案卷移交目录编制工作要点

卷内文件经过系统化排列与编目之后，还需要在此基础上，把所有案卷进一步组织成有序的更大的文件信息系统，并最终形成一个揭示各案卷之间有机联系的案卷目录，用于文秘部门向档案部门移交归档文件时的移交清册。编制案卷移交目录，首先要做好案卷排列工作。

排列案卷，是根据一定的规则，将案卷系统化地排列成一个有机联系的整体。排列案卷的实质是为了保持案卷之间的联系，便于文件的查找利用和保管。通常情况下，案卷的排列顺序在各单位的分类方案或文件分类表中已经排定，排列案卷时只需按照分类计划中有关本部门或者本类别文件的顺序依次排列案卷即可。

根据排定的案卷顺序依次编制案卷目录。文书立卷部门的案卷移交目录可以与档案部门的案卷目录结合起来，可以实现一次登记两个部门共同使用，避免了档案部门接收档案案卷后再次重复编制案卷目录。

案卷目录，即案卷的名册，在案卷经过系统化排列后，对其逐一编号登记成册。案卷目录的作用在于：固定案卷排列顺序，使整理成果最终得以固定下来；概括地介绍案卷的内容与成分，也为档案工作各环节的展开奠定基础。案卷目录是归档文件移交的凭据，同时也是文书处理部门和档案部门查找文件的检索工具。案卷目录主要包括：案卷号、案卷题名、卷内文件起止日期、页数、保管期限和备注等项目。按照每个案卷排列先后次序编制案卷号，将案卷题名誊录到目录表格的固定位置上，标明案卷封面上著录的基本项目。案卷目录格式见表3-5。(www.xing528.com)

表3-5 案卷目录格式

完成上述工作后，文书处理部门的案卷级文件整理工作就基本结束，只需按照规定时间向档案部门进行归档即可。