充分发挥档案作用，提高单位效益：文书档案管理

（一）档案室的作用

档案室是各机关（包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一。从全国档案工作来说，档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。

档案室的作用主要表现在两个方面：一方面，档案室是机关内具有参谋和咨询作用的部门，它是机关工作的助手，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持；另一方面，档案室是全国档案工作的基础。机关档案室是国家档案不断补充的源泉，国家档案的完整程度和连续积累，首先决定于档案室；在全国档案工作的组织体系中，档案室是档案形成后首先提供利用，并且大量发挥现实作用的阵地；档案室是先期保管具有长远价值档案的过渡性机构，它为档案馆工作创造条件。

档案室工作，是为了集中统一管理单位在工作活动中形成的全部档案而建立起来的一项专门业务，基本任务有下面六个方面。

（1）贯彻执行党和国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全档案工作的各项规章制度。档案室是国家档案事业的基层组织，必须遵守党和国家关于档案工作的法律、法规和方针政策，依法从事本单位的档案工作，这是做好档案室工作的基本前提。同时，为了贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，档案室还应该采取一系列有效的措施，建立健全本单位档案工作的规章制度，使本单位的档案工作有章可循，从而将本单位的档案工作纳入国家档案事业法治建设的轨道，这是开展档案室工作的基本保证。

（2）对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作监督和指导。档案室的档案，来源于本单位文书部门和业务部门，案卷质量的高低，与文书部门和业务部门有直接关系。为使本单位文书部门和业务部门的文件材料的形成、积累、归档工作符合档案工作的要求，档案室应对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督指导，以保证归档案卷的质量，这是国家赋予档案室的权力。

（3）集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用。档案室应该是集中统一管理本单位全部档案的信息中心。因此，要创造良好的基础和物质条件，确保档案的完整与安全。管理是手段，利用是目的。档案室工作的根本目的，就是充分发挥档案的作用，为单位领导决策和各项工作服务。档案室工作是否有效，是从利用工作表现出来的。利用工作的好坏，直接影响档案室的发展，影响单位工作效益的提高。如果档案室只起“一把锁”的作用，就得不到领导和业务人员的重视与支持。档案室要根据本单位工作利用档案的特点，编制各种检索工具和参考资料，开展各种利用工作，变被动服务为主动服务。

（4）对所属单位的档案工作进行监督和指导。按照档案工作统一领导、分级管理的原则，各专业主管机关的档案部门，除管理好本单位的档案外，还应负责对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导。

（5）依法向档案馆移交档案。《档案法》第十一条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”档案室保存的档案，一方面，它是本单位形成的，对本单位有用，要在本单位保存；另一方面，它又是国家的，对国家各项工作有用，又需要移交给国家档案馆保存，在更大的范围为社会各方面当前和长远的需要服务。档案室不仅要按照移交范围向档案馆移交档案，而且移交的档案要符合一定的质量要求。在移交前，要根据档案馆接收档案的要求，进行以下方面的工作：第一，根据国家档案局制定的档案保管期限表，对本单位保存的应该移交的档案进行鉴定，确定移交范围；第二，对应移交的档案进行质量检查，对不符合要求的案卷进行必要的加工调整；第三，对发现遗缺未归档的文件材料要进行收齐补充；第四，对案卷内字迹褪色洇化的材料要进行登记修复；第五，修改或重新编制检索工具和有关的参考资料。准备工作做好后，经过档案馆验收，认为合格，双方办理交接手续。

（6）办理领导交办的其他有关的档案业务工作。

（二）档案室类型

1.普通档案室

普通档案室通常也称机关档案室、文书档案室，它主要负责管理机关的党、政、工、团文书档案。这种档案在全国数量最多，设置最为普遍。党政机关、团体、学校等单位的档案室都属于这一类。

2.科技档案室

科技档案室是指保管科技档案（一般也管理科技资料）的专门档案机构。在工厂、设计院、科学技术研究院等单位一般都设有科技档案室。科技档案室主要是为本单位生产和科研服务，同时，在确保国家机密技术信息安全的前提下，也应即时组织科技档案情报的交流，对外实行有偿服务，为技术转让提供档案资料。

3.音像档案室

专门管理影片、录音带、录像带、唱片、照片等特殊载体的档案室。在电影制片厂、电视制作中心、新闻摄影部门、图片社、唱片公司、广播电台等部门，一般都设有管理某些或某一种类音像档案的档案室。

4.人事档案室

机关人事部门设立的专门管理职工的履历自传、考核、奖惩、任免、职称、学位、工资、级别、离休、退休、退职等个人材料的档案室。由于人事档案自身的特殊性，一般与其他各类档案分开管理。

5.综合档案室

指企业事业单位建立的综合性档案保管机构，统管本单位形成的各种类型的档案。综合档案室是企事业单位档案机构设置的一个发展趋势，它有利于加强本单位档案工作的统一管理，便于综合开发和利用档案信息资源，也符合机构精简原则。

6.联合档案室

同一地区，特别是在同一市镇内的一些机关联合起来设立一个档案机构，负责保存和管理这些机关形成的档案，这种机构通常就是联合档案室，或称为档案服务中心。

7.档案信息中心

一些大型企业、事业单位建立的统一管理档案、图书、情报、资料的机构，实行信息资源一体化管理，为本单位综合利用信息服务。

（三）《文书档案案卷格式》

机关档案的收集推行《文书档案案卷格式》标准。1989年7月，国家技术监督局发布了《文书档案案卷格式》标准。2000年和2008年进行了修订。《文书档案案卷格式》是档案工作标准化体系的重要组成部分，是档案标准化的“配套工程”之一，它直接关系到全国各级各类档案馆、机关档案室的文书档案案卷外在质量。同时，可以借助《文书档案案卷格式》，使各地、各机关逐步使用规范化的案卷卷皮、卷盒等，为实现档案标准化提供了有利条件。《文书档案案卷格式》规定了文书档案案卷格式的内容构成和基本方法。《文书档案案卷格式》标准分为适用范围、案卷卷皮格式、卷内文件目录格式、卷内备考表格式、案卷各部分排列格式、文书档案案卷格式的监制等六章，对案卷格式做了详细规定。

1.适用范围

适用于按立卷方法整理档案的我国各级档案馆（室）和文书处理部门。

2.案卷卷皮格式

文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。

（1）硬卷皮格式

①硬卷皮外形尺寸

封面尺寸规格采用310mm×220mm。封底尺寸同封面尺寸。

封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm 米宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设10mm、15mm、20mm 三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm 宽的装订纸舌。

本标准推荐使用250g无酸牛皮纸制作案卷硬卷皮。

②硬卷皮封面项目

封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。

③封面项目的填写方法

A.全宗名称

全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”，“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”，“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”“本委”“本省人事局”等。

B.类目名称

类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。

C.案卷题名

案卷题名即案卷标题，一般由立卷人拟写。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。

D.时间：卷内文件所属的起止年月。

E.保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。

F.件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。

G.归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。

H.档号的编制

封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。

目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。

案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。

④卷脊项目(www.xing528.com)

卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号、归档号。

（2）软卷皮格式

使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。

①软卷皮外形尺寸

软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底采用长宽为297mm×210mm 的规格。

②软卷皮封面项目

软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。

③软卷皮封二项目

软卷皮封二项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。

软卷皮封二项目的填写方法采用下文“（4）卷内文件目录填写方法”卷内文件目录填写方法。

④软卷皮封三项目

软卷皮封三项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

软卷皮封三项目的填写方法同下文“（3）卷内备考表填写方法”卷内备考表填写方法。

（3）卷盒规格

①卷盒外形尺寸

采用310mm×220mm（长×宽），其高度可根据需要分别设置30mm、40mm 或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。

②卷盒封面和卷脊格式

卷盒封面为空白面。

卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。

其中起止卷号填写××～××卷，其余项目的填写方法同硬卷皮格式。

（4）填写要求

填写案卷封面及卷脊时应使用符合耐久性要求的字迹材料，字迹工整。

3.卷内文件目录格式

（1）目录用纸幅面尺寸

采用国际标准A4型（即长×宽为297mm×210mm）。

（2）页边与文字区尺寸

卷内目录用纸上白边（天头）宽20mm±0.5mm

卷内目录用纸下白边（地脚）宽15mm±0.5mm

卷内目录用纸左白边（订口）宽25mm±0.5mm

卷内目录用纸右白边（翻口）宽15mm±0.5mm

（3）卷内文件目录项目

包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。

（4）卷内文件目录填写方法

①顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。

②文号：文件制发机关的发文字号。

③责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。

机关团体责任者可著录统一规范的通用简称，不得著录“本市”“本局”。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用“（）”表示。联合行文的责任者，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，两个责任者之间的间隔用“；”，被省略的责任者用“[等]”表示。

④题名：即文件的标题应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，应自拟标题，外加“[]”号。

⑤日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”“月”“日”字。时间以8位数字表示，其中前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补“0”。

⑥页号：填写每件文件首页对应的页号；最后一件文件，填写该件起止页号。卷内文件页号应从1开始编制通号。

⑦单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页上端空白处。

⑧备注：留待对卷内文件变化时做说明之用。

4.卷内备考表格式

（1）卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。

（2）卷内备考表项目。

包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

（3）卷内备考表填写方法。

①本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立案后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

②立卷人：由责任立卷者签名。

③检查人：由案卷质量审核者签名。

④立卷时间：立卷完成的日期。

5.案卷各部分的排列格式

（1）使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：

案卷封面—卷内文件目录—文件—备考表—封底。

（2）使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：

软卷封面（含卷内文件目录）—文件—封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒保存。