档案的概念、分类和作用-《文书与档案管理》一书

（一）档案的概念和形成

1.档案的概念

档案是各类单位或个人在社会活动中直接形成的供保存备查的各种形式的原始记录。所谓原始记录，是指首次生成并以一定方式记录在某种载体上的信息。它包括行政文件、经济文书、科研设计材料、手稿、日记、书信、家谱、照片、录音、录像、数字化信息等。例如，单位在行政管理工作中形成并保留下来的决定、会议记录，在生产活动中形成并保存下来的生产计划、产品设计图纸，在商务活动中形成的客户信息记录、销售情况记录，在员工聘任和考核中形成并保存下来的表格，在财务管理中形成的会计凭证、报表等。

2.档案从何而来

（1）档案形成者的类型

档案形成者的类型非常广泛，就组织的角度而言，档案来源于依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的各种组织，即“法人”。它包括各级党政机关，各种工商业、金融保险业、房地产业、信息产业、服务业的公司，各类教育、科研、卫生、文艺、体育、社会福利机构，还有像学会、协会、商会等社会团体。档案在这些单位内是按照职责分工有规律地形成的。就个体的角度而言，档案来源于依法享有权利并承担义务的个人，即“自然人”，其中包括家庭、家族。在这个范围内，档案是以个人、家庭、家族为单位形成的。

（2）档案与其形成者的关系

首先，档案是其形成者在自身的活动中形成的，属于同一个形成者的档案之间存在着不可分割的密切联系。比如，一个企业进行管理、开展经营活动形成了工作制度、操作流程和规范、各种会议记录、各种合同和客户登记、产品生产或销售记录、产权证明、财务账目等，这些文件既是这个企业开展工作的工具，又记录了其活动的实际过程，是一个有机的整体，能够全面、系统地反映这个企业的历史活动面貌，因此，这些档案不能分散，应集中管理。

其次，在一定的时空条件下，不同形成者的档案之间会构成比较密切的联系。比如，某个化工集团总公司，下辖若干分公司，总公司与分公司之间的工作关系决定了它们的档案在内容上必然会存在比较密切的联系，这就要求属于同一个系统的各单位的档案也应适当集中管理。

3.档案如何形成

档案是单位或个人在现实工作中形成和使用的各种文件的转化物。由于单位和个人的社会职能、活动方式、沟通渠道不同，因此，其档案在形成过程上也存在一定的差异。个人、家庭或家族的档案以手稿、日记、书信、契约、账册、家谱、音像材料为主，一般在形成之后经过一定的整理，进行有序积累，就可以作为档案保存。而单位档案的形成过程比个人档案要复杂一些，它们一般都要经过一系列的工作程序之后才能形成。在这里我们以单位的档案为主描述和分析其形成过程。

（1）处理完毕的文件才能成为档案

档案是从文件转化来的，档案与文件是同一个事物的不同运动阶段。文件是单位开展各项工作的办事工具和沟通媒介，具有时效性，而档案的主要作用是备考。所以，只有当文件处理完毕以后，不需要在单位的现行工作中运行了，才可以作为档案保存。

在这里，文件的“处理完毕”是指其完成了文书处理程序。值得注意的是，文件的处理完毕与文件内容所针对事务的办结并非完全同步。在实际工作中，一些文件内容的办结与文书处理程序的完结可以同步，比如《××机械设备公司关于开展青年职工技能大赛的通知》，这个技能大赛一结束，该通知的内容就办结了，其承办环节也结束了；而另一些文件在完成了文书处理程序之后，其内容仍然处于生效的状态，如法规类文件、政策性文件和契约类文件的内容往往在很长的时期内有效。那么，文件可以转化为档案的“结点”主要是指其完成了文书处理程序，而不是说文件完全丧失了现行效用。由此可见，文件处理完毕转化为档案之后，其中一部分丧失了现行效用，成为历史文件，另一部分则仍然具有法律上和行政上的效用，可作为现实工作的依据。

（2）对日后工作活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存

在现实工作活动中产生和使用的所有文件对人们今后的活动未必都具有查考利用价值，其中一部分文件在工作任务结束后，自身的利用价值随之完结，不需要继续保存；而另一部分文件则因为对今后的工作活动具有查考利用价值而被人们作为档案保留下来。因此，文件能否转化为档案需要人们通过鉴定来决定。文件的查考利用价值主要是指其在事实、证据、知识等方面对人们和社会的有用性。在文件向档案转化的过程中，查考利用价值是档案形成的关键因素和条件。只有具有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。因此，“有文必档”会导致档案质量的良莠不齐和管理资源的浪费，而不重视积累档案则会造成工作的被动和历史的空白。

（3）经过归档处理保存起来的文件，才最后成为档案

文件是伴随着单位完成各项工作任务的过程而逐渐生成的，这就使文件分散于各个承办部门或人员手中。文件的这种分散状态不符合档案管理与利用的要求。为此，人们需要将具有保存价值的文件集中起来，按照一定的规律对其进行系统化整理，并移交给档案部门，这就是归档处理。因此，可以说办理完毕、具有查考利用价值、经过归档处理的文件才能转化成为档案。

由此可见，档案虽然是由文件转化来的，但是文件不能自动地成为档案，其间必须经过有关人员开展鉴定和归档处理工作，才能使具有保存价值的文件最终转化成为档案。在这里，归档既是文件向档案转化的程序和条件，又是文件转化为档案的一般标志和界限。

4.档案的外在形式

档案的外在形式是指其外貌特点。社会活动中原始信息记录方式的多样性决定了档案形式的多样性。

（1）档案实体的构成要素

档案实体的构成要素包括档案的载体、档案信息的表达方式和档案信息的记录方式三个方面。档案的载体是指承载档案信息的各种物质。我国从古至今使用过的档案载体材料有甲骨、青铜、石材、竹简木牍、缣帛、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等；从发展进程来看，档案载体制造工艺中的科技含量越来越高，体积越来越小，越来越轻便，而它们所承载的信息量则越来越大。档案信息的表达方式包括文字、图示、图像、声音四种类型，例如，行政文件多采用文字表达方式，产品设计文件多采用图示或图像的表达方式等。档案信息的记录方式是指档案信息与档案载体结合的手段，包括刻铸、手写、印刷、晒制、摄影、录音、录像、录入、刻录等方式。

（2）文件用途的表示方式

文件有不同的用途，文件用途的表示方式就是文种名称。时代不同，文件种类以及名称也各不相同。我国封建社会时代的官方文件有制、诏、诰、谕、题、奏、表等。而现代社会，各单位在行政管理中有章程、条例、命令、决定、意见、请示、报告、通知、通报、公告、计划、总结等，在生产活动中有设计方案、工艺图纸等，在经济活动中有市场分析报告、市场预测报告、产品营销策划书、广告文案、报表、账簿、合同等。

（3）档案的版本

档案的版本是指文件从拟写到办理过程中所形成的不同稿本，如草稿、定稿、正本、试行本、副本等。在实际工作中，各单位都必须使用定稿、正本、试行本、修订本等经过正式程序制发的有效文本。当文件转化为档案之时，在版本上，第一，注重选择可靠程度最高的定稿、正本、试行本、修订本等版本；第二，一般只保留原稿、原本，不留存副本。所以，档案是以孤本为主，不像图书那样存在大量的副本。档案的版本特点给管理工作提出了更高的要求。

5.档案的本质属性

档案是原始的历史记录，这是档案的本质属性，也是档案区别于其他信息的主要特征。原始记录性作为档案本质属性的根本原因在于：档案是其形成者在工作活动中形成和使用的原始记录的转化物。首先，档案是原生的或首次生成的信息，而不是事后编写或制作的再生信息，因而具有原始性的特点；其次，档案的内容直接记载着其形成者工作活动的“现场”情况，可以客观地再现当时的情形，因而具有记录性的特点。原始性与记录性的有机结合就构成了档案所具有的独一无二的本质特征。

原始记录性是档案具有可靠的凭证作用的原因所在。因此，保持档案的原始记录性就成为档案管理与利用工作中的一项神圣职责。我们应该明确，无论何时何地，都不允许任何人改变档案的原始信息内容记录的状态；否则就会使档案失真，从而造成历史事实的扭曲。在我国，档案的原始记录性受到国家法律的保护。《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）规定，对损毁、涂改、伪造档案等行为，根据情节轻重，给予行政处分，直至依法追究刑事责任。因此，各单位的工作人员以及每个公民必须依法保护档案的原始面貌，维护好历史真实性的源头。

（二）档案的分类

档案的分类是指根据一定的标准，按照档案在来源、内容、时间、形式等方面的异同进行分门别类。我们可以从三个层面对档案进行分类。

1.档案实体分类

档案实体指档案原件，档案实体分类是出于保管的需要而对档案原件进行的分类，分类的结果是构成档案的保管体系。档案实体分类包括两个范围。

（1）全宗内档案的分类

全宗内档案的分类是对一个独立的单位或个人全部档案的分类，通过分类使该单位或个人的档案构成有机的联系，并能够显示出其历史活动的面貌。举例见图1-1。

图1-1 ××总公司全宗内档案分类

（2）档案馆档案的分类

档案馆集中了许多单位和个人的档案，为此，也需要实行分类管理。我国的档案馆对全部馆藏档案一般是按照全宗群的原则，根据档案形成过程中历史的、工作系统的或载体形式的特点进行分类。举例见图1-2。

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图1-2 ××省档案馆全部档案分类

2.档案信息分类

档案信息主要指档案所记述和反映的内容。档案信息分类就是对档案检索工具所存储的信息类别进行区分与组织。它是根据社会实践活动的领域以及单位或个人的职能分工，对档案内容进行划分。因此，档案信息分类的结果是建立档案信息检索体系。举例见图1-3。

图1-3 中华人民共和国时期档案信息分类

3.档案种类的划分

与前两者的分类不同，档案种类的划分属于对档案进行概念上的分类，所针对的是我国的全部档案。由于认识的角度不同，所以，形成了多种档案种类的划分方法。

（1）按照所有权划分

根据《中华人民共和国档案法》，我国的档案按照所有权分为国家所有的档案、集体所有的档案和个人所有的档案三类。

（2）官方对国家所有的档案的划分

我国档案行政管理机关从行政管理的角度对国家所有的档案进行了如下划分，如图1-4所示。

图1-4 中华人民共和国国家所有的档案分类

首先，按照历史时期将国家所有的档案划分为中华人民共和国时期的档案和中华人民共和国成立以前时期的档案两个部分。其次，按照政权的性质将中华人民共和国成立以前时期的档案划分为革命政权档案（革命历史档案）和旧政权档案两个部分。其中，中华人民共和国时期的档案是指1949年10月1日中华人民共和国成立以后所形成的归国家所有的档案；革命政权档案是指1919年五四运动至1949年10月1日，由中国共产党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等组织或个人形成的归国家所有的档案；旧政权档案是指中华人民共和国成立之前，除了革命政权档案之外，历代没落的政权机关、军队、企事业单位、党团或个人形成的归国家所有的档案。

（3）按照档案工作中通行的方法划分

在档案管理的实践中，档案工作者还将档案划分为文书档案、科技档案和专门档案三种类型，这种划分方法在档案界得到了普遍的认同。其中，文书档案主要指由各类单位在管理活动中形成和保存的各种书面文件，如命令、请示、通告、计划、总结、合同、市场调查和预测报告、营销策划方案、客户记录等；科技档案主要指由企业或科研单位在生产和科研活动中形成和保存的科技文件材料，如图纸、科研成果报告等；专门档案主要指除了文书档案和科技档案之外所有在专业活动中形成的档案，如会计档案、人事档案、诉讼档案、商标档案等。

（4）按照档案的载体形态划分

按照档案的载体形态不同，可以将档案划分为甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸张档案、照片档案、录音档案、录像档案、计算机磁盘档案及光盘档案等。

（三）档案的作用

档案的作用是指档案对人们的社会实践活动所产生的积极影响，同时，档案作用的发挥具有一定的规律性。了解这方面的知识对于我们做好档案工作具有重要的意义。

1.档案的基本作用

（1）确凿的凭证价值

档案是人类社会活动留下的原始记录，是确凿的证据，它可以作为人们见证历史的真凭实据，成为人们分辨事实、查证疑案、处理问题的依据。在经营、管理或维护权益的活动中，档案是单位不可或缺的凭证。

档案之所以具有凭证作用，是由档案的形成过程和形式特点所决定的。首先，档案从原始文件转化而来的形成过程，表明其内容是当时当事人活动的真实记录，而非事后编写或制作的材料；它客观地记载了以往的历史情况，是令人信服的证据。其次，从档案的形式特征来看，在形成和处理过程中，出于需要会在原始文件上留下一些标记，如机关或个人的印信，领导人的亲笔批示或签署，当事人的手稿或署名，现场的录音、照片、录像，电子文件的元数据及电子签名等。当文件转化为档案之后，这些标记必然保留于档案载体之上，成为真切的历史标记，可以确凿地见证历史事实。

（2）广泛的参考价值

档案不仅记录了历史过程和事实，而且也记录了人们从事各种活动的意图、思想、数据、成果、得失等。它可以为人们查考既往情况、总结经验教训、研究事物发展规律、从事发明创造、进行宣传教育等提供广泛而可靠的参考。与图书、报刊、资料相比，档案的参考价值具有自己的优势：其一，原始性和可靠性。其二，内容的广泛性。档案来源于各个历史阶段和社会实践活动的各个方面，内容涉及面极为广泛，是丰富的智力资源。其三，档案的参考价值是人们的工作活动能顺利进行的一个重要条件。我们如果在工作中能够及时利用档案，会起到节约时间和资金、提高效益的良好效果。

2.档案发挥作用的规律

档案的作用是客观存在的，但是其实现的方向、程度和方式却因时空环境的不同而有所不同，并表现出一定的规律性。

（1）档案作用从形成单位向社会扩展

档案对其形成单位和对社会的作用具有双重性和过渡性。档案对于形成单位的作用被称为第一价值，对于社会的作用被称为第二价值。在实践中，出于多种原因，档案的第一价值和第二价值往往不是在同一时间和空间范围内实现的，而是由实现第一价值过渡到实现第二价值。

①档案第一价值的实现。在档案形成以后的相当长的时期内，本单位需要较为频繁地查阅和利用档案，为解决工作问题服务。这时档案发挥作用的主要场所是单位的档案室。档案对形成单位的作用，是促使形成单位积累档案的动力。档案对其形成单位的作用发挥得越充分，形成单位积累档案的积极性就越高。

②档案第二价值的实现。档案的第一价值实现到一定的阶段，单位对于形成时间较长档案的现实利用需求逐渐减少，利用率降低甚至消失。这时，档案应该从第一价值向第二价值过渡，发挥其社会作用。档案在实现第二价值的时候，它的保管地点需要从形成单位的档案部门向国家设立的各级各类档案馆转移。

（2）档案作用方向的多元化趋势

文件转化为档案以后，不仅从主要发挥现行效用转变为主要发挥历史查考作用，而且发挥作用的方向也会发生一些变化。原始文件的形成往往是出于行政或业务的单一目的或用途，比如，一个单位的员工名册是出于员工管理的需要形成的，一套修筑铁路工程的设计图纸是出于工程的需要形成的。但当它们成为档案后，发挥作用的方向则可能超越其形成的工作目的或用途，扩展到其他的领域。比如，员工名册、账册、房地产契据可以作为研究社会或经济问题的资料，修筑铁路的技术图纸可以作为边界谈判时维护国家领土完整的证据，领导讲话等文件可以成为宣传教育的素材等。了解档案作用从形成单位向社会扩展的规律和作用方向的多元化趋势，有助于我们在对文件进行鉴定时全面地估价档案的价值，准确地为本单位和国家挑选档案。

（3）档案的机密程度逐渐递减

一些现行文件具有机密性，当文件转化为档案之后，为了维护国家、单位及个人的政治、经济利益，对具有机密性的档案仍需采取保密措施加以管理。所谓保密就是指档案准许利用的范围和利用程度，在这方面应该按照国家的有关规定执行。同时，又应该看到，随着时间的推移和条件的变化，档案的机密性也会发生变化。一般来说，档案机密性的逐渐弱化是一个总的趋势，表现为档案机密性的强弱与档案保管时间的久暂成反比。档案管理者应该善于利用档案机密程度递减律，依法逐渐扩大档案的开放范围，广泛实现档案的价值。

（4）档案作用的发挥取决于一定的条件

①社会环境。社会环境包括社会制度、国家的法制情况和方针政策、社会的经济发展水平等，它们对于档案作用发挥的程度、方向等都有直接的影响。良好的社会环境能够使档案的作用得到充分的发挥。

②人们的档案意识。档案意识是指人们对档案的认知水平。人们若具有较强的档案意识，会促进档案利用的需求，从而使档案作用得以发挥；如果人们档案意识淡薄甚至没有档案意识，即使有利用档案的需求也难以转换为利用档案的现实行为。

③档案的管理水平。档案要依靠管理手段发挥作用。档案管理方法科学，管理手段现代化程度高，工作质量优良，可以使利用者方便、快捷、准确地获得所需要的档案或档案信息，使档案作用得以发挥。因此，提高档案管理水平，实现档案管理的现代化，提供优质高效的档案利用服务，是促进档案作用充分发挥的重要条件。