（一）分发
分发，也叫分办，指文书人员在文件拆封登记后分送给有关领导、有关部门等各个办文对象阅办。分发的要求有六点。
（1）属于已有明确业务分工的文件，应分发到有关主管部门处理。
（2）有的文件没有相对应的部门，在分送时按前例执行。
（3）来文单位是复文的，如复函、批复，直接送给相关部门。同时应该让领导人知晓。
（4）对方针政策性的、事关全局的重要文件及文书人员判定不了承办部门的文件，应先送办公室负责人注明意见，然后再根据意见分发与处理。
（5）阅读范围明确的参阅性文件，可直接组织传阅。在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分送。
（6）文件的分发要建立登记交接制度，履行签收手续。
（二）传阅
文件的传阅是指单份文件或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经单位各位领导人和工作职责范围内的一些部门阅知时，由文书人员传递给他们进行阅读。传阅文件必须注意以下几个问题。
1.根据级别高低顺序传递
传阅对象顺序应为先单位的主要领导人，次主管的领导人（分管领导人），再主管部门，最后是需要阅知的对象。传阅对象的次序，也可根据实际情况灵活变通。如主要领导人出差在外时，不必非等其返回，主管的领导人也可先传阅。对于一些重大、紧急问题则须通过电话等方式请示、报告。
2.杜绝文件的横向传递
一般情况下，传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为轮辐式传阅。以文书人员为中心，看完一份就退回文书处理部门，再由文书人员往下传，不能脱离文书人员自行传阅。对文件的去向要实时控制。
3.传阅文件有时间限制
尤其是对于有办理时限的文件，更要严格控制传阅时间。
4.严格控制阅知范围
有条件的单位，应开辟专门的阅文室。文书人员和传阅者都要注意保管好文件，特别是密级文件要按照限定范围传阅，无关人员不得随意接触。
最后，要在传阅文件的首页附上文件传阅单，阅后签上姓名、日期。
（三）拟办
拟办指秘书部门对收文进行阅读后提出的初步处理意见，供领导人批办时参考。拟办是发挥秘书部门文件处理和参谋辅助作用的重要途径和节省领导时间的有效措施。拟办意见是否准确恰当，对领导批办、文件执行和机关工作效率有直接影响。拟办人必须努力吃透拟办文件的精神和需要解决的问题，提出切实可行的方案，有的方案要说明利弊，有的方案还要附以相关参考资料和背景资料。秘书部门收到文书人员分送来的文件，应认真阅读，提出拟办意见，送请单位领导批办，然后送有关部门办理。
拟办文书的工作步骤有三个。
第一，区分拟办范围。
需写拟办意见的文件包括四种。
（1）上级单位主送本单位并需要贯彻落实的文件。
（2）平级单位或不相隶属单位主送本单位需要答复的文件。
（3）一些重要的、保密性较强的资料以及所属部门、下级单位主送单位的情况报告和信函。
（4）本单位所属部门或下级单位主送本单位需要答复的文件。
第二，做好拟办准备。
认真阅读文件，吃透文件内容，做好以下准备。
（1）初步确定需拟办和阅知的范围。
（2）确定来文中提出了什么问题，是否需要办理。
（3）确定哪位领导分管，哪个部门承办。
（4）明确来文密级和轻重缓急。
第三，写拟办意见。
拟办意见应写在文件处理单上。拟办意见的文字要求简明扼要，不要展开阐述，写完拟办意见后要签署拟办人姓名和日期。写拟办意见的具体要求有三点。
（1）对上级单位主送本单位并需要贯彻落实的文件，要根据文件的要求和需要落实的问题，提出拟请哪位领导批示，由哪个部门承办以及需送哪些领导和部门阅知的意见。(www.xing528.com)
（2）对本单位所属部门及下级单位主送本单位需要答复的文件，要根据文件所请示的需要答复的问题和要求，提出由哪个部门承办和如何办理的拟办意见。
（3）对平行单位和不相隶属单位主送本单位需要答复的文件，要根据文件提出需要办理的事项，商洽的问题，提出由哪位领导审批或由哪一部门承办及如何办理的拟办意见。
（四）批办
批办是指单位领导人对送批的文件最终如何处理所做的批示和要求。这是领导行使职权的过程，是收文处理中最重要的步骤，属于决策性的办文环节。批办工作的主要步骤有三个。
第一，写拟办意见。批办人签署批办意见有三种情况。一是领导人按分管职权签署意见。二是主要领导人不在场可授权或委托副职签署意见。三是对于不重要的事务性文件可由文秘部门负责人签署意见。
第二，仔细阅文。批办人在批办前既要看拟办意见，又要对原文进行阅读和思考。
第三，签署意见。批办意见要写在文件处理单上的批办意见栏内，并签署批办人的姓名和日期。批办应明确具体，表态明朗，标明承办部门、人员、时限、牵头部门、会同部门等要求，批办用语一般为肯定，注明请谁办理，请谁审阅、研究等。
（五）承办
承办是指单位有关部门或人员根据领导人的批示意见，按照来文的要求进行具体工作或办理复文的过程。承办有两层意思：一是指具体的承办工作，一是指复文的承办工作。文书工作的承办属于办理复文，主要是指文件的起草、转发和文字材料的整理等工作。承办文书的程序有三个。
第一，明确时限。分清轻重缓急，务求时效。
第二，抓好落实。认真阅读文件和批办意见，落实措施。
第三，分工合作。明确主办和协办，协调配合，不相互推诿。
对所有承办文件，都要有反馈和答复，即使不能办理的也要向交办部门说明。承办是收文处理的最后程序，也是发文程序的开始，属于文书处理环节的核心部分。
（六）催办、查办
1.催办
催办也称督办，是按照办理时限和要求对办复文件的承办情况进行监督和检查。分对内催办和对外催办两种。对内催办是对单位承办文件撰制的部门或人员进行检查和督促；对外催办指单位之间的催办，催促受文单位尽快答复发文单位提出的问题或询问的事项。催办可加速文件的处理工作，提高单位工作效率。一般由文书工作人员或专门机构、人员负责。催办可根据不同情况分别采用当面催办（口头催办）、电话催办、书面催办（发便函、催办单）以及会议催办等方式。其中当面催办最为有效。
文书催办的具体步骤有三个。
第一，确定催办形式。根据具体情况选择是当面催办、书面催办、电话催办、传真催办还是电子邮件催办作为合适的形式。
第二，催办情况登记。无论采用何种催办形式，催办人员都应及时记录催办时间、方式、联系人姓名及文件办理情况，以便掌握工作进展和催办工作的情况。
第三，办结文书登记。收文办理完毕，既要求承办人在文件处理单上注明承办经过及结果，还要求催办人在催办登记簿或催办单的相应栏目注明文件办结的方式与时间。
2.查办
办公室或秘书部门按照单位领导人的批示或意见，通知、催促有关单位或部门检查所承办文件的办理情况。
第一，确定查办形式。根据具体情况选择核查文件落实的形式。
第二，进行核查工作。根据领导指示或需要对相关文件办理情况进行检查。
第三，查办公文反馈。将公文查办的情况及时反馈给领导。
第四，查办公文登记。对查办公文的情况进行登记。
查办与催办的区别为：查办查的是文件要求事情的具体办理情况，催办催的是复文的办理情况。
3.催办注意事项
对于以下几类文件要务必催办：单位领导人指定必须催办的文件，有明确的时限要求、需按期办复的文件，长时间无意见反馈或无处理结果回报的文件。但催办也要注意方式，须注意以下四点。
第一，单位应建立必要的定期催办制度，明确工作职责，使催办工作走向制度化、经常化、规范化。
第二，秘书人员在催办过程中要讲究说话的态度、方法，切忌居高临下、话大气粗、态度生硬。有时需把握时间和场合，讲究催办艺术。
第三，加强情感交流和思想沟通，注意发现承办单位遇到的困难并帮助排除。
第四，及时向主管领导汇报催办情况。
（七）注办
注办也称结办，指对文件承办的情况和结果，由经办人在文件处理单上所做的简要说明。需要办复的文件，办完后要注明已复文，并注上复文的日期和文号；不需复文的文件要注明已办、已阅等字样，并注明时间、地点、交办人员及主要内容等要素。注办文字可写在文件首页的右上方，附有文件处理单的，要在文件处理单上的适当位置记录。注办应随时进行，不要拖延，以免今后记忆不清、不准或缺乏相应的记录，影响工作效率。
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