档案馆收集工作的范围及规定

（一）档案馆的任务

档案馆是收集、保管档案的机构。负责接收、征集、管理档案和开展档案利用等。中国周代的天府、汉代的石渠阁、唐代的甲库、宋元的架阁库、明清的皇史宬等，都是历代保管档案的机构。中华人民共和国成立后，从中央到地方都成立了档案馆。档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。

档案馆主要有四个方面的任务：一是负责接收和征集具有科学历史价值和长远查考价值的档案和资料，不断积累和科学管理档案，保证档案的完整与安全。二是对馆藏档案、资料进行登记和整理编目，编制和出版各种检索工具和档案馆指南，开辟阅览室，为利用者提供查阅档案的方便条件。三是举办档案陈列展览，出版档案专业刊物，公布档案文件，对社会进行宣传教育。四是编辑出版档案史料和各种参考资料，进行档案史料研究。

档案馆依其不同国家的社会政治制度、结构形式和收藏档案范围与内容形式的不同特点，大体可划分为四种类型。一是按照国家行政区划分别设置中央和地方各级综合性国家档案馆，如中央国家档案馆，省、州、市、县档案馆等。二是按照一定历史断代设置中央或地方历史档案馆。三是按照国家某些专业或专业部门的特殊需要，设置国家专业档案馆或部门档案馆，如科学技术档案馆、文学或艺术档案馆、外交部档案馆、国防部档案馆等。四是按照某些档案的特殊载体设置专门档案馆，如录音录像档案馆、照片档案馆、影片档案馆等。档案馆的设置并非所有国家都一应俱全，有些也并非截然分开，不同国家根据自己的具体情况决定设置哪些类型，或集为一体。多数国家在中央设立综合性国家档案馆和外交、国防等部门档案馆，在地方设立省（州）、市、区（县）档案馆；有些国家同时设立国家或地方历史档案馆，如意大利的罗马国家档案馆、西班牙的西曼卡总历史档案馆等。

中国的档案馆是在中华人民共和国成立后，根据集中统一管理原则逐步建立和发展起来的，主要有四种类型：一是国家综合档案馆，如中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆，以及地区各级档案馆。二是国家专门档案馆，如中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆，以及在大中城市设置的城市建设档案馆。三是部门档案馆，如外交部档案馆、广播电影电视部所属的中国电影资料馆、地质矿产部所属的全国地质资料馆等。四是在大型企业、事业单位设置有企业、事业档案馆。

（二）档案馆的收集工作

我国的档案馆遍布全国各地，各级档案馆收集档案的范围不同。根据党和国家的有关规定，中央档案馆主要收集需要长远保管的中央一级党和国家机关的档案，需要由中央保管的具有全国重大意义的革命历史档案和有关历史资料，以及党中央和国务院决定接收的其他档案。省、市、自治区档案馆主要收集需要长远保管的省、市机关的档案，需要由省级档案馆保管的具有全省意义的革命历史档案和旧政权档案以及有关的历史资料，省委和省政府决定接收的档案。县档案馆主要收集需要长期和永久保管的县级机关的档案，本县的革命历史档案和旧政权档案以及有关的历史资料，县委和县政府决定接收的档案。地、市档案馆，可参照档案馆工作通则，确定档案收集的范围。各类专业性的档案馆，根据党政领导机关、专业主管机关和档案事业管理机关的有关规定，收集属于本馆专藏的档案和有关资料。

1.现行机关档案的收集

接收现行机关的档案，是多数档案馆收集工作的经常性任务。从档案馆工作的意义上说，馆藏质量的高低，档案馆工作秩序如何，以及开展利用工作的顺利与否，在很大程度上取决于现行机关和撤销机关档案的收集。在档案馆里，这些档案的接收是关键性的工作，需要投以足够的力量组织好这项工作。

（1）接收现行机关档案的时间

根据档案发挥作用的规律性，为了便于档案形成机关查考，也便于党和国家各项工作全面的利用，现行机关档案应该首先保存在本机关档案室，然后再由各级档案馆接收保管。现行机关档案在本机关保存的期限，《机关档案工作条例》第二十五条规定：“省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存二十年左右；省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左右，连同案卷目录（一式三份）和有关的检索工具、参考资料，一并向有关的档案馆移交。”档案馆接收现行机关保管期满的档案时，采用逐年接收和定期接收两种方法。逐年接收，就是现行机关每年将已满保管期的档案向档案馆移交一次；定期接收，就是现行机关每隔一定时期（如三年、五年等）将所有保管期满档案向档案馆移交一次。在有利于现行机关和档案馆工作的原则下，这两种办法可以灵活采用。

（2）接收现行机关档案的要求

为了档案馆工作的顺利进行，按照有关的规定和多年的实践经验，移交和接收档案，一般应符合如下要求。

①进馆档案应保持全宗的完整性。一个机关的全部档案应该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散。

②规定移交的档案，应该由有关机关收集齐全，按照规定整理规范。

③与档案有关的资料、立档单位的组织沿革、全宗介绍及其他有关检索工具，随同案卷一并接收。案卷目录须按规定格式编制一式三份，其中一份经档案馆签收后退回移交机关。

2.撤销机关档案的收集

随着社会各项事业的发展，需要增设一些新的机关，而同时对已完成了使命的一些机关进行撤销、合并，这是正常发展的现象。各级档案馆接收撤销机关的档案，与接收现行机关保管期满的档案的办法基本相同。根据有关规定，机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真清理，妥善保管，不得分散，并依照规定进行移交和适当的处理。其主要要求有下列几方面。

（1）由撤销机关组织人力，负责整理好本机关的全部档案，然后再向有关的档案馆移交。

（2）撤销机关的业务分别划归几个机关的，其档案材料不得随之分散，而应按全宗整体移交有关档案馆，或由一个机关完整地代管。一个机关并入另一个机关，或几个机关合并为一个新机关，其档案材料仍按原全宗为单位向有关档案馆移交或由新机关暂时代管。一个机关内一部分业务或者一个部门划归另一个机关或部门，其档案材料不得由全宗中抽走而带入接收机关；如果接收机关需要利用，可按正常手续借阅或者复制。(www.xing528.com)

（3）机关撤销或者合并时，如有尚未处理完毕的文件，应移交受理这些文件的新机关继续处理，并作为新机关的档案加以保存。

3.历史档案的接收与征集

一般来说，档案都是已经成为历史的文件。但是，习惯上称的历史档案，是指在中华人民共和国成立之前各机关、团体、部队、学校、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中形成的档案。其中最主要的是革命政权历史档案以及旧政权档案。

（1）收集历史档案的特殊意义

历史档案是我国档案财富中重要的组成部分，反映了社会变革和历史演变进程的真实情况，具有特殊价值。收集历史档案是保护我国的历史文化遗产、维护党和国家历史面貌的重要措施。一个档案馆所收藏的档案，年代的久远性、成分的多样化、内容和版本的珍贵程度，以及古老和稀有档案的数量多少等等，在很大程度上关系到档案馆对历史研究及其他科学研究的贡献大小，社会威望如何，是衡量馆藏是否丰富的一个重要标志。一个地区、一个国家的档案馆收藏档案的质量，也反映着这个地区、这个国家文化发展的水平。中国是一个具有悠久历史和古老文化传统的国家，中国共产党领导广大劳动人民进行的革命斗争，更是波澜壮阔。但迄今为止，我国档案馆收集保存的历史档案还有不少空缺。收集历史档案的任务还很重，潜力还很大，档案工作者一定要珍视我们伟大中华民族的历史，珍视中国共产党的历史，大力加强对历史档案的收集工作。

收集历史档案是党和国家当前和长远利用的需要。历史档案记录了我国古代、近代和现代社会丰富的历史状况，是历史研究和科学研究的珍贵史料。革命历史档案，是中国共产党领导全国各族人民进行长期革命斗争的宝贵记录，是从事党史研究、历史人物研究和进行革命传统教育的重要材料。中央编纂各种史书和专著、领袖人物的著作选集和传记，地方编写地方史志等，都需要参考原始的第一手文件和资料。档案的开放利用，正是发挥历史档案的作用。只有加强历史档案的收集工作，才能为档案的开放利用提供丰富的资源。

收集历史档案带有抢救历史文化财富的性质。历史档案距今已年深月久，自然有所损坏，而有些散存在社会上或私人手中，保护条件差，损坏更为严重；有不少保存和熟知档案情况的人年事已高，若不及早收集，将会使一些珍贵文件资料毁坏丢失，造成难以弥补的损失。

总之，收集历史档案，具有特殊重要的意义，档案工作者一定要有历史责任感和现实紧迫感，抓紧历史档案的收集工作。

（2）收集历史档案的途径

历史档案来源分散、藏处不明、对象复杂，要想有效地进行收集，必须通过多种途径做艰苦细致的工作。

①向保存历史档案的机关收集。保存历史档案的机关大致有两种：一是有的现行单位接管了1949年前旧机关的档案，没有移交或者移交不彻底；二是党史研究部门、大专院校等部门收集保留了一定数量的历史档案。这些部门对保护国家文化遗产，避免历史档案散失和损毁，做出了很大贡献。根据党和国家关于集中统一管理档案的原则，这些档案文件，应由档案馆接收保存，有些部门需要利用或陈列的可用复制品代替。

②向收藏历史档案的个人收集。要特别注意向革命老同志、老根据地的地下工作者，以及统战对象、民主人士、绅吏官宦和他们的亲友、家属等进行访问收集。

③向废旧品收购部门、纸厂、古旧书店等单位进行收集。

④有计划地向国外收集遗留在世界各地的中国档案，并注意收集外国档案中直接反映我国重要历史情况等方面的档案和有关的历史资料。

⑤在收集档案资料的同时，应尽快组织一些有亲身经历的革命老同志和有关人士撰写革命回忆录，以弥补历史档案的不足。总之，收集历史档案，要多渠道、多形式、广泛而又有重点地进行。在具体收集过程中，要注意三点：一是调查摸底，抓住重点；二要成立组织，落实专人；三要注意政策，搞好协作。特别是收集各阶层知名人士的历史文件材料，更要注意政策和工作方法。

4.档案馆之间交换档案

由于行政区划的变动，也由于各级档案馆征集工作开展的广度和深度不同，特别是由于战争档案转移散失等原因，各档案馆之间保存的档案常常是你中有我，我中有你，因此，档案馆之间交换档案，也是档案馆收集档案的一项重要内容。档案馆之间交换档案，是维护革命历史档案全宗完整，维护党和国家历史面貌的重要措施，是适应改革开放形势，提高服务质量的有效途径。搞好档案馆之间的档案交换，应该注意以下几点。

（1）打破档案的部门所有制，树立全国一盘棋的思想，从全局出发，从档案工作的根本目的出发，相互支持，相互协作，不应该互相封锁，互相戒备。其方法可以采取：由交换双方向对方提供有关全宗的目录，由对方查核选定需要复制交换的具体文件目录，由馆藏双方安排复制。

（2）交换工作必须有计划、有目的地进行，复制交换的范围，必须以反映本地区工作活动面貌和实际需要为原则，不能盲目地复制交换，更不能以丰富馆藏为理由，大量复制不属于自己保管范围的档案，造成档案大搬家和人力、财力的浪费。