档案鉴定作用与原则-文书与档案管理

（一）档案鉴定的作用

1.档案鉴定是档案管理系统中最具决定意义的首要职能

（1）档案鉴定对档案的形成具有决定作用

文件能否成为档案保留转存，是人类主体根据自身从事社会实践活动的需要而进行的主体客体化（主体物质化）的过程，是人类主体自身选择的结果。文件作为人类主体从事社会实践活动的共生物，只要有人类的社会实践活动，文件就会源源不断地产生。然而，人类主体在社会实践活动中所产生的全部文件不可能，也无必要有文必档地全部保存下来，只能选择其中一部分，甚至是一小部分，给予各自不同的保管期限的保存。而对这种选留文件和划分文件保管期限的职能，是通过档案鉴定具体体现出来的。只有采用科学的原则和方法，通过档案鉴定，才可能把有价值的文件转化为不同保管期限的档案加以保存。从这一意义上说，档案鉴定对档案的形成具有决定作用。

（2）档案鉴定对档案的存毁也同样具有决定作用

我们在此所讲的“存毁”，已不是档案形成阶段的转化、选择与留存，而是档案已经形成后，能否进入不同生命期“生存”下去了。档案鉴定作为档案管理的一项重要业务环节和基本职能，不仅表现为决定文件的留存与否，而且表现为最终要决定档案的存毁。即档案保管期满后，是继续保存下去，还是剔除销毁，也必须经过档案鉴定，也只有经过档案鉴定才可能做出决断。所以说档案鉴定不仅是档案管理的起始点，从某种意义上说，档案鉴定还是档案管理的终结点。

（3）档案鉴定不仅表现为在档案管理中具有决定作用，也是档案管理的起点和终点，还进一步表现为是贯穿于档案管理诸业务环节之中

档案鉴定不仅决定了档案的起点和终点，而且存在于档案管理工作的始终，存在于档案管理诸业务环节之中，是连接档案管理工作的主线之一。对档案收集，它表现为归档范围和价值划分标准；对档案整理，它表现为对不同价值的文件划分不同的保管期限；对档案编研，它表现为选材的依据；对档案利用，它又决定着利用的范围；如此等等。可以说，档案鉴定是档案管理系统中最具决定性的首要职能。

2.档案鉴定是档案价值评价在档案管理领域的具体反映

马克思主义哲学认为：评价的主体与价值主体并非是完全等同的。对于档案价值的评价，可以根据主体的不同而划分为社会的或公众的档案价值评价、档案利用者档案价值评价和档案工作者档案价值评价三种类型。三种类型各有其特点。社会的或公众的档案价值评价是社会档案价值认识的重要方式和社会档案意识的重要组成部分，其往往是由一些特殊个人进行的。但是，这些特殊个人一方面表现为有血有肉的普通人，另一方面又由于其所处的社会地位和角度不同而使其在公开场合的言行并不是纯粹的个人行为，而具有社会人格的特点。其档案价值评价具有社会共性的一般标准，往往从大处着眼，而不具专业色彩。

档案利用者档案价值评价产生于利用者利用档案的实践活动过程之中，通常是为了满足自己的某种需要，而具有较强的目的性、直接性和现实性，其利用与评价档案价值的最根本、最直接的目的就是挑选能够满足自身需要的、有利用价值的档案来解决其在现实中一定社会实践活动的需要，这也清楚地表明只有档案利用者可以与档案客体之间构成一种直接的价值关系。档案工作者档案价值评价主体——档案工作者，在档案鉴定中表现为档案价值评价主体，其评价的实质就是对档案价值的鉴定。档案工作者从整体上说，是受社会或公众的委托具体从事包括档案鉴定内容的档案管理实践活动，从事具体的档案管理实际工作，在某种意义上肩负着社会的或公众的“代言人”的重托。所以，档案工作者的档案价值评价必须兼顾社会的或公众的档案价值评价与档案利用者的档案价值评价，而且更具专业性、全面性、准确性和深刻性。

档案工作者的档案价值是所有档案价值评价中最为重要、最能体现档案价值实质的方式，而档案鉴定正是档案评价工作者的档案价值评价在档案管理领域的具体体现。

3.档案鉴定是控制档案数量过快增长，强化档案馆藏质量、完善档案管理的有效手段

人类社会发展速度的不断加强，导致档案数量急剧增加，档案数量的这种急剧增加，使档案馆承担着巨大的压力，形成了许多矛盾，客观上造成了档案质量失衡，迫使人们必须采取措施，对档案数量予以控制，以缓解压力、纠正失衡、减少矛盾。最合理、最有效的手段就是档案鉴定。其优势表现在以下三个方面。

（1）通过档案鉴定控制档案数量、优化质量，可以提高档案管理的效益

档案鉴定说到底就是判定档案的保存价值，挑选有价值的档案继续保存，剔除无保存价值或已失去保存价值的档案予以销毁或做出相应的处置。这是确保吸收“精品”，提高质量，加强服务和淘汰“劣品”，减轻负荷，节省投入的有效方式和手段。可见，档案鉴定与提高档案管理效益密切相关。

档案鉴定问题之所以常说常新，其中一个主要原因是档案的优化问题日益突出带来的影响。经过多年的积累，馆藏数量丰富的同时，也使档案庞杂与档案管理效益之间的矛盾突出起来。不管是档案群体还是档案个体，要长时间地将其保存下来，必须有相应的人力、物力和财力的投入，即档案保管费用。这种档案保管费用的消耗会随时间的推进而呈递增趋势，保管时间越长，其保管费用也就越大。这无疑地会使档案保管部门承受着越来越大的保管经费支出的压力，迫使其不得不考虑档案保管费用日益加大所带来的经济承受能力。而与此同时存在的现实实际中，档案保管部门，尤其是档案馆中确有大量待鉴定、待销毁复查的档案充斥其间，从而使一些低价值甚至无价值的档案空耗着有限的档案经费，一些社会需要的、具有潜在价值的档案又得不到妥善的条件保障，优化档案质量的问题日渐突出，已到了非下大力气解决不可的程度。要解决档案保管部门面临的问题，缓解压力，必须突出档案管理的效益原则，改善档案经费投入与档案效益产出的比例关系，档案鉴定是必不可少的途径。只有通过档案鉴定才能及时清除文件、档案中的无价值部分，提高档案管理效益；也只有通过档案鉴定的经常化、制度化才能达到馆藏档案的优存劣汰，实现档案的整体优化，使档案管理的效益原则得到实质性体现。

（2）通过档案鉴定控制档案数量、优化质量，可以提高档案检索效率

人类积累和保存档案的根本目的是使档案的潜在价值转化为现实价值，以更好地为社会实践服务。衡量这种利用档案实效的检测指标之一就是档案检索系统的查全率与查准率。对于档案实体的保管部门档案馆（室）来说，其标志为是否具备快速检索取放档案的能力。

大量档案管理实践和档案理论研究的成果表明，档案馆（室）查取档案及档案信息的灵敏度与其档案藏量是成反比关系的：档案藏量越大，档案检索的灵敏度就越低。同时，编制档案检索工具、形成档案信息检索体系也需要花费大量的人力、时间和精力，这是一个十分浅显的道理。试想：编制一套容量为10万卷档案的检索系统相对于编制一套容量为3万卷的检索系统花费的时间和精力无疑具有极大差异，而且二者的灵敏度也会有较大差别。这也就带来了新的问题：一是查全率和查准率的高低差别，二是可提供利用档案的时间前后不同，从而加重了档案“藏”与“毁”的矛盾对立。所以，通过档案鉴定控制档案数量、优化质量，不仅涉及档案管理的效益，而且关系到档案和档案信息检索的效率。

（3）通过档案鉴定控制档案数量、优化质量，可以提高档案管理部门应对突发事变的能力

档案以内容的真实性、载体的唯一性著称，具有不可再生的特点。当今世界自然的、人为的灾害频发，而档案馆抗拒天灾人祸的能力同样与档案藏量成反比关系，这也是档案管理部门不得不考虑的重要问题。

自然界和人类自身的突发事变难以预料，对人类，包括对档案的严重隐患无时无刻不在。面对此种情况，通过档案鉴定控制档案数量、优化质量，可以起到突出重点、兼顾一般，有主有次、有取有舍地保管利用档案的作用，并增强档案馆（室）等档案保管部门抗御天灾人祸等突发事变的能力，一旦发生火灾、水灾、地震、战争等，可以首先保护和抢救具有重要价值的档案。

档案鉴定不仅具有决定文件、档案取舍作用，而且可以通过控制档案数量起到对档案结构进行调整、增补的作用；还可以起到缓解或克服档案保管部门经费投入相对不足的压力。具备快速检索取放档案能力的压力和应对突发事变能力的压力，对于馆藏档案的丰富与精炼、利用档案的能力与水平，都有举足轻重的重要意义。

（二）档案鉴定的原则

1.鉴定档案价值的原则

（1）从国家和人民整体利益出发去衡量档案的价值(www.xing528.com)

这是档案鉴定的总的指导思想，也是档案价值评价的基本标准。档案是整个国家和全体人民宝贵的历史文化财富，而它的形成、存在及如何发挥作用，关系到各方面的利益。在我国社会主义的档案事业体系中，档案鉴定绝不能以个人好恶和小团体的利益作为准则来进行定夺，而必须始终站在最广大的人民群众的立场上，从未来国家和社会的整体利益出发，去研究档案的内容实质及其他各种因素，充分估计档案对整个社会发展所起的作用，做出合理、准确的档案价值判断。

（2）用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值

全面的、历史的、发展的、效益的观点虽然各有其特殊含义，但却是一个不可分割的有机整体。

①全面的观点

档案的价值是多元的。从利用范围上看，有政治的、经济的、军事的、外交的、文化的、科学的等方面的利用价值；从利用形式上看，有凭证或参考的、当前或长远的、个人的或组织的、本机关或其他机关的等不同区别；从利用对象上看，有全部内容或部分内容的、内在信息或外表形式的、单份文件和多份文件等的许多差异。所以，判定档案的价值不能仅从一份文件、一个方面、一个机关部门或个人的单一角度去分析，而应把各种档案价值因素综合起来通盘考虑，全面地衡量、判定档案的保存价值。所以，档案鉴定原则中的全面观点包括以下三个方面的含义。

第一，全面地分析文件的各方面特征，从档案的来源、内容、时间、文本、外形等方面综合判定档案价值。不同的文件构成价值的要素不尽相同，大量文件是因其内容重要而具有较高价值的，但它并非判定档案价值的唯一特征。在分析文件内容时，通常必须结合文件的来源、形成时间等因素才能获得正确的认识。此外，有相当数量的文件或因时间久远、或因载体特殊、或因其为名人手迹等因素而身价倍增。因此，在分析档案的价值时，必须全面兼顾档案内在的和外形的各种特征，万不可片面地根据某一特征匆忙地做出结论。

第二，全面地把握被鉴定档案与其他档案的联系。档案的产生与存在不是孤立的，一个机关、一次活动中形成的文件之间具有密切的有机联系，是不可分割的整体。因此，不能孤立地判断单份文件的保存价值。只有在一定范围内将有关档案材料联系起来，才能准确地理解其中每一单份档案的内容与用途，从而在整体性和联系性上对档案价值做出正确的判断。

第三，全面地预测社会对档案利用的需要。社会对档案利用的需要是多层次、多角度、多领域、多方面的，档案也具有满足社会需要的各种价值形态。如对某一方面毫无意义的档案，可能对其他方面具有重要的查考利用价值；某一机关不需要利用的档案，其他机关可能需要利用；现实生活中不需要查考的档案，可能对后人来说是最珍贵的史料等等。所以在鉴定档案价值时，既要考虑当前的需要，也要考虑长远的需要；既要考虑人们在行政、业务、生产、科研方面的需要，也要考虑学术研究、编史修志等各方面的需要。

总而言之，要在对不同需要及其需要程度的综合把握中判定档案的价值。切忌仅从本机关、本部门的工作需要，或者仅从本机关、本部门与社会的某一点需要与否，就轻易地做出结论、确定档案的价值和保管期限。

②历史的观点

档案是历史的产物，有其产生的特定历史条件。鉴定档案的价值必须尊重历史，把握档案是历史的沉积物这一特点。档案的形成总是同一定的历史条件相联系的，当时是怎样活动的，档案就是怎样记录的。因此，分析档案的价值必须把档案放在它所形成的历史环境中，去具体分析档案的内容和形式，以及档案文件的相互关系，并结合现实需要和预测未来需要考虑判断档案的价值。即不能简单地以现在的眼光去看待以往的档案。大量经验表明：离开当时的历史背景，就难以充分理解档案的某些内容，就会造成忽略甚至错误地判别档案的应有价值。即使对于历史上形成的某些内容不正确的文件，也不可轻言毁弃，而应根据当时的历史情况加以分析，以维护历史的本来面貌。总之，档案鉴定必须充分尊重历史，运用历史唯物主义的观点和方法，考察历史背景和历史条件，科学地评价档案的价值。否则，就无法实现，甚至有违档案鉴定的初衷，而使档案鉴定陷入泥潭。

③发展的观点

社会是不断发展的，人们对档案的利用需求也会随着社会的发展而不断变化。而保存和积累档案既是维护历史的行为，也是一项面向未来的工作。所以鉴定和保存好档案是功在当代、惠及后世的伟业。判定档案的价值不能仅仅局限于现实的利用需要，而应瞻前顾后，同时注意科学地预测未来的需要，把档案的现实作用和未来作用、现实价值和长远价值统一起来。

由于档案的价值具有时效性和扩展性的特点。某些现实中有用的档案会随着时间的推移，将来可能会没有价值；而现在尚未发挥作用的档案，则可能会扩展其价值，发挥重要作用。因此，判断档案的价值和作用，要防止片面地重视档案的凭证、依据价值，而忽视档案对于历史研究和总结经验教训的长远利用价值的倾向。为了未来利用的需要，档案馆甚至应当“容忍”一些一时无法实现或发挥作用的档案长时间存在。总之，档案鉴定要运用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法，科学地预测档案对未来的长远利用价值。

④效益的观点

档案鉴定，就是要甄别档案的保存价值，挑选有价值的档案继续保存，剔除已经失去保存价值的档案予以销毁。它的重要作用之一就是在于确保档案部门吸收“精品”，提高质量，加强服务和淘汰“劣品”，减轻负荷，节省投入。为此，在档案鉴定中就必须综合考虑社会的保存能力和保存效益问题。

所谓效益的观点是指在分析档案价值时要考虑到收益与付出之比。当档案发挥作用所带来的利益超过因保存档案所付出的代价时，才有保存价值。保存档案需要库房、设备、装具、管理人员、信息存储（编制手工和机读目录、索引等检索工具体系）、复制、修复等诸多费用的支出，越是保管期限长的档案所需费用支出也就越大。任何一个社会、一个国家所能提供的档案保存能力都是有限的，人力、物力、财力消耗等因素必然直接制约档案保存的质量和数量。因此档案鉴定应当摒弃不计成本、多多益善的观点，而要充分考虑每份档案是否值得保存、值得保存多长时间。通过档案鉴定，将那些在政治、经济、军事、科学、文化、法律等方面具有较高利用价值的档案保存下来，以求为社会带来较大的利益。如果耗费大量人力、物力、财力去保存那些价值较小的档案，其结果必然是得不偿失。

2.确定档案保管期限的原则

档案保管期限是档案价值的集中体现，档案鉴定的结果，就是通过考察、辨别档案的价值因素，确定档案的保管期限。一般情况下，应遵循这样一个原则：确定档案的保存价值，要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据档案形成机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面地确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。

（1）永久保存

凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：本机关制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变、机关领导人任免的文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。

（2）长期保存

凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。主要包括：本机关一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

（3）短期保存

凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。主要包括：本机关一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。