文书与档案管理：档案鉴定工作内容

（一）鉴定档案价值标准、归档范围，编制档案保管期限表

档案价值标准是进行档案鉴定的重要依据。其制定是在对档案利用规律进行科学研究和经验总结的基础上进行的。在我国，全国统一实施的鉴定档案保存价值的标准，由国家及其档案行政管理部门会同有关管理部门制定和颁发。如《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《机关文件材料归档与不归档的范围》以及其他多种档案的归档范围和保管期限表等指导性规定，都属于全国统一的鉴定档案保存价值的标准。除此之外，各地区、各行业也可以根据各自的文件生成情况和档案构成情况的不同特点与要求，依据上述全国统一的鉴定档案保存价值的标准，制定符合自身实际的具体档案鉴定标准，从而形成了由档案保管部门所藏档案的归档范围与保管期限表共同构成的档案价值鉴定标准体系。

中华人民共和国成立以来，档案事业迅猛发展。档案馆数量众多、类型复杂；各机关、团体、企事业单位之间存在着业务方向上的较大差异；文件生成与档案构成各不相同，不可能由少数几份文件规定就可以涵盖这种复杂的个性差异。所以，国家也提倡各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位依据国家统一的鉴定档案价值的标准，结合自身的客观实际和形成档案的门类等特点制定本单位、本部门各类档案文件的归档范围和保管期限表，作为进馆档案和馆（室）藏档案鉴定的客观依据；作为文件收集归档的依据和档案鉴定的实际执行详表。各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位等可以依据此类档案鉴定标准，进行档案保存价值鉴定活动。这也是我国档案工作者长期探索总结出来的宝贵经验。

（二）鉴别档案的保存价值、确定保管期限

档案价值鉴定就是要直接、具体地审查档案。鉴定主体，即档案鉴定的实际操作者通常表现为由档案部门单独承担或会同文书与业务部门共同承担，从形式上看主要是初步鉴定和期限鉴定，但在具体实施当中一般又表现为如下步骤。

1.初始鉴定

文件价值的初始鉴定由文件形成、使用及管理单位负责。参照有关归档范围的要求，主要确定“归档”与“不归档”文件的划分，划定文件密级、使用范围，确保归档文件内容完整真实、准确可靠，为归档鉴定打下基础。

2.归档鉴定

归档鉴定主要是确定文件是否属于归档范围，对无保存价值的文件予以剔除，由形成单位暂存一段时间后进行销毁或相应处置。归档鉴定由文件形成、使用单位与档案部门共同承担，审定归档文件，依据档案鉴定标准和实际情况划定档案的保管期限。其要点在于审查归档文件是否系统、完整、准确，保管期限划分是否恰当、合理。归档过程体现为对文件进行选择的过程，是对文件能否转化为档案的“资格审查”，它决定了文件成为档案还是被剔除，这是档案与非档案的“分水岭”，也是实际意义上的档案鉴定活动的起点。而判断文件是否需要归档的基本标准是文件是否具有保存价值。因此，归档鉴定是档案鉴定的第一道关隘。对于归入档案的文件而言，通过这样的鉴定，划定了其保管期限，意味着其生命期得到了明确。从这一意义上讲，无论是文书工作人员，还是档案工作人员，作为档案价值鉴定的主体都承担着重大的责任，都必须增强档案价值意识，用档案价值鉴定的原则、标准和方法指导归档文件的选择，做出正确、合理、恰当的评判。

3.复查鉴定

复查鉴定也称为期满鉴定。即根据国家档案管理的有关规定和已划分的档案保管期限，到了相应年限之后，要对档案的价值进行复查鉴定。复查鉴定主要表现为移交复审和到期复查。(www.xing528.com)

移交复审是指机关档案室保管的档案定期向档案馆移交。在移交进馆前，必须进行鉴定。即需要向档案馆移交档案的机关档案室在移交档案时，由本机关档案工作人员与档案馆的接收人员共同对移交档案的价值和期限进行审查。这个过程对于档案馆来说即为进馆档案鉴定。为此，档案馆需首先划定进馆档案的范围，在调查研究和充分论证的基础上明确档案移交进馆的单位机关，制定进馆档案的标准并预先通报这些单位机关，然后在档案移交前进行鉴定。这项工作通常由档案室按照进馆档案标准，在档案馆接收人员的指导下选定移交进馆档案，而由档案馆对移交进馆档案进行复查鉴定。需要说明的是，由于众所周知的原因，单位机关向档案馆移交的多以文书档案为主，或只是文书档案，科技档案则大多由原形成、使用机关自己保存。尤其是科技档案形成量最大的企事业单位更是如此。一般情况下，这部分单位、机关不进行“进馆鉴定”，但不能从根本上排除其中某些特殊种类的科技档案也要向相关专业或部门档案馆移交。

到期复查是指对于在归档鉴定阶段被划定为定期保管的档案，在保管期满后，必须重新审查这些档案是否需要继续保存。对其中虽然保管期已满，但仍具有保存价值的档案，要重新划定保管期限；对其中确已失去保存价值的档案，则要予以剔除并按规定程序进行销毁。

（三）剔除无保存价值的档案予以销毁或做出相应的处置

销毁是文件生命期的终结，表现为三种具体情况：一是档案馆对到期档案的鉴定销毁，二是企事业单位不进馆档案的到期鉴定销毁，三是机关档案室保管的短期档案的到期鉴定销毁。经过鉴定，对于确定需要进行销毁处置的档案意味着其文件生命的终结，且这种形式具有不可逆性；对于档案鉴定的主体来说，销毁档案责任重大，“一失足成千古恨”，必须慎之又慎，必须采取有力措施，保障此项工作有序地进行。

1.编制档案销毁清册

为了慎重，机关领导或主管机关审查、批准应当销毁的档案，对于经过鉴定已确定需剔除销毁的档案，必须编制“档案销毁清册”，它也是日后查考档案鉴定销毁情况的重要依据。

2.编制立档单位和全宗简要说明

为了便于审核机关审查批准“档案销毁清册”，了解必要的情况，档案馆（室）在经过鉴定后，送审“档案销毁清册”的同时，还必须编制并附上有关立档单位和全宗情况的简要说明。包括立档单位和全宗的历史概况、档案所属年代及保管情况、拟销毁档案的数量和详细的分类介绍、鉴定的概况和销毁档案的主要理由等实际内容。

3.确定销毁档案的具体办法

经过档案鉴定，对拟销毁的档案，在尚未经过审核机关审查批准销毁之前，必须单独地加以系统保管，以备审批检查，并备万一个别文件鉴定不准确而仍需利用时可以从速查取利用；批准销毁后，为了保证党和国家的机密，严禁将需要销毁的档案转作其他用途，更不允许任何形式的变卖牟利，而必须由两人以上的专人进行监督，进行彻底销毁。直至档案确已销毁后，监督销毁人员必须在“销毁档案清册”上注明、签字，以示负责，并将全部销毁情况及形成的文件材料归入该立档单位的“全宗卷”中保存。对于经过鉴定后，具有继续保存价值的档案材料，要重新进行登记、立卷和目录调整等必要的处置，以保证其得到妥善的保管。