（一）档案检索的概念
档案检索是对档案的内容和形式进行分析、选择、浓缩和记录，并按照一定次序编排出各种目录，并根据利用者的利用需求运用档案检索工具准确检出档案的过程。
档案检索有广义和狭义两种解释。广义的档案检索包括存储与查找两个过程。档案信息存储是将档案内容中具有检索意义的特征标识出来编制成检索工具供档案检索使用，档案信息的查找是指利用检索工具查找所需要的档案。而狭义的档案检索，从字义上理解，检的含义就是“查”，索的含义就是“取”。因此，狭义的档案检索就是查找档案中有用信息的过程。
（二）《中国档案分类法》
为了建立统一、规范的档案分类检索方法，实现我国档案分类检索体系的规范化，提高档案检索的效果，给全国与地方建立目录中心和进行分类标引提供规范化的工具，以便档案信息资源的深入开发和更好地为社会主义现代化建设服务，国家档案局于1987年出版了《中国档案分类法》第一版（以下简称《中档法》），经过十年的使用，又进行了大幅度的扩充和修订，于1997年出版了第二版。
1.《中档法》的体系结构
（1）《中档法》的宏观结构
①编制说明
编制说明置于分类表的前面，包括分类法的编制目的、原则、体系结构、标记制度、适用范围，以及使用分类法应注意的问题的总体说明。
②分类表
《中档法》从我国档案信息资源构成的实际出发，在统一编制原则和标记制度的前提下，以不同的历史时期，分别编制了中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表。这四个分类表既是独立的并各司其职，又是《中档法》有机体系的组成部分。四个分类表中的每一个分类表，都由主表和辅助表组成。主表，也称详表或类表，是档案分类法的主体，是分类体系的具体体现，它是将众多的类目，根据类目之间的关系，按照一定原则编排成一个有层次、逐级展开的一览表，主表由类号、类名、注释组成。辅助表又称附表、复分表，是对主表类目进行复分的依据。
③附录
《中档法》附录了编委会名单、综合编审组名单，以及审定委员会的审定意见和后记。后记全面介绍了《中档法》（第二版）的编制与修订过程，可使人们了解第二版的修订原则、修订要点，以便更好地使用《中档法》。
（2）《中档法》的微观结构
①中华人民共和国档案分类表
分类表包括主表、辅助表两大部分。主表是分类表的主体，是档案信息分类的具体体现。它将中华人民共和国成立以来的档案信息依职能分工原则区分为许多大小门类，编排成一个有层次的、逐级展开的类目表。中华人民共和国档案分类表共设19个基本大类。
A.中国共产党党务。
B.国家政务总类。
C.政法。
D.军事。
E.外交。
F.政协、民主党派、群众团体。
H.科学研究。
J.计划、经济管理。
K.财政、金融。
L.贸易、旅游。
N.工业。
P.交通。
Q.邮电。
R.城乡建设、建筑业。
S.环境保护、土地管理。
U.标准、计量、专利。
在每一个基本大类下，再做5～6级区分，个别大类下设7～8级类目，形成了一个等级分明、次第清楚的科学系统。基本大类是在基本部类的基础上扩展起来的。基本部类是类目表中最概括、最本质的区分，并不用来类分档案信息，故在表中未明确标出基本部类。但基本大类的设置和排列是建立在一定的理论基础上，按政治、文化、经济三大部类设置，并依其相互关系加以排列的。
政治部类中，根据我国的性质和特点，首先列出中国共产党党务大类。其次列出社会的组织和管理主要职能活动——国家政务。为减少分类层次，把国家政务活动分为政务总类、政法、军事、外交等，都作为一级类，排在政务总类之后。最后列出在国家和社会活动中有重要作用的政协、民主党派、群众团体类组。
文化部类中，首先列出文化、教育、卫生、体育类组，然后列出科学研究。这两个大类，都是社会意识形态，属于广义的文化范畴。
经济是中心，经济部类形成的档案数量最多，分别设置11个大类。在这一部类中，因为我国的经济体制，是从计划经济向社会主义市场经济转变，所以，首先列出了计划、经济管理大类，接着是财政、金融类组，其后按国民经济各部门依次列出“贸易、旅游”“农业、林业、水利”“工业”“交通”“邮电”等大类，然后列出保护人类生存环境的环境保护、土地管理，海洋、气象、地震、测绘等类组。
辅助表又称附表、复分表。编制主表时，其中有许多类目的进一步细分都是采用同一标准，而分出来的类目也大致相同。为了节省篇幅和帮助记忆，于是把这些相同或相似的类目集中起来，配以号码，编制成表，附于主表之后。中华人民共和国档案分类表的辅助表有：综合复分表、世界各国和地区表、中国行政区划表、中国民族表、科技档案复分表。
②新民主主义档案分类表
新民主主义档案分类表由主表和综合复分表组成。主表设置13个基本大类。大类序列如下。
A.中国共产党党务。
B.政务。
D.军事。
E.国际共运、外事。
F.群众团体、群众运动。
G.文化、教育、卫生、科研、体育。
J.经济管理。
K.财政、金融。
L.商业。
M.农业。
N.工业。
P.交通、邮电。
每一基本大类下，根据现存档案实际，一般都设立三级类目，有的设立四级类目。
为了共性类目的复分，特别是根据该历史时期综合性档案较多的特点，设置综合复分表，列出政策法规、会议、计划规划、报告总结、调查统计、出版物、历史、人物八个方面的类目，供主表各类需要复分时使用。
③民国档案分类表
民国档案分类表由主表与辅助表组成。主表是分类表的主体。它的基本结构是按政治、文化、经济三大部类设置的。在三大部类的基础上，主表共设16个大类，其序列如下。
A.中国国民党党务。
B.政务总类。
C.内政。
D.社会。
E.考试、监察。
F.司法。
G.军事。
H.外交。
J.教育、文化、科学研究。
K.经济总类。
L.财政、金融。
M.农、林、水利。
N.工、矿、电业。
P.商业。
Q.交通。
R.邮电。
在每一个基本大类下，视不同需要分设若干属类，一般设立四级类目。
为适应共性复分的需要，特编制了综合复分表、世界各国和地区表、民国时期行政区划表等三个辅助表，供共性类目复分时使用。
④清代档案分类表
清代档案分类表，遵循《中档法》的基本原则，根据清代档案的内容和特点，在总结清代档案工作经验的基础上，参照《大清会典》中各衙署职能的规定而制定。
清代档案分类表，由主表和辅助表组成。
主表的基本大类，是依政治、文化、经济三大部类为基础设置的。
主表共设置18个基本大类，其序列如下。
A.政务总类。
C.职官、吏役。
D.军事。(www.xing528.com)
E.政法。
F.民族事务。
G.中外关系。
H.镇压人民斗争活动。
J.宗教事务。
K.文化、教育、卫生、科学研究。
M.财政。
N.金融。
P.农业、水利、畜牧业。
R.建筑。
S.交通、邮电。
T.商业。
U.天文、地理。
基本大类之下，一般设立三级、四级类目。
主表后面附有四个辅助表，即综合复分表、世界各国和地区表、清代行政区划表、中国民族表，供主表共性类目的复分。它与其他三个主表后面附的辅助表差异甚大，使用时不能张冠李戴。
2.《中档法》的标记符号和注释
《中档法》的标记符号采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。四个分类表的基本大类用拼音字母标出，并以字母的顺序反映大类的序列。中华人民共和国档案分类表除用拼音字母标出19个大类外，对于工业和其他类组下的二级类目，因范围广泛，内容繁多，为了适应分类的需要，采用了双字母制。在字母之后采用了阿拉伯数字表示下属类的划分并顺序编号，数字的数位一般表示类目的级位，基本上遵循层累制的编号原则。
为了使号码适应类目设置需要，在号码配置上采用了两种灵活的办法。第一，当同位类目超过10个，并在16个以内时，采用八分制，即同一级类目的号码由1用到8，以后用91、92直到98。第二，当同位类目超过16个时，为避免号码冗长，采用双位制表示各同位类，即用11、12直到19，再从21、22直到29，依此类推，可以容纳81个同位类。在编号时，为以后扩充类目留有一些空号，《中档法》还采用了以下几种辅助符号。
— 综合复分号
（） 世界各国和地区区分号
[] 中国地区区分号、交替符号
《》 民族区分号
<> 科技档案复分号
= 专用复分号
· 专类复分号
： 关联符号
+ 并列符号
/ 起止符号
（三）《中国档案主题词表》
《中国档案主题词表》是由表达档案内容主题的自然语言中优选出的语义相关、族性相关的科学术语所组成的规范化词典。在档案标引和检索过程中，它是用以将档案、标引人员及用户的自然语言转换为统一的主题词检索语言的一种术语控制工具。它主要供档案馆、档案室及文书处理部门标引和检索档案、文件、资料之用。1989年8月，我国出版了《中国档案主题词表》试行本，在对试行情况进行验证的基础上又加以修改和完善，于1995年11月正式出版。这部词表主要用于各级综合性档案馆和档案室收藏档案的标引与检索，企业、事业单位在对公文、资料进行主题标引与检索时也可参考使用。该表对科技档案及某些专门档案中的专业名词收录较少，明、清时期的专用名词基本未收。中央专业主管机关的档案部门可参照本表体例，编制自己专用的档案主题词表。
1.《中国档案主题词表》的选词原则与选词范围
（1）选词原则
《中国档案主题词表》共收录主题词25 891条，其中正式主题词21 785条，非正式主题词4106条。在选词中遵循的原则有三个。
①以马列主义、毛泽东思想为指导，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点，力求思想性、科学性和实用性的统一。
②选用的主题词能够反映综合性档案馆、机关档案室收藏档案内容的主题概念，在标引与检索中具有使用价值和一定的使用频率。
③选用的主题词符合汉语的结构特点，词形简练，概念明确，词义单一。
（2）选词范围
《中国档案主题词表》主要选收20世纪初叶以来，反映党、政府机关各项管理工作内容的名词，党政公文中经常涉及的政治活动、科学研究、生产技术、经济建设等方面的名词术语，以及反映新事物概念的专用名词。同时，还选用以下方面的词和词组。
①中国各民族、各民族文字与语言的名称，世界上其他主要文字、语言的名称，主要宗教名称。如“回族”“苗族”“满文”“维吾尔文”“道教”“佛教”等。
②常见的党、政、军、群、企事业组织机构名称的泛指词，中央级党、政、军机关名称，有影响的社团、企事业机构名称，在全国范围内有较大影响的知名人士姓名。如“政府”“国家科委”“中国共产党”“八路军”“钱三强”等。
③行政职务与专业技术职务名称，军职与军衔名称。如“省长”“县长”“局长”“教授”“副编审”等。
④部分国家法律和规章的名称。如“财政法”“民航条例”等。
⑤节日、节令名称，具有特殊重要意义的会议名称和有重大影响的历史事件名称。如“国庆节”“立春”“北平和平解放”等。
⑥学科名称及反映学科具体内容概念的部分词目，重要的、常见的化学元素、矿物、合金、化合物名称。如“系统科学”“锌合金”等。
⑦小说、戏剧、曲艺、诗歌、绘画等文学艺术作品的泛称词及其使用频率高的下位词。如“古典小说”“沪剧”“农民画”等。
⑧田径运动、水上运动、冰上运动和体操等体育运动项目名称及其直接下位词。如“跳高”“跳水”“推铅球”“自由泳”等。
2.《中国档案主题词表》的结构体例
《中国档案主题词表》由主表（字顺表）、词族索引、范畴索引、首字笔画检字表和附表、附录组成。
（1）主表
主表的基本单元是主题词款目。主题词款目由款目主题词及其汉语拼音、范畴号、注释和词间关系项等内容组成。如下例。
Zhiliangguanli——汉语拼音
[JB]——范畴号
对主题词款目中各项目内容说明如下。
款目主题词依照首字音序、调序结合汉字形笔画排列，首字相同者依第二字音序、调序、字形笔画排列，依此类推。
注释是对主题词所做的简要说明，其中包括范围限定注释、含义注释。其目的是明确词义，防止误解，保证选词的准确性。限定注释指明该主题词的使用范围，用圆括号注于主题词之后，作为主题词的组成部分。含义注释说明该主题词的特定内容，用圆括号注于主题词之下，不作为主题词的组成部分。
例如：
范畴号。款目主题词均注有范畴分类类目代号，标志于款目主题词的右侧。借助范畴号可以在范畴索引中查寻与该主题词同属一类的有关主题词。
词间关系是用来说明与款目主题词发生关系的一些词，其中包括等同关系、属分关系、相关关系。等同关系，是指两个或几个概念相同或概念相近的主题词之间的关系，并在其中选一个词作为正式主题词，其余的词作为非正式主题词，主题词与非正式主题词在主表中用符号“Y”（用）“D”（代）来表示。属分关系是指概念上具有隶属关系一系列主题词之间的关系，上位词、下位词在主表中用符号“S”（属）“F”（分）来表示。相关关系是指主题词之间不存在等同关系和属分关系，而具有其他密切的关系，在标引和检索时需要参考的一种相互参照关系，在主表中用符号“C”（参）表示。
（2）词族索引
词族索引又称等级索引。所谓词族，是把属性相同的主题词按其概念等级阶梯式地排列而成的概念体系。词族索引是把主表中具有属分关系、包含关系和整体部分关系的正式主题词，按规定属分级别展开全显示的一种词族系统。这种索引是在标引和检索中提供系统查词和选定标引词的辅助工具，在机检系统中是实现自动扩检、缩检、上位词登录及满足族性检索的重要手段。
族首词是能概括一族主题词的最上位的广义概念词，即只有分项“F”，没有属项“S”的主题词，其右上角缀以“*”号。在词族索引中做排检款目词列在一族之首。族首词之间依汉语拼音音序排列。族首词下分的主题词用点的数目表示其等级。族首词为一级词，其下分词每置一个点（·）为二级词，每置两个点（··）为三级词，置三个点（···）为四级词，依此类推。例如：
zhiwu
植物 一级词
·园林植物 二级词
··花卉 三级词
···水生花卉 四级词
词族索引与主表之间通过汉语拼音联系，词族索引中的每一个主题词都可以按其汉语拼音在主表中查出。主表与词族索引之间通过缀以“*”号的族首词联系，在主表中缀有“*”号的主题词，可在族首词目录中先查到该词在词族索引中的页码，然后在词族索引中查到该族首词。
（3）范畴索引
范畴索引又称范畴分类索引，是将主表中的全部主题词按照既定的类目分类排列，以便按类查词的一种辅助工具。
《中国档案主题词表》的范畴索引，是将主表中的全部主题词分为20个一级类目，103个二级类目，37个三级类目。类目的标识符号，采用汉语拼音字母与阿拉伯数字的混合号码制。
（4）附表——人名表、机构名表
《中国档案主题词表》编制人名表、机构名表作为附表，置于主表之后。编制附表是为了控制主表的词量，避免主表过于庞大，也方便利用者查找人物与机构方面的主题词。附表是主题词表的有机组成部分，主表和附表收录的主题词加在一起，构成主题词总数之和。
人名表的收录范围是：明清时期进士，三品以上命官，国民政府及执政党正部级官员，中华人民共和国中央人民政府及中共中央部委局办一级机构正职以上领导人，其他党派、群众团体主要负责人，上将、正军级以上军职人员，全国各界著名人士，著名华侨与国际友人，与中国重大历史事件有关的著名外国人。
机构名表主要收录明、清中央政府机构以及著名工矿、学堂名称，辛亥革命以来中央政府及其直属机构和派出机构的名称，中央立法、司法、军事机构及大军区的名称，执政党中央机构和派出机构的名称，其他政党、团体中央机构的名称，有影响的全国学会、协会、宗教团体的名称，中央级企事业单位的名称，以及与上述机构有相同级别的临时机构的名称。
3.《中国档案主题词表》的使用方法
根据主题概念查找《中国档案主题词表》，选词的方法如下。
（1）按汉语拼音音序、调序、字形笔画参照天头提示，从主表或附表中查找标引用的主题词，或按笔画笔顺从词目首字笔画检字表中检出主题词的首字，再按该字所在页码从主表中查找标引用的主题词。
（2）按分类类目从范畴索引中查找标引用的主题词，必要时再从主表中查阅该词的词间关系项，以选定更恰当的主题词。
（3）所选词在主表、附表或范畴索引中标明属非正式主题词者，应转换为正式主题词做标引词。
（4）在主表中查到的主题词，如果不能恰当反映文件主题时，可参考该词的词间关系进行校正，也可按该词的范畴号或族首词在索引表中查选更恰当的词。
（5）从词族索引中查找属性相同的一族词，选定最专指的主题词。必要时，再从主表中查阅该词的其他词间关系，以选定更恰当的主题词。
（6）应用计算机进行标引、检索时，可利用计算机机读主题词表中的词族索引进行上位登录和自动扩检、缩检，以提高标引速度和查全率、查准率。
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