的排列在一起。

编制人名卡片目录，进行系统排列时，可把同一个人的卡片集中在一起，但又要把同姓同名而异人的区别开来，避免张冠李戴，造成漏检与误检。

（八）全宗指南

全宗指南又名全宗介绍。它是以文章叙述的形式，介绍和揭示档案馆（室）收藏的某一全宗档案内容和成分及其意义的一种参考材料。其主要作用是向利用者介绍和报道有关某一全宗的立档单位的历史、全宗的历史、档案内容和成分的综合概述，从而为利用者提供研究机关历史和查找档案提供线索，并能帮助档案人员熟悉档案内容，更好地对档案进行科学管理和开展利用工作。

一个档案馆保存若干个全宗，它们的价值不同，并不一定要求每个全宗都要写全宗指南，只有那些在政治上、科学上以及实际工作中有重要意义的全宗才写全宗指南。假若力量许可，每个全宗都编写一个全宗指南，无论对提供利用和搞好档案管理工作都是有积极意义的。编写全宗指南应该在档案材料经过整理，进行了基本编目的基础上进行。如果该全宗的档案处于零散状态或者还准备加工整理，即使编制了全宗指南，也难以较好地发挥作用。

编写全宗指南，必须充分占有该全宗的有关材料。如立档单位历史考证，全宗历史考证，能说明机关历史与档案情况的有关材料，以及该全宗的各种检索工具和参考资料，在详细查阅档案、熟悉档案内容的基础上，才能编写出有质量的全宗指南。

全宗指南的内容一般包括：立档单位的简要历史、全宗的简要历史、全宗内档案的内容和成分介绍、全宗指南的辅助工具等部分。其中重要的是立档单位和全宗的历史简况，特别是全宗内档案内容和成分的介绍是主体。

1.立档单位的简要历史

简要历史包括立档单位成立的历史背景、成立时间、地点、机关名称、性质、任务、隶属关系、所辖区域，组织机构设置及其职能的变化，立档单位经历的重大事件，执行的特殊任务，撤销机关还应指出撤销原因及其代行职能或继承单位的机关名称。编写立档单位的简要历史，能帮助利用者了解档案形成者——立档单位的社会地位和职能任务，更好地认识该全宗档案的特点及意义，也便于档案人员了解档案形成的历史背景，正确地进行档案的编目、鉴定等工作。

2.全宗简要历史

全宗简要历史包括档案材料的起止日期、案卷数量、种类、主要内容、完整程度、整理、鉴定、保管、利用、交接情况，以及检索工具的种类等。

3.全宗内档案材料内容和成分的介绍，这是全宗指南的主体

叙述方法可以按组织机构分别介绍，也可以按档案内容和成分所反映的问题分别介绍。究竟采用何种方式，需要根据原来档案的整理基础和便于利用的原则来确定。如果档案整理得比较好，一般以原分类方案为基础进行介绍；如果原来的分类不科学，可以做适当调整。

按问题介绍档案内容，应根据档案内容，参照立档单位的职能和任务确定类目，在介绍每一类目时，首先应指明类目的准确名称，其次要介绍该类档案所属的时间、案卷数量、内容和成分、利用价值等。

按组织机构介绍档案时，首先指出组织机构名称，其次指明该组织机构的职能任务、案卷数量，然后进一步介绍档案内容和成分。

介绍档案的内容和成分，主要是指明档案的来源、内容、可靠程度、形成时间、利用价值等。具体介绍方法常见的有三种。

（1）简要介绍。即将案卷内容综合概括地介绍。优点是短小精练，阅读方便，编写迅速，可以及时提供利用；缺点是比较简略，内容不具体，难以满足利用者特别是科研工作者的需要。简要介绍一般适合于一些不太重要的全宗。

（2）详细介绍。即比较详细具体地介绍档案内容，甚至可以详细到对案卷逐个介绍以及注明卷号、起止时间等。优点是能提供详细的素材，深受利用者特别是科研工作者的欢迎；缺点是篇幅较大，不易编写，阅读不便。因此，这种介绍方法一般适用于具有重要价值而案卷数量又不太多的全宗。

（3）重点与全面相结合的方法。对于全宗内比较次要的案卷做综合概括介绍，对重要案卷或个别价值较大的文件做比较详细的介绍，甚至注明卷号、起止日期等。这种介绍方法是实际经验的总结，主次分明，兼有上述两种介绍方法之长，却避免了二者之短，是比较好的方法，很受利用者的欢迎。

4.全宗指南的辅助工具

为了便于利用全宗指南，可以编一些辅助工具。如人名、地名索引，目次，机关通用简称等。人物全宗指南在编写方法上具有其特点，要求必须揭示出该人物的政治、科研与社会活动、亲属与社会关系，以及档案内容和保存状况等。它一般由以下几部分组成。①简要传略材料。②著作手稿、日记、回忆录。③来往信件。④公务活动与社会活动的文件。⑤财产状况与经济活动的文件。⑥照片、图片、录音、录像。⑦亲属及主要社会关系的材料。

（九）档案馆指南

档案馆指南是以文章叙述的方式，全面概要地介绍档案馆所保存档案情况的一种工具书。编写出版档案馆指南的目的，是使有关机关团体、科研工作者、广大利用者了解档案馆所存档案的成分和内容，看是否保存有他们所需要的档案材料，以便前去利用；编写档案馆指南，对档案馆工作人员也有重要作用，通过它可以了解本馆所保存档案材料的概貌，哪些档案材料在政治、经济、科学研究等方面具有重要价值，这对于主动提供利用，及时解答利用者的问题，迅速查找档案材料和开展编研工作都有着重要作用。对档案馆来说，编制档案馆指南，是一项重大的业务建设，也是档案馆工作成果和水平的集中反映，因此，世界上一些大型档案馆都很重视编辑和出版档案馆指南的工作。

档案馆指南的结构主要包括以下几个部分：目录、序言、档案馆概况、档案全宗介绍、馆藏资料介绍、附录等。

1.目录

目录是目和录的合称。即把指南中的各个组成部分或章节的名目按一定的次序排列起来，并指明在指南中的页次，便是目录，也称目次。

2.序言

也称前言、引言、导言，一般置于指南正文之前。档案馆指南是以书本形式公开出版，一般都有序言。序言应指出编写指南的目的和意义、结构体例、材料排列、指南的使用方法。概要地说明本馆保存的档案材料对于全面建成小康社会，加快推进社会主义现代化，为开创中国特色社会主义事业的重要意义，引起利用者的重视。档案馆指南没有必要对馆藏所有全宗一个不漏地介绍，那样篇幅太大，不便利用，只需在序言中指出没有列入指南的是哪些全宗，进行简单的交代即可。此外还应说明关于借阅文件，制发文件副本、文件摘要的规定和手续，以便利用者明确知道，哪些材料可以查阅，哪些材料不能查阅，特别是对限制查阅或需要办理专门手续才能查阅的各类文件，应该列举清楚，并对如何使用指南以及有什么辅助工具，都告诉利用者。总之，序言是指导利用者分析和利用档案的有力武器，是他们的良师益友，起着提示和引导的作用。在序言中，可以将档案馆的历史做简要概述，即档案馆概况，包括档案馆的建立，内部的组织机构，材料来源，档案材料的数量及起止年度，档案材料的整理、保管、利用情况等。档案馆概况既可以写在序言中，也可以作为正文自成一个章节。

3.档案全宗介绍

它是整个指南的主体。介绍方法可分为逐个介绍和综合介绍。逐个介绍是对档案馆的重要全宗逐一进行介绍。介绍方法与前面讲的“全宗指南”的编写方法大致相同，只是比“全宗指南”更概括和简要一些。除了指明全宗名称外，一般还应包括如下三个部分。（1）全宗的概况。（2）立档单位的历史概况。（3）全宗内档案内容和成分的简要介绍。

综合介绍是将档案馆保存有若干性质相同或彼此间有很多共同点以及互有联系的全宗综合在一起进行介绍。因为这些全宗的档案类型相同，具有共性，采用综合介绍，可以避免重复。介绍方法是：首先给许多全宗拟定一个总的名称，如“医院”“中学”；其次指出这些全宗所属立档单位的成立、性质和撤销的总概况；然后对这些全宗的档案给予总的简要介绍；最后列举各个全宗的名称、全宗号、案卷数量和档案的所属年代。

4.全宗介绍的分类排列

全宗介绍在指南中的排列方法是一项不可忽视的工作，综合性档案馆保存有革命历史档案、旧政权档案、中华人民共和国档案，应作为不同的大类分开排列。在排列各部类全宗的时候，可根据历史时期、全宗性质、机关隶属关系、重要程度等特点，采取不同的排列方法。如旧政权档案中先分明、清、北洋政府、国民党政府、日伪等不同时期的政权性质，再结合其他特点排列。

中华人民共和国的档案全宗可采用以下方法排列。（1）性质相同的全宗，按时间顺序排列。（2）按隶属关系排列，把同一系统的全宗排在一起，本着先上级、后下级的方法排列。（3）按重要程度排列，党政首脑机关和综合性机关排前，一般机关排后。（4）按全宗的性质分别排列，如医院、工厂、学校、乡、村等。

5.馆藏资料概况

每个档案馆不仅保存档案，而且保存有丰富的资料。长期的实践经验证明，利用档案的人往往需要利用资料，以补充档案之不足。因此，在指南中对馆藏历史资料、中华人民共和国成立后的资料分类介绍，对利用者是有帮助的。

6.附录

附录可以包括以下部分。（1）档案馆的检索工具的名册。（2）档案馆的规章制度，主要是有关利用和开放档案的各种制度。（3）档案馆指南的辅助工具，如人名索引、地名索引、机关团体名称的简称表等。

（十）专题指南

这种检索工具是按照一定的题目，以文章叙述的形式，综合介绍档案馆（室）中有关该题目档案的一种材料，也属于一种工具书。在选题与选材方面，它与专题卡片目录是一致的；在档案的内容和成分介绍方面，则类似全宗指南，不同的是只有按档案内容介绍的方式，而没有按组织机构介绍的方式。专题指南的结构可由以下三部分组成。

1.序言

对该题目的含义、意义、选材范围、档案价值以及编写方法做概要说明。

2.档案内容介绍

这是专题指南的主体部分。以专题目录为基础编写的指南，可按照专题目录中划分的类别分别介绍。介绍时可采用简要介绍、详细介绍和重点与全面介绍相结合等方法，可介绍档案的来源、内容、起止时间、价值等方面的情况。

3.附录

可将专题指南材料来源的全宗名单、人名、地名索引等加以编排，以便利用者使用。