文书与档案管理：归档文件组合方法和问题特征组合

即将“同类”文件中的各份文件按其共同特征和主要联系，组合成一个个文件组合体，使文件整体分类的结果以有序保管实体的形式固定下来。文件组合应把握文件的共同特征和主要联系。所谓特征，指可以作为事物特点的征象、标志等，是一事物区别于他事物的独特之处。要正确进行文件组合，就需认真分析每份文件的不同特点，同时总结文件之间的共性特征，并据此进行合理组合。文件的特征是从文件结构中概括出来的，体现了文件在这些方面的密切联系和文件的形成规律，按照这些特征进行文件组合可以很好地体现和保持文件之间的有机联系。此外，利用者查找利用文件往往都是按问题（什么内容）、作者（文件作者，即谁发的文）、成文时间（什么时候发的文）、发文字号（多少号发文）等线索查找。为了满足利用者的不同需求和检索途径，必须按照这些特征组合文件。因此，把握文件的共同特征，分析文件的主要联系，并将其作为文件组合的客观依据，这不仅有利于维护文件之间的历史联系，而且便于文件的查找利用。

文件的特征通常包括作者、问题、时间、名称、通讯者、地区等特征，这些都是一般文件最基本的、能够说明文件面貌的共同点。

（一）按作者特征组合

即将同一作者制发的文件组合在一起。所谓作者，即发文机关，指制发文件的社会组织及其负责人。按作者特征组合，可以将同一作者工作活动的文件相对集中，便于反映作者工作状况的全貌，使利用者易于了解文件的作者来源，确定文件的重要程度和保存价值。例如，××大学的一个文件保管单位是“××省教育厅关于干部职工录用、转正、调资、离退休、职务聘任等问题的规定、办法、通知”，以“××省教育厅”为组合特征，反映出××大学与××省教育厅之间的工作联系，揭示出这类文件的作者来源。按作者特征组合有助于满足按照作者特征检索文件的需要。

（二）按问题特征组合

即将反映同一事件、案件、人物、问题、业务活动和同一工作性质的文件集中组合在一起。这里所指的“问题”是文件内容所反映的主题，包括事件、案件、人物的处理、具体问题的发生和解决、某项业务工作活动的开展等内容。按问题特征组合，可以系统地反映出某一问题或某一方面工作的具体情况和全貌，能够反映事物发生发展的过程，体现其自身所固有的联系性和特点，符合利用者按问题检索文件的需求。例如，“××公司、××设备厂等关于张××挪用巨额公款的调查、处理材料”即是按照同一内容进行组合的。按问题特征组合文件时应注意适当把握“问题”的大小。由于对“问题”的理解不一，同一主题可以划分为宽窄不同的问题，例如，“职称评聘工作”这一主题，可以“职称评聘”为一大“问题”，也可以分解为“初级职称评聘”“中级职称评聘”“高级职称评聘”三个相对小一些的“问题”。一般来说，同类性质或同一主题的文件，可以根据文件数量的多少或重要程度等将其归纳为“大问题”或分解成“小问题”。

（三）按时间特征组合

即将属于同一年度或同一时期的文件组合在一起。所谓时间特征，即文件形成的时间或文件内容所针对的时间。现行各类社会组织中，文件归档整理大多按自然年度（1月1日—12月31日）进行，基本上能体现出文件的“形成时间”与“文件内容针对时间”的一致性。但是，实际工作中也会出现文件的“形成时间”与“内容针对时间”不一致的现象，例如，本年度形成的针对上年度的工作总结或者针对下年度的工作计划等文件，在文件分类组合时这类文件往往不是看形成文件的时间，而是看文件内容所针对的时间，以便更好地保持文件的联系性。

按文件形成时期组合，是指按文件形成时间划分的若干阶段进行组合，会议纪要、会议记录、简报、统计报表等类型的文件材料适于按时间时期组合。

在现行各类社会组织中，文件均是在同一个年度内进行分类组合整理，无积存文件，本年度初能够完成上一个自然年度文件材料的归档整理工作，此时，“年度”就不再作为时间特征，只需在“年”内寻求更加具体的“季度”“月”等时间特征进行组卷。例如，“××局2006年1—6月行政办公会议记录”“××厂2007年第一、二季度会计报表”等即是按这种方式组合文件的。按时间特征组卷，有利于保持具有同一时间特征的文件之间的联系，可以使利用者从“纵向联系（即历史联系）”中去认识、把握机关工作活动的发生、发展过程及其影响，便于以时间为线索检索文件。(www.xing528.com)

（四）按名称特征组合

即将文件名称相同或性质作用相同、相近的文件集中组合在一起。文件名称，即文种，它概括地揭示出文件的性质与制发目的和要求。在我国，国家以法规的形式规定了通用文种，如命令、指示、请示、批复、报告等，还有适用于一些专门领域里的合同、协议书、会计报表、条例、办法、国书、照会等专用文种。按文件名称特征组合，可以反映出组织中不同职能活动方式，便于区分文件的不同价值。一般情况下，会议记录、计划、报告、总结、命令、指示、决议和合同、统计报表等都可以按名称特征组合。

在文件数量不多时，还可以灵活运用按名称特征的文件组合方法，即将名称相近、保存价值相近的文件合并在一起，如决议与决定，条例、规定、办法与章程等，指示、意见和指示性的通知，计划、安排、工作要点与规划，报告、总结、汇报与工作情况等。例如，“×××办公厅有关文书、档案工作的规定、办法等”。使用文件名称特征立卷时，要注意“名”与“实”不相符的现象，即有的文件虽然名称相同，但其性质本质上是不同的。例如，同是“通知”，“任免通知”与“会议通知”性质不同，“任免通知”与“决定”的效用相近，“会议通知”只是一般事务性的通知。前者对发文和收文单位（或被任免人个人）来说都应永久保存，而后者做短期保存即可。所以立卷时不能只根据文件上标明的文件名称判断文件的价值，还应注意“一名多用”的现象，具体分析文件的内容、性质和保存价值，更准确地表现出文件之间的类型特征，以满足人们从文件名称角度利用查找文件的需求。

（五）按通讯者特征组合

即将本单位与某一单位之间就某一个特定问题进行工作协商和联系而形成的来往文书集中归类组合。所谓“通讯者”，是指因处理工作问题而产生往复文件的双方机关。

按通讯者特征组合实质上仍是按作者特征组合，只不过是将作者限定在两个互发文件的单位之间，这种方法有利于将两个单位的问复性质的文件有机地组合在一起，其文件名称也可以使用一个特殊表达形式——“来往文书”。如“××工业局与××教育局关于职工培训、技术交流问题的来往文书”“××大学与××部队关于学生军训问题的来往文书”等。特别要注意的是，不能将本单位与某一单位相互来往的全部文件按此方法组合。按通讯者特征组合主要针对具有问复性质的文件，由问文与复文组成。

（六）按地区特征组卷

按地区特征组卷，即将内容涉及同一地区的文件组合在一起，如可以把文件内容涉及的一个省、一个市、一个县等的文件组合在一起。这种方法一般多用于上级机关针对下属机关的来文、调查统计材料和某些专门文件的组合。按地区特征组合文件，便于反映同一地区的工作情况或有关该地区同一问题的处理情况。例如：“成都市粮棉增产计划、总结”这一组文件的主要特征是地区特征（成都市），文件内容针对的范围限于成都市而不是其他地区或单位。需要注意的是，不要混淆地区特征与作者特征。有时二者是一致的，如上例中文件的作者所在地区与文件内容所针对的地区皆为成都市；有时二者又是不同的，如“国务院关于长江流域各省市共同发展经济的规划、方案、论证报告等”，作者是“国务院”，而内容所针对的地区是“长江流域各省市”。

除上述文件组合特征之外，还可以根据人物、文件载体等其他特征进行文件组合，如对一些著名学者、社会活动者、著名家族可以按人头或家族为单位组合文件材料。在实际工作中选用哪种方法要具体研究本机关、本单位文件的结构与成分，一般要求选择最能够维护文件之间有机联系、便于保管查找利用的组合方法。