卷内文件目录，是揭示卷内文件内容与成分的一览表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查阅、统计卷内文件。卷内文件目录主要包括以下项目。
顺序号：指每件文件在卷内文件系统中的排列顺序号，即件号。有多少件文件就编至多少号，编一条流水号。如卷内共30件文件，其顺序号即按1～30号依次逐件编写。
文号：文件的发文字号。例如，国办发〔2008〕5号。归卷文件有文号的，原文号照录；没有文号者不必填写。切忌生造文号或者为了省事随意改写文号，如将上例的文号写为“〔2008〕5号”或“国办发〔2008〕5”或“〔08〕5号”等错误形式。
责任者：又称作者，即对文件内容进行创造或负有责任的团体或个人，亦即文件的署名者。注意：文件的撰稿人不一定是文件的责任者，如机关秘书人员虽拟写文件，但非责任者。只有当撰稿者是法定代表人时，撰稿者与责任者才是等同的。文件的责任者一般标识于文头与落款处。
题名：即文件的标题。每份文件都应有题名，填写时不要随意更改或简化，一般应照实抄录。有的文件没有题名或虽有题名但无实质内容，不能揭示文件的内容与成分，在这种情况下都应重新拟写题名。重新撰拟的题名，外加“〔〕”号。例如，对一份“通知”重新拟写的标题抄录格式应为：通知〔××省教育局关于表彰李××等先进教育工作者的通知〕。
日期：即文件的成文时间。填写时，可以省略“年”“月”“日”字样，而用8位阿拉伯数字表示，例如，“二〇〇八年十月一日”可以表示为：“20081001”。(www.xing528.com)
页号：指卷内文件所在页的编号，是立卷人为案卷中所有文件编写的统一大流水号。一个案卷的卷内文件页号可以简写：前面每件文件只填写第一页所在的号码，最后一件写出文件的起止页号。如是单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角或者上方的空白处。
备注：留待对卷内文件变化时做说明之用。例如，某件文件取走或遗失，可在备注中说明，以便日后其他人员了解卷内文件的变化。
填写卷内文件目录时还应注意：对于一些没有责任者或成文日期的文件材料要设法考证清楚，填写时外加“[]”号；凡会议记录应填写每次会议的时间、议题，不能统一拟写为“会议记录”，以免给查找带来困难。
填写卷内文件目录，可以手工填写，要求字迹工整；也可以使用计算机制作，打印输出多份目录。卷内文件目录可以一式三份，一份装在案卷中，一份留在立卷部门备查，一份可制成全宗文件目录，写上案卷的档号，装订成册，作为查找文件的一种检索工具，机关档案室比较适合使用这种文件目录（见表3-2）。
表3-2 卷内文件目录
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