档案鉴定标准与方法详解

（一）档案鉴定的标准

1.档案属性标准

从档案客体方面分析，档案文件来源、内容及形式特征均可作为档案鉴定的属性标准。

（1）档案来源鉴定标准

档案的来源是指档案的形成者。档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能可能影响甚至决定档案的价值。在判定文件价值时，必须知道文件是怎样产生的，不能把案卷当作零碎的材料孤立地、分别地单独评判，应当以它们固有的行政关系为具体背景进行鉴定，即在确定档案的价值时，应当考虑各行政单位在政府结构中所处的地位、活动性质，以及其活动与上下级行政单位活动的关系。因此，档案鉴定中档案来源特征的意义主要表现在三个方面。

第一，作为国家各级档案馆确定接收范围的基本依据，国家档案馆的收集工作通常首先是经过对档案来源的选择，确定接收档案进馆的机关，然后再对这些机关的档案进一步加以筛选，确定具体的接收范围。一般来说，本地区党政机关的档案以及在本地区影响较大，具有典型性、代表性机关的档案，著名人物的档案价值较高，长久保存的比例较大；而基层服务性单位形成的档案、一般人物的档案价值较低，长久保存的比例较小。一般情况下，前者产生的档案才有进馆资格。

第二，在档案鉴定时，应注意区别不同的作者。一般来说，各机关应当主要保存本机关制成的文件，对于外来文件，则应在分析来文机关与本机关的关系以及来文内容与本机关职能活动的关系后再做评价。通常情况下，有隶属关系机关的来文比非隶属关系机关的来文值得引起重视，针对本机关主管业务的、需要贯彻执行的文件比非本机关主管业务、参考性文件价值要高。

第三，在本机关制成的文件中，具体的撰写者、制发机构也对档案的价值产生影响。机关领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件大多比较直接地反映本机关主要职能活动和基本情况，因而具有长久保存价值的文件比例较高；而一般行政事务机构、后勤机构及某些辅助性机构中具有长久保存价值的文件比例则相对较低。

（2）档案内容鉴定标准

档案内容鉴定标准是档案鉴定中的常用标准，保存档案就是因为档案的内容能为社会各方面的利用提供服务，档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。

人们对档案最普遍、最大量的需要来自档案的内容，即档案所承载的事实、现象、数据、经验、结论等。当这些内容与主体需要构成某种需求关系时，也就构成了档案的某种价值。由于档案种类繁多、内容丰富，因此档案内容鉴定标准必须考虑多方面的因素而具有多元性的特点。对这一标准的分析与把握要着眼于以下三个方面。

①内容的重要性

档案是对既有事实的记载，而这些事实本身的重要程度直接影响到档案的价值。一般来说，反映党和国家的方针政策、重大事件、主要业务活动的比一般性事务活动的重要；反映全面性问题的比反映局部性问题的重要；反映本机关主要职能活动、中心工作和基本情况的比反映非主要职能活动、日常工作和一般情况的重要；反映典型性问题的比反映一般性问题的重要；科技档案的重要性与科技项目本身的重要性、技术水平直接相关，重大工程、重要研究课题的档案比一般项目的档案重要；在科技档案成套性材料中，核心技术、关键技术的材料、项目鉴定结论等材料尤为重要。

总之，在工作、生产、科研活动中，维护国家、集体和个人权益以及在科学研究、总结经验等方面具有证据性、查考性作用的档案都具有较高的价值。所以，在档案鉴定中要对文件材料的重要程度进行认真鉴别，据此评定其保存价值。

②内容的时效性

文件作为处理事务、记录事实、传递信息的工具和手段，在行政上、业务上、法律上具有一定的时效性。文件的时效性也会对档案的价值发生直接的影响。根据文件内容的不同，其有效期的长短以及对档案价值的影响程度也不相同。一般有两种情况。

第一，部分文件因现行效用的消失而改变档案价值的形态，如法律、法规和综合计划性文件，一旦废止或超过时限而失去现行效用后，其价值将由行政价值转变为科学价值。

第二，部分文件因现行效用的消失而导致档案价值量发生变化，甚至会随之消失，如合同协议、契约等方面的文件，通常都有一定的期限，一般在有效期或法律规定的诉讼期内十分重要，超过此期限便降低甚至完全失去了保存价值。然而，这并不排除一些具有科学的、历史研究价值的档案文件仍可确定为永久保存的对象。

因此，正确把握“时效性”还必须考虑到文件内容所针对的事项和领域是否已失去现行效用以及文件失去现行效用后是否还有其他效用。特别是对经济类、科技类的文件与档案，在鉴定时更要全面鉴别和考证其时效以及现行效用以外的用途。

③内容的独特性

内容独特、新颖的档案对档案利用者具有较大的吸引力，因其反映独具特色的典型的事物而具有较高的价值。档案鉴定中对具有典型性或代表性的文件材料应当加以特别的关注：在机关，除反映本机关主要职能活动的档案外，还应注意保存记录本机关特殊事件、特殊产品、特殊人物、特殊成果以及某些特殊载体的档案和反映本机关改革、发展进程中具有创新意义的人与事、经验与做法的档案；综合档案馆要注意选择和保存反映本地区政治、经济、历史、文化、地理、民情、风俗等具有某方面特色的档案；专业档案馆要注意留存具有本系统、本行业特色的档案。强调档案内容独特性标准，有助于体现各级各类档案馆和各类档案室收藏档案的特色，最大限度地减少馆藏重复的现象；更有助于提高档案馆（室）藏的质量，扩展档案利用效应，提高档案工作的效益，对增强全社会的档案意识具有积极作用。

（3）档案形式特征鉴定标准

档案形式特征是指文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。在某种情况下，这些形式特征也可能对档案价值鉴定产生影响。主要包括以下几个方面。

①文件的名称

文件的不同名称具有特定的性能或用途，因而可以在一定程度上反映出文件的价值。就历史档案来说，中国古代传统的文书制度具有严格的文种界限和行文关系，每一种公文都有特定的使用范围。典谟训诰、题本奏章等等，各种文件的用途不同、价值不一；中华人民共和国成立至今，经过多次修订规范后的公文制度中规定的决议、决定、命令、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、纪要等各种文件都有特定的性质和用途，在一定程度上也包含了文件的价值。一般来说，决议、决定、命令、指示、条例、纪要、报告等往往用于反映方针政策、重大事件和主要业务活动，具有权威性和重要性，价值较高；而通知、函等往往用于处理一般性事务，价值较低。当然，由于一方面有些文种的使用范围比较宽泛，另一方面有的机关行文时使用文种不规范，所以，不能单纯地以文件名称作为鉴定档案的主要依据，而应结合文件的内容加以评价。

②文件形成时间

文件形成时间对档案价值的影响主要是考虑文件形成距今的远近和形成于什么历史时期，是以时间为界限或主要因素的档案鉴定标准内容。一般来说，档案产生的时间距今越远，保留下来的也就显得越珍贵，因而也就具有极大的价值。

③文本或稿本

文件在制作过程中会形成多种稿本，如文书中的正本与副本，草稿、修改稿与定稿，科技文件中的底图与蓝图、施工图与竣工图等等。不同稿本的文件，在行政效能、凭证作用等方面是有区别的，因此价值亦不相同。正本具有标准的格式，有机关单位的印章或负责人的签署，是机关工作的正式依据，具有法定效能和凭证作用，可靠性大，其价值也大；副本、草稿、修改稿的可靠性相对差一些，为了减少重复，有些草稿可以适当剔除，但某些重要文件的草稿、修改稿可以反映文件的形成过程，需要保存。其中有领导人签发意见或签字的定稿是第一手材料，具有较高的保存价值，应与正本的保存期限一致。对科技档案中的一些草稿、草图、记录等则应由形成者鉴别其实际效用和证据价值后再决定取舍。

④文件的外形特点

文件的制成材料、记录方式、笔迹、图案等外形特点也在一定程度上影响其保存价值。如有些文件因其载体古老、珍稀罕见而具有文物价值，有些文件因书法或装帧而具有艺术价值，也有些文件因著名人物题词、批注、签字而具有纪念价值，有些文件因传递中使用信封上留有印记、邮票等可以反映原始特征和印证日期等，都应予以保留。有些文件原本具有一定价值，但由于某种原因而使其毁坏到无法恢复、辨认程度时，其原有价值也会大打折扣。

2.社会需求标准

保存和收藏档案是为了各方面工作的需要。因此，在档案鉴定中不仅要分析文件的来源、内容和形式特征，同时还要把握社会需求。在档案鉴定标准体系中，社会需求标准是不可或缺的，只有真正懂得社会各方面利用者的需求，才能确切地判断档案的价值。社会对档案的需求同档案的属性一样具有客观性，是由社会的政治、经济、文化等活动决定的。档案部门要立足本职、放眼社会，根据社会发展对档案利用的需求调整归档范围和馆（室）藏档案的结构。依据社会对档案的需求分析档案价值必须充分考虑到社会需求方向、社会需求面和社会需求时间三个主要方面的因素。

（1）社会需求方向

社会需求方向是指利用者需要何种内容、何种类型档案的趋向性。利用者需要的档案无疑具有较高的利用价值。但是，不同历史时期、不同利用层次、不同需求目的的利用者所需要的档案内容具有很大差别，既有宏观整体的，又有微观具体的；既有当前需要的，又有长远需要的，不一而足。因此，档案鉴定必须从社会总需求的高度，把握公民个人、机关以及社会各方面的各种需求。

长期以来，我国的档案馆由于馆藏成分的原因，特别是过去档案鉴定中曾经重政治、轻业务，重宏观、轻微观，及一些盲目现象严重，致使馆（室）藏档案数量虽多，但满足人们需求的很少，不能满足许多利用者的需求。近年来，很多档案馆（室）调整了馆（室）藏结构，在保存党政档案的同时增加了对公民、机关及研究单位需求量较大的专门业务档案的收集、保管力度，在继续保存“宏观”档案的同时，也有选择地保留了一些颇具代表性、典型性的“微观”数据档案，如专业档案、特色档案等，受到了利用者的普遍欢迎，既有利于这部分档案的安全保护，又方便了利用者的查用，使档案馆（室）的利用状况有了很大改观。这也说明社会需求标准直接影响档案利用，关系到档案价值的实现。为了把握社会需求方向，就必须加强对现有档案利用状况的统计分析和反馈研究，总结经验，摸索规律，开展预测，尽可能使选留保存的档案能够满足社会各方面的需求。

（2）社会需求面

社会需求面是指需要利用某件文件的公民个人或机关的广泛性。具有长久保存价值的档案是全社会的历史文化财富，应以一定的社会需求面为前提。因此，在确定档案取舍以及判定档案保管期限时，应尽力避免片面地以个人需要为鉴定标准，而要考察每份文件的社会意义。那些失去现行效用之后，仍然对本机关有查证、参考意义或仍可以对其他方面做挽救、补充、参考素材的档案，就具有较大的社会意义，因而也具有较高的价值。

（3）社会需求时间

社会需求时间是指需要利用某件档案的长久性。文件的重要性与可利用时间的长久性有时是一致的，有时则不一致。档案鉴定的实质性结果主要是判断档案的可利用时间的久暂，并据此判定档案的保管期限。有些文件在形成时具有重要作用，但是失去现行效用后，人们就不再需要利用它，或只在较短时间内需要利用；而有的档案在失去现行效用后，在相当长的历史时间内仍然具有查考价值，甚至时间越长则越珍贵。前者的价值就较低，所需保管期限也相对比较短；而后者的价值就比较高，所需保管期限也相应较长，甚至需要永久保存。所以，档案可能被社会各方面利用时间的长短，是判定档案保管期限长短的重要依据之一。

3.相对价值标准

从理论上讲，每一份文件的价值都是客观存在的，它取决于档案自身的属性及其满足利用者需求的程度。但从我国档案管理体制和档案工作原则出发，实际上还有一种被鉴定档案与其他档案相比较而存在的价值。例如，就一般情况而言，某份文件的价值并不大，但由于这个时期、这个机关保存下来的档案特别少，那么，这份档案的价值就会相对提高，因而可以适当延长其保管期限；有的文件本身是比较重要的，但是为了避免移交进馆后与其他的全宗文件重复，或者其内容已经被其他文件所包容，这份文件的价值就相对降低，因而可以适当缩短其保管期限或者不予归档保存。

运用档案的相对价值标准，根据客观需要人为地延长或缩短某些文件的保管期限，是为了有效地控制档案馆（室）藏的质量与数量，使之达到优化、精炼。每一个档案馆（室）的档案是一个有机整体，共同反映了一定范围的历史面貌。因此，鉴定档案的价值、决定收集的范围时，既要考虑文件本身固有的价值，也要综合考虑馆藏档案的完整丰富、永久性保存地点及馆藏构成等因素，确定档案的实际保管期限。一般包括三个方面的情况。

（1）保存档案的完整程度

如果某个机关保存的档案比较完整，可以正常判定档案的价值；如果某个机关保存下来的档案不完整，那么判定档案价值时应酌情放宽，可相对延长其中某些次要文件的保管期限。

（2）档案内容的可替代程度

如果一份文件的内容已被其他更重要的文件所包容，那么，这份文件的价值可以从严判定；而如果一份文件独立地反映了一个方面的问题，而且别无其他材料，那么这份文件的价值就应相对提高。

（3）各全宗之间档案的重复性

应向档案馆移交档案的各个机关中产生和保存了一些相同的文件，对于此类文件要从避免馆内文件重复，保证馆藏质量的角度出发，正确处理好比较必要的重复和不必要的重复问题，根据国家的统一规定和档案馆自身的要求确定其保管期限。不需要向档案馆移交档案的机关可以主要依据本机关的需要并按照国家的统一规定确定档案的保管期限。

4.其他理论性或方法性标准

档案鉴定理论或方法性标准是指中外档案界长期形成的、具有理论意义或方法论意义的档案鉴定应当遵守的依据或准则，其中除档案客体属性、社会需求和相对价值标准之外，还有以下标准。

（1）职能鉴定标准

职能鉴定标准，就是按照档案形成机关在政府机关体系中的地位和职能的重要性，作为确定档案价值的标准和依据。这一鉴定标准要求：档案价值的大小主要取决于档案文件形成机关的等级。卡林斯基按照机关的地位，把档案文件划分为两类：一类是最高行政机关的文件，要永久保存；一类是低级机关的文件，应在保存一定时期后销毁。

中国档案鉴定职能标准的概念和内容与其有所区别，体现在三个方面。(www.xing528.com)

第一，所有形成文件的机构根据职能划定归档范围，即职能决定文件取舍的范围。

第二，各档案馆分级、分系统对口接收各职能机构的档案，即职能决定档案的归属与流向。

第三，由于实行集中统一、分级管理的原则，各级别的机构均含“永久”“长期”“短期”档案。所以职能级别与档案保管价值的对应关系并非绝对，而是相对的，主要体现在同级机构中。

（2）宏观职能鉴定标准

由于文本、数据、图像、图表和声音转化而成的“合成性”电子文件的大量涌现，使得档案鉴定工作领域中出现了许多新课题，围绕解决这些新课题的实践，逐步形成了“宏观职能鉴定标准”。其核心内容是：由于电子文件的动态性、非直观性和数量巨大以及可以海量存储，如果继续采用纸质文件那种逐件直接鉴定法显然难以实施，且无必要。所以，根据形成文件机关的职能分析以及电子文件产生与使用状况，进行整体性的鉴定是可行的。

（3）效益鉴定标准

效益鉴定标准是指在鉴定档案保存价值时应当充分考虑文件保存、管理和处置的费用，以最低限度的馆（室）档案藏量保存最大限度的必要信息量，提高档案管理的综合效益。我国档案学者大多将这一标准视作一条原则，作为从事档案鉴定实践的指导思想。

（4）比例控制鉴定标准

比例控制鉴定标准是指档案馆（室）在进行档案鉴定时对档案保存价值的比例进行数值控制的一种标准。这一标准通过确定档案中短期、长期和永久保存档案的比例，以及进馆档案与机关所有档案的比例的数值标准，对档案进行数量控制。据介绍，世界上很多国家的档案馆为了控制档案文件的进馆数量，都规定了具有永久保存价值的档案文件进馆的百分比，大体为5%～15%。我国尚未有这种划分比例的规定，但从实际情况上看：县级机关归档文件中“永久”占20%～25%，“长期”占35%～40%，这两种档案在机关档案室保存10年后都要移交进馆（省级机关为20年），机关档案进馆不仅比例较高，绝对数量也相当大，因此，馆藏档案数量增长很快。

除此之外，国内外档案界还提出了有用性标准、档案价值量标准、相关性标准、独一性标准、共存标准、双重价值标准等，其中有些标准的内容已经融入我们上述的各项标准之中。需要说明的是，各国档案界所指的档案鉴定原则和标准，主要是针对文件、档案的价值做出判断。

（二）档案鉴定方法

由于构成档案实体的文件种类、来源、内容、形式、载体、用途复杂多样，而人们选留档案的目的、动机、原则、标准各不相同，致使档案鉴定的方法，即对文件的评价、鉴辨、取舍和处置的手段也是多种多样的。

1.档案鉴定的基本方法

档案鉴定的基本方法是直接鉴定法。即档案鉴定人员直接对文件实体逐件逐项地进行审核、鉴别、判断与处置，以鉴定档案的保存价值，而不是根据案卷目录、文件目录等检索工具或某种形式特征做出鉴定。直接鉴定法主要包括下面两层含义。

（1）档案鉴定人员依据档案鉴定原则和标准，结合档案的实际状况直接鉴定档案的保存价值

这是由档案保管期限表的局限性决定的。档案保管期限表的条款不可能全面涵盖实际档案的所有特点，而且也不可能包括所有的档案。因此，一切档案都不可能单纯地通过档案保管期限表即可确定其保存价值。必须直接查阅文件实体，了解其来源、内容、发收者和用途等实际情况后，才有可能比较准确地判断其是否具有保存价值，才能确切地掌握其适合于参照或基本类同于档案保管期限表的具体条款，进而划定其保管期限。

（2）档案鉴定人员不能单纯地依据案卷目录、卷内文件目录或组成案卷封面的形式等特征来判定档案的保存价值

从理论上讲，案卷目录、卷内文件目录或组成案卷封面的形式特征应当并能够确切地反映出档案的内容和成分，为档案鉴定提供依据。但是，实际上不可避免地会存在着一些质量低劣的情况，如果单纯地依据这些方面来判定档案的价值，必将会使相当多的档案价值判断失准，甚至会得出错误的结论。

直接鉴定法是保证档案价值鉴定质量的最基本的方法，归档鉴定、开放划控鉴定、保管到期鉴定以及档案质量鉴定等通常都必须借助直接鉴定法。直接鉴定法虽然是档案鉴定中最基本的方法，但在具体档案鉴定中还应当注意到：直接鉴定法并不要求机关领导人、鉴定小组或鉴定委员会的全体成员都必须烦琐地、无休止地阅读、审查档案的详简程度，而是可以根据具体情况加以灵活掌握的。另外，还应注意到：直接鉴定法鉴定档案是以卷为单位进行的。如果一个案卷内有不同价值的档案，而且它们之间联系密切，则要根据其中最重要的档案所具有的价值确定全卷的保管期限；如果在重要案卷中夹杂着个别无须继续保存的档案，可以不单独拣出销毁；但如果在需要销毁的案卷中发现了个别重要的档案则必须取出另行保管保存，而只限于销毁其他部分。

2.档案鉴定的辅助方法

直接鉴定法是档案鉴定中经常使用的最基本、最主要的方法。此外，还有一些档案鉴定方法，我们称其档案鉴定的辅助方法。

（1）间接鉴定法

间接鉴定法与直接鉴定法相对应，是指并不逐件逐项地审阅档案实体原件，而是先查阅案卷目录或卷内文件目录挑选有用文件，然后将选中的档案文件实体取出进行对照鉴定的一种档案鉴定方法。间接鉴定法是在某些特殊条件下所采取的一种辅助性档案鉴定法，其主要特点是采用间接的方法缩小直接鉴定凭证的范围达到鉴定的目的。其主要形式有三种。

①在科技档案，尤其是设备档案的鉴定中，对于科技档案的专指对象已经报废、淘汰的情况下，大批图纸失去了继续保存的价值。但另有一些技术参数、设备清单备查备用时，可以采用间接鉴定法，从相关目录中挑选可能需要继续保存的材料抽出具体审查，确定其是否要继续保存。

②对已超过保管期限的档案要鉴定销毁时，如果数量较大，逐件逐项地直接审查档案实体原件，费工费力，可以采取从案卷目录甚至卷内文件目录中先行挑选，然后抽取其档案实体再行鉴定，以确定是否需要延长期保管期限。

③20世纪80年代形成的“宏观职能鉴定观”，超越了传统鉴定理论对文件内容的关注，转变为对文件通过其形成机关职能、计划、业务、活动等所表现出来的“宏观联系”的关注。其核心思想是依据文件形成机关的职能，而不需要具体审查档案实体原件，而可以对档案价值做出判断。因而，也属于间接鉴定法的范畴。

（2）抽样鉴定法

所谓抽样，是从总体中取出部分个体作为资料来对整体加以分析的过程。在档案鉴定实践中，抽样鉴定法作为一种辅助方法，较适用于对已经过鉴定的材料进行复查、审核时使用，其实质是对直接鉴定结果的复查。

3.档案鉴定方法的运用

档案鉴定的方法还有许多种，如普查法、组合鉴定法等，但使用频率较多、应用范围较广的当属我们前面介绍的三种方法。在档案鉴定实践中，具体采用何种档案鉴定方法并没有具体的规定，而要根据档案自身的情况和人们的目的等灵活地选用。然而，无论采用何种档案鉴定方法，都必须在坚持统一的档案鉴定原则、标准的前提下，根据档案的各种价值因素，灵活地运用各种档案鉴定方法，深入细致地分析和确定档案的价值，判定档案保管期限。具体表现在以下九个方面。

（1）具体分析文件与立档单位的关系

分析档案的价值，应当以反映立档单位的主要职能活动和基本工作面貌为出发点，以突出各立档单位的特色，尽可能地避免档案的重复庞杂，保证各立档单位档案的完整与精炼。就一般意义上进行比较可知：档案与立档单位的关系越密切，就越能反映其主要职能和工作活动面貌，其保存价值也就相对加大。表现在下面两个方面。

①本机关形成的各种重要文件，往往直接而具体地记述了本机关各种重要的工作情况，因为它们被保存的程度，直接影响着本机关主要职能活动和工作活动的被反映情况和程度。一般都要求将其划定为永久或长期保存，而本机关的一般事务性文件则可划分为短期保存或不保存。

②本机关收到的外机关发来的文件，也应当主要看其与本机关的工作联系是否密切。上级主管机关和领导机关直接针对本机关发来的重要文件，其他机关与本机关为协同开展重要工作活动的来往文件，直属下级机关报送的请示、典型、专题、报告等重要文件，都与本机关的工作活动有密切联系，一般也都划为永久或长期保存。至于外机关发来的提供情况、备案性和参考性文件等，则大多可划为短期保存或不保存。

（2）具体分析文件的内容

具体分析文件的内容，是档案鉴定的核心因素，因为文件的作用主要由文件的内容来记述和反映的。分析文件的内容，就是要分析文件所记述和反映的具体事件、问题、数字等是否重要，反映立档单位主要职能活动和历史发展情况的程度如何。一般情况下，反映方针、政策、法规和重大事件、主要职能及业务活动的，需要永久或长期保存，反映行政事务和一般情况与业务活动的，则只需要短期保存甚至不保存；反映中心工作、全局性的，需要永久或长期保存；反映日常工作、局部性的，则只需要短期保存甚至不保存；有针对性的和需要贯彻执行的，需要永久或长期保存；普通的、参考性的，则只需要短期保存甚至不保存。

（3）具体分析文件的来源

即从文件的形成者或责任者及其在社会上、历史上的地位和作用等方面来分析其价值。就本机关与外机关而言，本机关形成文件的保存价值往往要大于外机关形成的文件；就一个机关本身而言，以机关名义形成的文件，其保存价值往往大于机关内部组织机构形成的文件；就机关的内部组织机构而言，主要职能机构形成的文件，保存价值往往大于一般机构形成的文件；就外机关而言，上级机关，尤其是上级主管机关形成的来文，保存价值往往大于平行机关和下级机关的来文；与本机关工作联系密切的平行机关的来文，保存价值往往大于与本机关联系不密切的平行机关的来文；下级隶属机关形成的来文，保存价值往往大于其他非隶属机关的来文。

此外，在社会上或历史上有重要地位和作用的机关形成的文件，保存价值往往大于一般机关或单位形成的文件；著名人物、家庭和家族形成的文件，保存价值往往大于一般的个人、家庭和家族形成的文件。

（4）具体分析文件的名称

文件的名称在一定程度上标志着文件的不同效用和不同价值。文件的名称即不同的公文种类。各自用途不同，效用不同，价值也不同，如决定、命令、指示、条例、计划、总结等文件，具有一定的强制意义或规范意义，多用于行文，其保存价值往往大于通知、简报、信函等知照意义较明显的文件；会计档案中的报表、账册等文件的保存价值，往往大于凭证、传票等文件；学校档案中的教学计划、教学大纲、讲义等文件的保存价值，往往大于教学日历、课程安排等文件等。但是，在分析文件的名称时，还必须将文件名称与文件内容有机地结合起来进行。因为有些文件的名称可能并不重要，但其内容却极有可能比较重要甚至很重要。如“通知”等文件名称，通常用于事务性、知照性内容的文件，表面上看价值并不大，但在一些特殊情况下，也可以适用于带有指示性、决定性性质的文件，其保存价值也就会相应加大。

（5）具体分析文件的时间

具体分析文件的时间，即要从文件形成距离现今的远近和是否形成于重要历史时期两个方面的因素来分析其保存价值。就一般情况来说，文件形成时间距离现今越久远，保存下来的概率就越小，数量就越少，因而也就显得越珍贵。重要历史时期形成的文件，因其特定历史条件的因素影响，其保存价值一般要比正常历史时期形成的要大得多。对上述两种时间形成的文件，应适当地放宽档案鉴定的尺度，尽可能多地保存，甚至全部保存。

（6）具体分析文件的可靠程度

文件可靠程度不同，常常意味着文件的作用以及行政和法律效能的不同，因而其价值也不相同。对文件的可靠程度的分析，主要从文件是草稿还是定稿，是副本还是正本等方面来进行。定稿、正本的保存价值往往大于草稿和副本。但对于一些很重要的文件来说，草稿、副本也具有较大的保存价值，有些甚至需要永久保存。另外，同一文件如果没有定稿、正本时，草稿、副本就要替代定稿、正本，其保存价值也相应地增大。

（7）具体分析文件的有效性

某些文件，如条约、合同、协定、协议、契约、借据等，在一定时期和条件下，因其具有法律或行政上的约束效力而具有相当的保存价值。但当其效力消失后，也往往会降低甚至完全丧失其原有的价值。所以，必须合理地划定这类文件的保管期限。

（8）具体分析文件的外形特点

文件在载体和字迹材料、制成方法、笔迹、图案等外性特点的状况如何，在一定程度上也会影响到文件保存价值的大与小。如某些文件在内容等方面的价值并不大，但可能在文字上有书法、文字学、修辞学等方面的研究价值，在形状上有艺术价值，在制成材料上有科学与历史研究价值，在原件上有著名人物题词、批注、修改、签署等真迹的保存价值，等等。

（9）具体分析全综合全宗群内档案的完整程度

要以全宗和全宗群为范围去分析其内部有关文件被保存的状况。通常情况下，如果一个全宗或全宗群内的档案结构比较完整，数量也比较多，在判定相关文件的保存价值时，就要从严掌握，去粗取精；反之，则要适当从宽掌握，以尽量反映全宗或全宗群档案内容的整体面貌。

档案鉴定方法的运用，并不是孤立的、机械的、单一的，而是联系地、灵活地、全面地综合运用的过程。应切忌从一个方面的因素出发，简单地判定档案的存毁，而必须根据每份或每组文件，乃至全宗、全宗群的各种具体情况，全面联系、综合分析、灵活运用各种方法，鉴定档案价值，确定档案保管期限。