文书处理的要求和作用-《文书与档案管理》专家指导

（一）文书处理的要求

1.依照规范进行处理

文书处理必须坚持依法行文，必须严格遵照党和国家的法律法规执行，不能存在违法内容，处理程序上也要符合法定或规定手续，同时不能有越权制发或不按照规范处理的行为。

2.提供高效便捷服务

文书处理是为实施领导和管理的工具，必须讲求工作效率。要及时、迅速提供高效服务，反对拖拉、积压和迂缓，以免耽误公务执行。在文书处理的各个环节都要有时间观念。科学设置文书处理部门，明确职责和工作程序，尤其要坚持急事急办，特事特办，大事要事不得延误，同时还要加强督办。在技术上也要推行公文处理现代化，利用电脑、网络、传真、扫描仪、激光照排等现代技术手段提高工作效率。

3.准确周密保证质量

提高文书处理效率的同时必须保证公文处理质量。一丝一毫的偏差都有可能导致工作上的被动。在文书处理的各个环节都要坚持“好”字当先，不能因为“快”而导致文书处理工作的失误。因此要不断提高业务水平，科学组织文书处理工作，准确细致地提供服务。

4.坚持集中统一管理

集中统一管理是为了保证文书处理的规范统一。由统一的管理机构负责文书处理工作的领导和管理，或有专人负责该项工作。要健全文书处理工作网络，大力推行文书处理的制度化、标准化、科学化进程。

5.严守各项保密制度

文书处理是一项保密性很强的工作。在文书处理过程中务必要保证文书的绝对安全。这里的安全不仅仅指密级文件，也包括涉密文件或关系组织利益不宜外传的材料。一方面要保证物质上的安全，做到不丢失、损坏和被盗；另一方面要保证信息的安全，严格遵守保密规定，防止泄密、失密。为此，必须提高保密意识，增设安全保密设施，在信息网络技术发达的今天尤其要防止计算机泄密。(www.xing528.com)

6.改进作风，厉行精简

文书处理是指导工作的重要工具，但不是唯一工具。对文件不可迷信，要坚决反对文牍主义，摒弃没有文件就不能工作的想法。做不到精简，整天忙于应付“文书会海”，而无暇顾及实际工作，文书处理就会成为工作的障碍和推卸责任的借口。

（二）文书处理的作用

文书处理是办公室工作的重要内容，是公务管理的重要手段，对于指导工作起着重要作用，这也决定了文书处理的重要地位。

1.文书处理是上下、左右、内外沟通的枢纽

文书处理是一项综合性的服务工作。文书处理通过对文书制作、办理、管理等环节履行其指导公务的应有使命，从而促进组织正常高效运转。文书处理涉及上级和下级部门，对上报告、反映情况，对下传达、部署工作，从而使得上情下达、下情上传，起到承上启下的关节作用。文书处理同时涉及同级各职能部门，对于协调各方关系、处理涉及多个部门的复杂工作起着纽带作用。此外，文书处理还肩负着与外单位沟通配合的重要作用，有利于保持组织对外部环境的良好适应性，它是组织工作效率、质量的保障，能够帮助组织争取支持、改善形象、提高声誉。

2.文书处理是提供参谋辅助和服务决策的重要工具

文书处理工作可以减轻领导处理文书方面工作的负担，协助领导整理、区分轻重缓急的公务，从而使领导集中精力处理重大事务。文书处理工作过程中提出的工作建议和可行性方案，可供领导取舍和考虑，从中提供的有价值的信息，供领导决策时参考。文书处理工作还可以起到拾遗补阙的作用，提醒领导有关事项。同时，通过对已决策的事情的落实、督促、检查、反馈等，可使得决策更加科学。

3.文书处理是提高档案工作质量的前提和基础

文书处理能够促进档案工作的开展。档案工作中的大量公文等资料都来源于文书，文书处理的效率与质量直接影响着档案工作的水平。提高文书处理的规范性，能够帮助档案工作更加有效地进行。因此，从源头做好文书处理对于档案工作有着十分重要的意义。