《文书与档案管理》中的档案编研，提高档案可用性，实现及时价值

广义的档案工作同义于档案事业，是指管理档案和档案事业的活动，包括档案行政管理工作、档案馆工作、档案室工作、档案教育工作、档案科学研究工作和档案出版工作等；狭义的档案工作是指档案管理工作，即档案收集、鉴定、整理、保管、检索、信息开发与提供利用、统计等实践活动，通常就是档案室（馆）开展的业务工作。

（一）档案工作的内容与性质

1.档案工作的内容

档案工作的具体内容可谓纷繁复杂、丰富多彩，但归纳起来主要有八个方面的内容。

（1）档案收集

档案收集是指档案馆（室）接收或征集档案和其他有关文献的活动。收集的任务是实现档案从相对零散向集中的转化，并为国家和社会积累档案财富。通过收集工作，为档案的系统保存与有效利用奠定基础条件。

（2）档案鉴定

传统意义上的档案鉴定，主要是指鉴别档案真伪和判定档案价值的活动。档案鉴定的目的，一是尽量地保管应该保管的档案，二是确保档案的真实可靠，三是区分重要与相对次要的档案，使档案保管机构的人力、物力和财力能够充分发挥作用。随着电子档案数量的不断增加及其管理与利用的日益普遍，对电子档案的鉴定除上述内容外，还包括进行必要的技术鉴定，确保其运行与识读顺畅。

（3）档案整理

档案整理主要是指按照一定的原则，系统地对档案进行全宗区分以及全宗内的分类、排列、编目、组合包装等，使之从相对“凌乱”转变为“系统”的有序化过程。通过档案整理工作，使来源广泛、内容复杂、形式多样、数量庞大的档案条理化、系统化，为科学保管、有效检索、系统开发和全面利用打下坚实基础。

（4）档案保管

档案保管是维护档案信息及其载体的完整与安全的活动。档案保管的内容主要是两个方面，首先是与各种损害档案信息及其载体安全的因素进行不懈的斗争，其次是维护档案及其信息存储的有序性。保管的目的与任务一是实现档案“延年益寿”，二是通过科学管理“方便利用”。

（5）档案检索

档案检索是指存储和查找档案信息的过程。通过档案检索工作，可以多途径、多形式地揭示档案的内容与成分，提供检寻档案的手段与方式。

（6）档案信息开发

档案信息开发即是科学地“开掘”与“发现”档案的价值与作用，并通过适当的渠道、适当的方式、适当的方法适时将其传递给用户，以满足社会利用需求的活动。就我国的档案信息开发实践而言，一般就是“档案编研”。档案编研是指在研究档案和社会需要的基础上，按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。通过档案编研工作，一方面可以发现档案的有用性，而且可以提高档案的可用性，有效满足社会需要，及时实现档案价值；另一方面，通过编研，不仅有利于让档案信息以编研成果形式长远流传，而且还有助于延长档案原件的寿命。

（7）档案利用服务

档案利用服务也叫“档案提供利用”，是指档案部门通过阅览、复制、摘录、上网等方式，向利用者及时、准确地提供其所需档案信息进行使用的活动。档案利用服务既是档案管理工作根本属性的体现，也是档案管理工作的最终目的。有效地利用服务活动，可以使档案和档案管理实践活动的价值得以体现和实现。

（8）档案统计

档案统计是指对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。通过档案统计工作，可以让人们对档案“胸中有数”，并反映出档案工作的成绩或不足，有利于促进档案管理水平与绩效水平的不断提高。

2.档案工作的性质

（1）档案工作是一项服务性的工作

档案工作，就其实质性的基本内容和作用方式而言，主要是通过管理档案和开展档案信息资源利用服务活动来满足社会各方面需求，为生产、建设、管理、服务等社会活动的顺利推进并取得实效提供必要条件的工作。档案价值和作用的实现，档案管理劳动的价值和作用的体现，具有“间接性”，必须以社会有关领域的用户的实际有效利用为“媒介”，并通过用户利用后创造的经济效益与社会效益反映出来。因此，档案工作具有显著的服务性，档案工作者必须树立坚定的服务思想，富有“绿叶”精神。

（2）档案工作是一项管理性的工作(www.xing528.com)

第一，档案工作自身是一项以档案为管理对象的专业性管理工作，自身有一套科学的管理理论和管理方法、管理技术，有其特殊的规律和丰富的科学内容。

第二，档案工作是社会管理和其他专业管理工作的重要组成之一。从系统论的观点看，档案工作这一相对独立的管理系统是处于不同规模和层次的更大管理系统之中。一方面，档案管理工作融于其他管理工作之中；另一方面，其他管理工作也离不开档案管理工作。例如，人事管理离不开人事档案，财务管理离不开会计档案，教学管理离不开教学档案，人事档案工作、会计档案工作、教学档案工作分别融于人事、会计、教学等管理工作之中，并成为其实施管理的基础性工作。

（3）档案工作是一项具有文化性的工作

档案具有文化性，是一种重要的文化资源。因此以档案为基本管理对象、以档案为服务社会的基本条件的档案工作，自然也成为具有文化性的工作，甚至可以说是文化工作的重要组成。特别是档案馆工作，因其在人类社会文化传承中的作用决定了它显著的社会文化性，主要表现在：档案是社会文化的组成部分，档案馆具有保存历史文化遗产的作用，档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用，档案馆具有社会文化教育的作用，档案馆具有发展科学文化的作用。

（4）档案工作是一项具有政治性的工作

这主要表现在三个方面。第一，服务方向是其政治性的集中表现。如果服务的方向错误，不但不会使档案发挥它为党和国家服务的作用，相反还会起到危害党和国家利益的后果。第二，机要性是其政治性的重要表现。第三，档案工作是存信史、留真实的工作，基本使命是维护历史本来面貌。因此，档案工作者应当增强党性原则，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，坚持实事求是，保护档案不受破坏和歪曲，并积极地用档案去印证历史、校对历史。

（二）我国档案工作的基本原则

1.统一领导，分级集中管理国家全部档案

（1）统一领导，统一管理

统一领导，是指国家档案工作由国务院统一领导，地方档案工作由地方各级人民政府直接统一领导。《档案法》第四条规定：“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。”统一管理，是指国家档案局对全国档案事业进行统一的宏观管理，全面规划、统筹安排，制定统一的制度、标准、规章等；地方和专业（行业）的档案工作由地方档案行政管理部门或中央专业（行业）主管部门统一实施业务管理。

（2）档案工作，由各级档案行政管理机构统一地、分层次地进行监督和指导

全国各机关、企事业单位档案工作和各级各类档案馆工作，均由相应的各级档案行政管理机构进行统一的指导、监督、检查。同时，各机关、企事业单位的档案机构和各级档案馆，必须按统一的规章制度和办法实施档案管理，不得自行其是。

（3）档案由各级档案机构分别集中保存，并实行党、政档案的统一管理

各机关、团体、企事业单位等组织形成的全部档案，必须统一由本单位档案机构集中管理，不得由承办单位或个人分散保存，更不得据为己有；需要长久保存的，应按规定集中到有关档案馆保管。《档案法》把不按规定或不按期移交档案视为违法行为。一个社会组织的党、政、工、团、妇联等工作中形成的档案，由统一的档案机构进行管理；需要长久保存的档案，统一集中于有关档案馆保存；各单位的档案管理工作则按管理体制和管理权限，实行在国家档案局统一掌管下，以专业主管机关为主，以各级档案行政管理机关为辅的管理体制，在纵向上实行“按专业统一管理”，在横向上由地方各级档案行政管理部门对本行政区域内的档案工作实行监督、检查和指导。

2.维护档案的完整与安全

（1）维护档案的完整

维护档案的完整，一是维护档案在数量上的完整，二是维护档案在质量上的完整。在数量上，要求将所有有保存价值的档案收集齐全，完整再现一个单位或一个地区等的历史面貌。在质量上，按档案的内在联系系统地整理，组成有机整体，不零散、不凌乱，系统反映完整的历史面貌。为此应注重在量中求质，质中求量，真正达到完整的要求。

（2）维护档案的安全

维护档案的安全，一是维护档案实体的安全，二是维护档案信息的安全。因此，在档案管理过程中，一方面要采用一切手段，尽量延长档案寿命，避免物质形态上遭受破坏；另一方面，既要对档案蕴含的机密内容采取保护措施，防止泄密失密，又要通过有效的技术与手段确保档案信息不被篡改，识读不会困难。

维护档案完整和维护档案安全，是对档案工作基本质量要求的两个方面，二者相辅相成，有机地联系着。

3.便于社会各方面的利用

档案管理工作所有的劳动，最终都是为了提供档案有效满足社会各方面的利用。因此“便于社会各方面的利用”是档案工作的出发点和归宿点，是档案工作的根本目的和终极质量检验标准，支配着档案工作的全过程。统一领导、分级管理和维护档案的完整与安全是手段性的，便于社会各方面利用才是目的性的，前者为后者提供组织、制度和物质基础保障，而后者则是前者的目的和方向。只有牢记“便于社会各方面的利用”，才能妥善地处理内外关系中的各种矛盾，把档案工作做得更有成效。

档案工作基本原则的三个组成部分是辩证统一的关系。统一领导、分级管理是核心，没有它做保证，就不会有完整与安全，便于利用的目的也难实现；维护完整与安全是手段，否则就不会有方便利用和有效利用；便于社会各方面的利用是目的，离开了它，维护完整与安全也就失去了方向和意义。所以，应该全面地理解和贯彻执行档案工作的基本原则。