（一）拟稿
拟稿，又称草拟、起草、撰拟，即文件承办人员草拟文稿的过程，是文书处理的起始环节和中心环节。拟稿要领会写作意图，符合国家法律、法规、政策和其他规定，内容真实反映客观实际，提出的政策、方案、措施切实可行，格式符合规范。拟稿的过程分写作准备、文书起草和文书修改三个阶段。
1.写作准备
授受意图，领会领导想法，明白上级有关精神，全面掌握本单位实际情况，广泛深入地搜集写作素材，核实情况的真实性、数据的准确性、引用材料的可靠性，并注明材料出处。根据写作意图和材料提炼观点，运用材料构思提纲，并选用正确的文体。
2.文书起草
这一阶段是构思好提纲后，写出文章的基本写作框架，运用合适的表述方式和表达方法，进行写作。文章开头部分的写作，可用目的式、根据式、概况式、提问式，主体部分的写作可用纵贯式（以时间先后为序）、并列式（以围绕中心观点展开并列的说明为序）、递进式（以逐步深入的逻辑推理为序）、交错式（即综合此前三种方式），结尾方式可用定型式（如“特此通知”“妥否，请批示”）、总结式（决议、工作总结、领导讲话多用此种方式）和号召式（常见于表彰性公文）。需要注意的是，要规范运用语言，讲究公文的语法逻辑、修辞和格式，做到准确、严密、规范、平实、顺畅，并正确使用词句、标点等。
3.文书修改
文稿修改实际上贯穿整个写作过程。要先从整体审视，了解思想与布局，然后对细部进行修正，进行文字修改。主要工作包括：查立意，看是否准确反映意图，有无政策冲突；查材料，看其是否真实、典型；查措施，看其是否切实可行；查结构，看其是否紧凑、布局合理、条理清晰、重点突出、衔接顺畅；查文字，看其逻辑、语法是否正确，语句是否通顺，用词、修辞是否合适，纠正内容重复、错字、错词和标点误用等。此外，还要看文体、格式、体式、语气等方面。
（二）审核发文
审核发文是指文件的草稿在送交单位领导人审核签发以前，秘书部门对文件的内容、体式进行的全面审核和检查，也称为核稿或校核。公文审核是文书处理的关键环节之一，基本任务是协助单位领导人保证公文的质量。办公室要对文稿进行一系列的审查和把关工作，其中审核文件的重点有四点。
（1）核查行文方面，核查是否确有所需（可发可不发的不发），以什么名义行文（以单位名义或部门名义），行文方式和行文规则是否恰当，涉及其他部门和地区的问题是否协商一致并经过会签。
（2）核查内容方面，核查是否符合法律、法规、政策和有关规定。所提要求和措施是否明确具体，是否切实可行。
（3）核查体式方面，核查文种是否恰当，格式是否符合要求，发文范围、秘密等级、缓急时限等是否正确。
（4）核查文字方面，核查表述是否准确、简练，条理是否清楚，语法是否规范，有无错别字，标点使用是否得当等。
以上审核是签发前的审核，还有一次审核在文件印制前，也称为复核。
（三）签发
签发，即签署姓名同意印发。签发是单位领导人对文稿的最后审批的过程，表示同意文稿印发后，就成为文件的定稿。文稿必须坚持先核后签，避免公文倒流现象而导致的决策不准确和效率低下的危害。签发的定稿是打印正本的依据，也是加盖印章的依据。签发是领导行使职权的必须法定程序，是文件形成的关键性环节。
1.签发的类型(www.xing528.com)
（1）依据职权的划分签发
即以单位名义发文，由单位负责人签发；以部门名义发文，由部门负责人签发，但当文件内容涉及重大问题时应送主管领导加签；领导有分工的按各自职权范围签发。重要内容须领导层集体研究通过，然后主要领导人执笔签发。
（2）授权代签
如单位法定签发人外出期间，可根据授权或委托其他负责人签发，事后法定签发人阅知。代签发时应注明×××代签。
（3）会签
需几个单位或部门联合发文，应由主办单位负责有关联署单位或部门的领导人会签。首先是主办单位或部门签发，然后根据具体情况一一送相应单位或部门负责人签署意见。
2.签发要求
签发人在签发时，必须对文件内容和文字进行审阅。因为签发意味着对文件内容和文字负完全责任。在签发过程中发现问题需做重大修改时应做出明确批示，拟稿部门重新修改后，再做签发。
签发要意见明确。在签发栏写明意见，如发、同意印发、急发等字样。领导签发后正式印发前文秘部门还应该进行以下方面检查：审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、完备、准确、规范。
3.文件的注发
注发是在签发之后由文书人员在定稿上批注缮印制发要求的活动。通常包括六项内容。
（1）明确具体发文范围，明确阅读范围的级别限制，标注或审核发文的紧急程度和保密等级，确定印发份数、印制和发出的时间。
（2）明确缮印方式与发送方式。
（3）编写发文字号。
（4）进行版式或缮印格式设计。
（5）向催办部门或人员销办。
（6）注发过程中还可对文稿再做一次技术性审核，即复核。
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