案卷封面一般包括以下项目：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件（页）数、归档号、档号。其填写方法如下。
全宗名称，即立档单位名称。有的机关事先已将机关名称印好，有的是临时填写。但无论哪种填制方法都必须用立档单位的全称或规范化简称。例如，全宗名称为“中国共产党四川省委员会”，也可以写简称“中共四川省委”。
类目名称，指全宗内分类方案的第一层级类目名称。如果是按组织机构划分第一级类目，就填写组织机构名称，如“组织部”“人事处”等；如以“问题”来划分第一级类目的写“问题”类名称，如“信息管理类”“文书档案类”等。
案卷题名，填写在案卷封面的中间位置，一般由立卷人拟制、填写。案卷题名起首空两个汉字位置，回行顶格书写。
时间，指卷内文件的起止年月，用阿拉伯数字表示。
保管期限，即归档整理时划定的案卷的保管期限，一般由立卷人填写，分为永久、长期、短期三种。(www.xing528.com)
件（页）数，卷内文件装订成卷的填写卷内文件的总页数，不装订的填写本卷（盒）内文件的总件数。
归档号，即分类计划中的条款顺序号或类号，又称文书处理号，由立卷人填写。
档号，包括全宗号、目录号、案卷号。全宗号是档案馆给予立档单位的编号。目录号是全宗内案卷目录的编号，同一个立档单位不能有重复的案卷目录号。案卷号，即目录中案卷顺序的编号，一册案卷目录内不能有重复的案卷号。档号，一般由机关档案室统一编制，但有的立卷部门产生的文件多，案卷数量大，也可以由文书处理部门完成归档整理后自行编制案卷号，这既可保持案卷自成一体，也便于归档移交。
案卷封面各项目应按规范要求填写清楚、齐全。填写各项目应使用毛笔或钢笔书写，或其他利于长久保存的字迹书写材料，要工整清晰，易于识读，便于查找文件。一些单位在印刷档案卷皮时将一些相对固定的项目直接印制在卷皮上，这也有助于提高案卷封面的填写效率。案卷封面的格式见表3-4。
表3-4 案卷封面格式
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