（一）签收
签收，作为文书处理工作的一个环节，指负责内外收发的收件人收到邮局、机要通信部门或专人送达的文件材料时，在对方的送文簿、文件投递单上签字并加盖公章或出具收条。
签收过程中不接触文件内容，只收信封或文件包的情况称为外收发（通常收发室负责），逐份清点接收文件称为内收发（通常由文件处理人员负责）。签收时要逐页清点、认真核对，涉密文件及紧急文件要尤其仔细查对。发现问题时要第一时间向发文单位查询。如果是错送，应拒收或退回发文单位；如果收件数和文件清单数不一致，必须查明；签收时应注明收到的日期，特急件要精确到几时几分。收发人员必须做到清点核对准确无误后，才能签名收下。从收文处理程序来看，也有的将签收称为点收。
签收之后就要进行拆封，拆封也有一定的标准和要求。拆封也叫启封，是内收发的文书处理人员特有的职责（其他人员无权擅自拆封），而且只能对写明本单位或本部门收启的封件进行拆封。对于写明领导人亲启、亲收的封件，应由领导人本人拆封或由领导人的委托人代拆。如是密件，应交机要部门拆封，视情况有的也可由一般办公室人员拆封。拆封要注意以下几点。
（1）注意保护封内文件完好，如是初次发生工作联系的单位，来文封皮应留存（以保留信封上的联系方式备日后查用）。
（2）注意将封内文件倒净，包括附件、发票、单据、照片等都要妥善保管（现金等送财务部门处理）。
（3）封内有回执单的要及时将回执单填好发回来件单位。
（4）群众或员工来信的，应将信封别在来信后面一并处理。
（二）登记
收文拆封后，在文件首页的右上角加盖收文章并进行登记。收文章的项目有：本单位的名称（预先刻好）、收文日期（填写）、收文字号（填写）、文件份数（填写）等。登记包括收文登记和发文登记，这里先介绍收文登记。登记记录了文件的基本要素项目和内容（具体设置依实际情况而定），有利于文件的整理、归档和利用。其主要作用为：便于管理和保护文件，防止积压和丢失；便于检查和检索文件；便于统计文件；便于文件催办；是核对与交接文件的凭据。因此必须建立文件登记制度，以防文件遗失或收文出错。
1.登记的形式
（1）簿册式
就是在登记簿上预先标好的栏目中填写，是最常见、最简单的登记形式。收发文要分开登记，每年起码要有2本。适用于文件不多的小型单位。
（2）卡片式
即用单个表格（卡片）登记一份文件。用卡片登记有优点（灵活），也有缺点（数量多容易乱，易丢失）。在实际中用卡片登记的很少。
（3）联单式
用复写纸一次复写二联、三联甚至四联的方式登记。联单式设计比较复杂，一般每一联的上半部分为文件基本内容，下半部分根据需要涉及不同栏目内容，至于选用哪几联根据需要而定。适用于文件数量较多的大型单位。
此外，还有电脑登记，即直接通过办公软件进行的登记，但要防止因未备份或未打印成纸质形式而造成的电子资料丢失的情况。
2.登记的方法
（1）分级登记。即按来文单位的级别进行登记，如政府机关的行政公文按国务院、省政府、市政府等层级分开登记。(www.xing528.com)
（2）分类登记。即按收文业务性质分类，如分为党务、行政、人事、销售、公关、研发等类别进行分别登记。
（3）分文种登记。如按通知、请示、函、纪要、合同、规章制度等分别登记。
（4）按时间顺序登记。即不分级、不分类也不分文种，只按收文先后的顺序，编写年度的收文流水号的登记。也有按上级、下级、平级单位进行登记或按密级或缓急时限分别登记的。这些方法各有利弊。目前，使用分级、按时间顺序登记的方法居多。各单位应根据各自实际选择最合适的方式。
3.登记的要求
无论采用什么方法登记，都是为了日后查找、利用，因此需要做到以下几点要求。
（1）有利于文书的运用，便于处理，服务文书管理的整体目标。
（2）力求减少登记层次，简化手续，提高文书处理效率。
（3）做到登记准确无误，保守秘密，最好将秘密文件与非密级文件分开登记。
经过登记的文件就成了“账内文件”，由于多种原因，还会有许多“账外文件”，如文件直接由人带回，或未经过收发，直接寄给了业务部门，或领导人参加会议带回的文件等。当然，也不是所有来文都必须登记，如公开的出版物、一般性简报、请柬、便函等则不需要入账。总之，根据实际来完成这项基础性的工作，会为平时归卷和日后的档案工作都打好基础。
（三）审查
收到来文，特别是收到下级单位上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审查。审查的内容和重点有三点。
1.审查确定性
审查确定性指确认是否应由本单位办理，如不是则及时联系发文单位并退回。
2.审查合法性
审查合法性指形式上是否符合行文规则，包括行文方向是否正确等；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定等。
3.审查规范性
审查规范性指审查文种使用、公文格式等是否规范。
对上级或非隶属关系的单位，一般不必审查，但若有上述问题，同样需要与对方单位联系，以便查明情况，退回处理。
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