古代文书发展历史：夏朝文书与档案管理

（一）夏朝文书发展

夏朝文书是统治者下达政令的重要工具，文书的社会性、阶级性明显地呈现出来。夏朝的文书管理，都由当时掌管宗教、政治和文化的职官“史”来兼理。“史”最初的含义并不是指修史官和史书，而是指文书的形成者、传达者和典藏者。商朝史官，既负责文书的形成和典藏，又是国王治理国事的辅佐。夏朝文书的类型有誓、征、典、谟、命、教、歌等。

（二）殷商文书发展

殷商王朝的文书工作，因袭了夏王朝的制度。文书起草和记注国王言行的主要人员是史和巫。史官出现了分工，有内史和外史之称。另外，掌管记事的职官还称乍册、尹。殷商王朝时期，史、乍册、尹的地位非常高，有辅佐国王、问天卜辞、记注承宣、立法安邦之权，是国王治理国家的重要谋臣。商朝文书的类型有誓、训、诰、命。文书的制作材料主要为甲、骨。

（三）西周文书发展

西周是我国奴隶社会的鼎盛时期，它的文书制度更趋完善，在对整个奴隶社会的文书工作进行了总结的基础上，确立了一整套较为完整的文书工作体系。在文书工作的体制上，出现了文书处理和文书管理的分工，文书组织基本上采用集中制的形式，文书也实行了统一管理。文书组织系统体系的确立，对于文书工作的迅速发展具有重要意义。

在西周，负责文书处理工作的是从夏商王朝延续下来的“史”。天子左右设置五史。百

官府中大都设置史职。史的职责主要是起草、传递文书。此外，西周王朝还设置“府”，府的职掌主要是负责文卷管理。西周时期的文书，主要沿用的是夏商时期出现的文书种类，如命、诰、誓、典等，同时出现新的文书种类，主要有人事文书、稽查文书、盟书、律法文书、版图文书、契约文书、奴隶文书、记注文书、建筑文书、簿册文书等。

西周王朝文书的行文，还没有专门制度规定，但由于当时国家机构比较健全，各个官衙职掌明确，等级制度也非常严格，所以在行文方式上开始有了一定的规范，并且构成了我国古代文书行文的基本体系。逐级行文是西周王朝文书行文的基本特征，类型主要有下行文、平行文、上行文。除逐级行文外，西周时期也开始出现越级行文的现象，这是文书行文成熟的具体表现。西周时期的越级行文，可以分为直达下行文书和越级上行文书两种。

西周时期，文书管理的基本形式是分散管理，即由各官府自行保存自己形成的和与自己有关的文书。当时绝大多数官府有府、史负责。还有一些地方官府，将外交、司法、监察、财会等方面形成的文书，按一定时期或形成时间，向中央总负责机构移交，统由中央负责管理。西周时期文书的制成材料，在沿用殷商朝甲骨的同时，使用了青铜器作为文书的载体。

（四）春秋战国文书发展

随着奴隶制度的瓦解，以反映奴隶制度下国家机关、等级制度为特征的许多文书种类随之淘汰，只有少数文种如盟书、誓等继续沿用。反映新兴政权的等级制度、国家机关特征的文书种类开始发展。春秋时期文书名称逐步体现出封建等级制的特征。许多文种戒规森严，不得逾越。战国时期出现的郡县计书，成为地方行政机构向中央呈报事宜的固定上行文书。这种趋势发展的结果，奠定了秦统一后确立的封建文书等级制度的基础。春秋战国时期的文书种类主要有丹书、玺书、檄、移书、上书、令、计书、辞等。

自春秋战国时期起，人们对文书的认识发生了很大的变化，文书不仅仅是行政事务的管理手段，不仅仅限于对君主活动的记录，更不仅仅是宗教活动的附属品，文书的用途和使用范围远没有那么简单，而是具有宽广的领域。春秋战国时期对文书的观念发生了变化。例如，文书内容求实，命书不得篡改；文书的重要作用，在于它能够在现实中传达旨意，联系左右，通达下情；文书可以为本朝服务，也可以遗训后人；文书要以实为其存在的价值，要以为行政事务而用为其使用的价值，要以训诫后人为其保存的价值。但是，不能因为文书具有这样的价值，就对文书滥施文墨，但求表面文章。这些对文书内容、作用、形式的认识，是春秋战国时期人们对文书事业发展的伟大贡献。文书就是在这一认识下不断进步，不断深化的。虽然有些认识是消极的，如把文书看成是维系祖宗治国的水准和当朝安邦的依据，致使后世大都循规旧制，鲜有创新，但总的来看，文书的社会地位已经得到公认，这一点，为文书事业的长足发展奠定了坚实的基础。

（五）秦朝文书发展

秦王朝的文书工作不再像春秋战国时期那样不系统，不统一，而是明确了文书名称和用途，规定了文书工作的范围，对旧制度进行了彻底的改革。因此，可以说，秦王朝在文书工作方面的进步具有划时代意义。

秦王朝文书从起草到管理基本独立出来。秦王朝皇帝的文书，由九卿中的少府负责处理。少府属职还有符玺令，专门掌管皇帝玉玺。国家官府中，丞相是百官之长，丞相属官侍中和尚书，主管文书事宜。丞相副职称御史大夫，御史大夫下设两丞，主要职掌有三个：一是“掌图籍秘书”，二是“外督部刺史”，三是“受公卿奏事，举劾按章”。

秦地方政权，郡有主簿，负责管理文书簿籍，掌管郡治印鉴，是郡治文书的最高管理者。秦朝为了适应建立起来的封建专制制度，对文书名称混乱、君臣使用不清的现象进行了彻底的改革。改革摒弃了上古以来习惯上使用的各种文书名称，建立了全新的封建专制制度下特有的封建等级名称。第一次明确了文书名称及其用途，这是文书制度方面的一个重大变化，也是我国古代文书制度的第一次标准化过程。

在文书格式方面开始有了避讳规定。秦以前书写文书不避君主，可以随意书写，秦时明确了避讳制度，文书中的字，凡涉及天子或天子之宗的名字时，均需避讳。这种方法对以后封建社会产生了巨大影响，历代封建统治者都仿效此法，建立避讳制度，而且愈演愈烈，文书反而随避讳制度决定格式，对后人阅读古文带来许多不便。秦代文书有两类：一是下行文，如制、诏、令；二是上行文，如奏、议。此外，还有计书和时历文书、律令文书等专门文书。

（六）两汉文书发展

两汉文书工作一方面带有浓郁的春秋战国以来文书工作发展的特点，例如上计制度和平民上书；另一方面，尤其到西汉中期以后，随着封建专制制度得到进一步的加强，文书工作开始具有两汉自身的发展特色。特别是汉武帝以后，为了控制外廷权力，文书工作成为争夺政权的重要工具。从此把争夺文书工作的权力作为争取政治权力的首要步骤，便成为中国封建社会的一个特点。

两汉的文书工作由于受到文书制成材料的影响，在整个发展过程中，可以划分成两个时期。第一个时期是纸张未发明之前，主要使用缣帛和竹简，其文书工作的具体做法，也就紧紧围绕这种制成材料而展开。第二个时期是纸张发明以后，原来的做法已经不再适用，而适应纸张产生出现的新的做法尚在探索之中。前一个时期是对过去的文书工作具体做法的集大成总结，后一种做法则是后世文书工作的发端。这两个时期形成的文书工作的不同做法，对整个文书事业发展来说，都具有重要意义。

两汉时期文书工作由于受到儒学思想的冲击，本身工作的专门化、具体化的限制和官吏利用文书的特殊作用营私舞弊给社会造成的不良影响，使得当时的人们对文书工作和文书人员严生了歧视和偏见。这些歧视和偏见阻碍了文书工作的正常发展，对文书工作有效地服务国家政务，提高国家机关行政效率极为不利。随着统治者对文书工作，特别是文书人员愈来愈轻视，文书工作在更多的情况下成为妨碍国家稳定的不利因素。这种因素在两汉时期虽然还不突出，但对后世的影响极为重大，以致成为后世的一个极端严重的社会现象。

两汉初期，在官僚体制方面大体沿用秦时制度。到了中期以后，随着政权的稳定，国家机构开始健全，文书的组织机构在秦王朝的基础上，有了一定的发展。文书处理和文书管理相互独立，文书处理有了专门的分工，这样，结束了千年以来的文书与财物管理不分，文书处理与文书管理不分的局面，从而奠定了封建社会文书工作的初步基础。

为了加强皇权，从汉武帝起，皇帝近身的官吏权势加重，朝臣权势渐轻。在皇帝身边办事的小官吏逐渐显赫，成为处理政务的重要官员。秦王朝为皇帝处理文书的少府，到汉武帝时期，已经成为重要的办事机构。

西汉时，御史大夫有中丞，在殿中兰台掌图书秘籍。东汉以后，御史大夫不再掌管纠察弹劾之事，改归御史中丞掌管，而御史中丞又划属少府门下，所以由御史中丞统辖的兰台亦归属少府。此外，在天子左右近侍的还有侍中，主要有应对顾问之职。其下有黄门侍郎和小黄门主要负责传递文书。在中央，参与管理文书的官员，主要为三公九卿的副职，爵禄比较高，权力也比较大。直接负责文书处理和管理事务的大都是诸曹。在地方上，郡国文书人员分曹治事。县同郡一样，设员也大体相仿。

西汉初年，各种规章制度承袭秦制，文书种类也基本上使用秦时名称。西汉中期以后，出现了新的文种，一是下行文书，如策书、诫敕、铁券、敕、露布、府书、檄书等；二是平行文书，如移；三是上行文书，如章、封事、疏、状、奏记、表、笺、应书、驳议等；四是专门文书，如牒书、爰书、棨等。

西汉时期文书处理已有一些制度规定。收文程序主要有登记、批办、承办和批示等。发文程序主要有撰制、签署、签发、用印、封发等。

文书传递，最早使用的是车传形式。到了秦代，车传和单骑并用。两汉时期，基本沿袭了秦王朝的制度。但对已经过时的形式逐渐加以淘汰，奠定了封建社会传递文书制度的基础。西汉时期还在使用车传，东汉以后随着马传形式的普及，曾经盛极一时的车传逐渐淘汰。驿、置、传等传递形式主要用于内地，邮传传递形式主要用于边塞。

传递文书要凭借驿站，两汉时驿站称为邮、亭、驿等。往来传递文书人员称驿使，驿使除携带文书外，两汉时还要持以信符。符节是传递文书的凭证，只有在传递文书时同时出示符节，收文者才会依照文书内容行事，否则不足以起到传达命令的作用。除符节外，驿使还要具备关符，在通过各个关隘时使用。两汉的文书传递制度，对后世影响特别大，从魏晋一直到明清，文书的传递都是在两汉的基础上发展的。虽然在名称上有些变更、方法上有所改进，但大都没有超出两汉的范围。

两汉的文卷管理，主要以分散保存为主，只有部分文书和少数类别文卷，施行集中管理。旧有的在祖庙保存文书的做法依然沿用，又新建一些库房作为保存文卷的地点，如宗庙、石渠阁、兰台、东观等。

文卷的利用大体可以划分成两个阶段。第一个阶段是汉朝初置时，为了定国安邦，大量使用秦朝文卷，作为制定汉代各种典制的基础。这一时期，文卷仅仅作为考察时政、稳定政权的因素。所谓“汉承秦制”大体上源于此。第二个阶段是文景以后，庞大的汉帝国迈步建立起来，文卷增多，其利用范围也逐步延展，不仅用于时政，而且更多地用于修史和汇编。因此，两汉时期，文卷的利用达到了空前的高峰，同时也是封建社会文卷利用当中呈现出的第一个高峰。

（七）魏晋南北朝文书发展

魏晋南北朝时期，是我国历史上第二次长时期的大混战时期，文书工作不可避免地受到破坏。但是，与春秋战国时期相比，魏晋南北朝的文书工作却有很多不同之处。第一，魏晋南北朝时期的文书工作是在两汉王朝的基础上发展而来的，战争和政局不稳虽然常常扰乱文书工作，致使统治者无暇顾及文卷的管理，但已经比较成熟的文书处理系统，并没有因为战争招致破坏，而且，随着三省制度的出现和加强，文书处理工作反而得到进一步的加强。第二，纸张的使用全面普及后，给文书工作带来极大方便。文书工作逐步走向制度化，为纸张文书的处理程序奠定了基石。

文书机构发展的一个重要特点，是皇帝身边办事人员地位的迅速提高。曹魏政权主要是依据东汉政权建设起来的，其文书人员名称、地位大体与汉制相同。但曹魏时，尚书令已不归少府管辖，独立为尚书台。其属官有尚书仆射，五曹尚书，二十五尚书郎，典事、主书令史、主图令史、主谱令史等。魏时已置九品中正制，对具体负责文书起草、运转的尚书郎，有规定的选补办法。曹魏也置中书监、令。中书监、令负责皇帝文书的起草，掌管机要文书。两晋大体沿用曹魏制度。两晋时期出现了门下省。其长官称侍中，其属有给事黄门侍郎、散骑常侍、中常侍、给事中等。门下省名义上只负责掌管宫廷事务，实际上日益深入地参与国政，掌管机要。所以魏晋南北朝时期，门下省逐渐演变成政务决策和机要文书处理部门。宋、齐、梁、陈大体沿用晋制，具体掌管文书人员略有增减。

曹魏在京师置司隶校尉，主持文书事务者有主簿、录事、门下书佐、省事、记室书佐、诸曹书佐、计吏等。地方上设州、郡。郡内主持文书事务者有掾、主簿、主记、门下书佐等。

文书主要有四类。一是下行文书，如令书、教、符、符教、膀、露布、板等；二是平行文书，如刺、解、关、牋等；三是上行文书，如启、贺表、状、详、牒、禀、弹事、呈文、列、辞等；四是专门文书，如谱、告身、户籍、记账、税契、履历等。

随着封建专制制度的加强，魏晋南北朝时期的文书处理程序更加健全，控制也更加严格。同时，由于文书制成材料发生质的变化，两汉时期高度发展起来的文书制度已经不能适应新的需要，以纸质文书为对象的新的文书处理程序应运而生。文书处理工作向前迈出了关键的一步。魏晋南北朝建立的文书处理程序，对于后世有着一定的影响。在收文程序方面，魏晋南北朝时期同两汉差不多，有收进、批办、承办、批示等，但具体做法有所不同。文书处理的发文程序比两汉时要多，内容也有很大不同，主要有撰制、定稿、缮校、签署、签发、用印、封发、催办等。(www.xing528.com)

从整个发展情况来看，魏晋南北时期文书的管理没有什么特点。魏晋时期，大都沿用东汉旧制，南北朝开始，除撰修国史之处保存文书较多外，其他均由各职司分别保存自己的文书。这种现象，一方面说明在整个大动乱时期，统治者已无暇顾及已失去现行时效的文书；另一方面也说明了整个魏晋南北朝时期，文化发展、行政效率都非常落后。不过，从南北朝开始，修史之风继续盛行，文书管理的体制也随之发生了一定的变化，即由专门的修史机构负责管理各类文书。这种现象，反映出人们对修史工作的重视，文卷与修史的关系更为密切。

（八）隋唐五代文书发展

隋唐五代时期，由于三省制度健全起来，中央的文书处理和行文制度在魏晋南北朝的基础上更加完善了。这是封建王朝集权的重要标志，从而也使文书处理工作进入了一个新的阶段。隋唐五代时期，文卷的管理、利用及文书律令的进步较快。随着科举制度和修史制度的发展和变革，以往文卷管理和利用的方式都发生了深刻的变化。文卷的管理变得更加多样化，文卷管理和文卷利用开始一体化，从而把文卷管理推进到一个新的时期。而文卷管理和文卷利用机构统一起来，又促成了文卷利用新的飞跃。至于文书律令，虽然以前就有所制定，但目前能够看到的，比较完整的，也是最早的要数唐律了。唐律虽然没有单独制定有关文书工作律令，但已经涉及许多文书工作方面的规定，这对了解唐代的文书工作无疑具有重要意义。

从汉代开始的歧视文书人员、文书工作，发展到隋唐五代时期有增无减。隋唐五代时期科举制度大兴，广大的平民百姓都可以通过科举跻身官场，成为国家政权的把持者，而文书人员则无权进入科举之列。隋唐统治者明令文书人员不得参加科举，这是对整个文书工作的一个打击。只有皇帝左右和一些重要文书工作有一些官员兼理。可见，文书人员作弊，在某种程度上，是由封建统治者自己造成的。

从隋唐起，文书机构逐步发展起来，开始有了专人负责文书收发，有些官府初步设置了收发文机构。内书省（唐改称中书省）主管为皇帝撰拟文书，并审核、传递内外文书。门下省长官称侍中，主管审署奏钞、奏弹、露布、覆奏议、表、状等。设侍郎，负责文书传递。属职有给事中，负责省审文书。另外有起居郎、符宝郎、主事、法事、令史等。尚书省负责皇帝文书的施行及中央诸司颁下州县文书和地方上呈中央的文书。集贤院掌管誊写、整理、贮藏书籍。另外还有翰林院、枢密院、六部、一台、九寺、三省、四监等。

隋唐五代时期，地方官府大体上实行郡（州）县二级。唐代安史之乱以后，藩镇称雄，形成统管数州的行政机构。于是郡（州）县二级制，变成道、州、县三级建制。唐后期所设的道有40余个。每道设观察使（或节度使、团练使、防御使），为行政长官，设置幕府。其文职幕僚主要有副使、行军司马、判官、掌书记、支使、推官、巡官等，文书事宜即由这些人负责。州的长官为刺史（称郡时为太守），僚佐有别驾、长史、司马及录事参军（京府称司录参军）和六曹参军。州治主要以录事参军掌管文书事宜。县的长官为县令，佐官有县丞、县尉和主簿等。其中主簿和州的录事参军一样。

为了改变南北朝以来的混乱现象，隋唐以来，对文书种类进行了新的规定，基本上消除了过去文书种类繁缛、用法重叠的痕迹，简化了文书种类。隋唐以来实行科举制度，随之又产生了大量的专门文书，这是隋唐时期文书种类呈现出的新的特点。五代开始，国家再度陷入混乱之中，文书种类的发展也出现了多变的局面，各级官衙开始使用不规范的文书作为往来行文的手段。尔后这些不规范的文书种类开始为统治者承认，并成为以后文书发展的新的基础。

文书主要有三类：一是下行文书，如册书、发敕、制书、慰劳制书、敕旨、论事敕书、敕牒、批答、御札、德音、堂帖、榜帖、帖、符等；二是上行文书，如条疏、榜子、申、牒、启等；三是专门文书，如起居注、时政记、手实、户籍、记账、玉牒、度牒、陈牒、边牒、高牒、简牒、优牒、公验、凭由、解由、历子、清白状、功状、解状、保状、断状、长名榜。

（九）两宋文书发展

两宋的文书工作，完善了从汉代发展起来的文书工作体系，并在文书处理、文卷管理以及文书处理与文卷管理之间的关系等方面，向前推进了一大步。两宋文书工作之所以会取得很大的成绩，是和统治者的思想与当时的实际情况分不开的。赵匡胤是发动兵变登上皇帝宝座的，为了杜绝别人仿效，拼命加强中央集权。文书和文卷作为反映政权活动的基本内容，无疑就成为高度集中的重要组成部分，另外，两宋国家机构庞杂，职掌重叠，要想在这样庞大的国家机构中正常行使文书，原来的方法就不能再适应。鉴于这两种原因，两宋王朝便采取了一整套新的措施，从而使文书工作发展到一个新的高度。当然，物极必反。当宋统治者更加严密地控制文书人员、更加细腻地规定文书工作的具体做法的时候，文书工作受到的限制就更大，在国家机关中其行政效率明显地降低下来，从宋代开始，文书处理相互推诿、行文迟缓的现象越来越严重，成为中国封建社会后期政权腐朽的主要特征。

宋朝在文书机构设置上面，比唐代向前推进了一步。在中央各个部门，从文书的撰制到文书处理过程，从文书的行文到文书的管理，已经系统地设置起了比较完善的文书机构。地方上，文书机构的设置虽然没有像中央那样完善，但也相继设置了综合性的文书处理和文书管理部门。值得注意的是，两宋时期文书的组织结构已经发生了质的变化。这种质的变化，促进了文书工作的科学管理，我国封建社会后期的文书工作都承袭了这种组织形式。

两宋辅佐皇帝撰制文书的主要是翰林学士院。其职官有翰林学士承旨、翰林学士、知制诰、直学士院、翰林权直、学士院权直。另外，还有中书门下、中书省、尚书省门下省、通进司、银台司、门下封驳司、进奏院等组织。中央百官府中，对文书处理和管理方法不尽相同。大体上分为三类：第一类是官府内专门设置司、房，负责文书事务。如三司使的开拆司、发放司、六部架阁库等。第二类是官府内虽设司、房，但属兼理文书事务。如枢密院诸房。第三类是官府内不设置司、房等机构，只设专人负责文书事务。如御史台的主簿、秘书省的表奏宫、宗正寺的帖书以及户部的孔目官等。这些机构或个人的分布，反映了当时文书往来的基本情况。地方官府中，宋制分州（府）县两级。诸州中有专门的幕职官，府和县则有专人负责文书事宜。

文书主要有四类：一是下行文书，如制书、诏书、敕书、诰命、敕膀、宣劄、劄子、晓示、符、帖等；二是平行文书，如咨报、国信、牒等；三是上行文书，如奏状、劄子、禀白、牓子、申状等；四是专门文书，如内引、凭由、合同、黄牒等。此外，还有付身、印纸、差、券历等。

两宋统治者对文书处理程序的规定比前代更加详细，以求通过严格的制度约束百官，达到提高行政效率的目的，但适得其反。两宋在实际处理各项事务时，由于文书处理程序烦琐、行文复杂，致使文书运转多有迟滞。收文程序主要包括收进、登记、分送、帖说、批办、承办、监办、批示等。发文程序主要有撰制、帖黄、校稿、签署、签发、帖正、申覆、审核、用印、编号、誊印、登记、封发、遣驿、催办等。

文卷管理主要施行了集中管理形式，广泛设置架阁库，架阁库一般附设在各机构诸房内。两宋在利用文卷汇编和修史方面，取得了巨大的成就。由于两宋王朝在制度上的进一步健全，在利用文卷方面不仅参照前人的做法，更多地有了新的创造。因此，两宋王朝的文卷利用，便超过了以往任何一个时代，成为中国封建社会文卷利用的新高峰。两宋王朝在文卷利用方面主要有汇编、日历、实录、国史、政书、类书、方志等。

（十）元朝文书发展

元朝文书既有其非常落后的一面，又有其许多独到之处，文书处理简单而迟钝，但文书行文系统却规定得十分详密，文书汇编也有一定的独创。元朝国家机构庞杂，却没有专门供文书收发的内部机构，只有专人负责这项事务。这是文书制度的倒退。元朝主要的文书部门有两个，一是蒙古翰林院，是专为皇帝起草诏书的机构；二是内八府宰相，其职掌略同蒙古翰林院。百官府中，掌管文书事宜的官吏名目繁多，有检校官、经历、照磨、架阁库管勾、译史、令史、掾史、典吏等。这些官吏在中央和地方都大致相同，只是地方官吏数量要少一些，品秩（官员）也要低一些。此外，元朝还专门设置了给事中，作为起居注的撰拟者。

文书主要有四类。一是下行文书，如宣命、谕旨、劄付、省札、咨付、今故牒等；二是平行文书，如平牒；三是上行文书，如咨呈、牒上、牒呈上等；四是专门文书，如记过、牌面等。

元朝的文书处理工作带有明显落后的一面。它基本上废止了两宋时期已经趋向成熟的文书处理程序，施行少数民族习俗的办文程式。这种办文程式非常简单，缺乏系统性。收文程序主要包括收远、登记、分送、办文、督办等。发文程序主要包括撰制、校勘、署押、用印、封发、传递、催办等。

元朝在文卷管理体制方面，主要依循宋金旧制，全国各官府广设架阁库。但是，在文卷管理制度方面，元朝与宋制有一个很大的不同，即元朝文卷由文书生处理机构组成，然后送架阁库编号入架。元朝在文卷利用方面比较落后，尤其在汇编方面成效甚微，文书汇编主要有《元典章》《大元通制》等。在修史方面，有官修的《宋史》；在政书方面，当时最大的成就是《文献通考》；在编纂方志方面也有一定成就，有《至顺镇江志》《至正金陵新志》。总的来看，元朝文卷利用率不高，这是元朝整个时期文化落后的反映。

（十一）明朝文书发展

明朝文书的组织形式，以集中制为主，分散制为辅。文书机构主要有翰林院、内阁、通政使司、六科、中书科、六部、都察院、宗人府、十二监等。除这些机构外，中央到地方的百官府中，从事具体文书事务的办事人员统称书夷，具体有有书办、书吏、书手、典吏、令史、里书、算手等。这些人员，在政治上没有什么权力，地位也不高，但是，它却是影响整个明王朝政权发展的重要力量，已经成为当时社会的一个阶层，并对以后产生了深远的影响。明朝书吏依所在官府不同，品秩和地位也不尽相同。

文书主要有四类：一是下行文书，如敕命、劄付、故牒、帖文、牌面等；二是平行文书，如照会、牒文、关文、咨文等；三是上行文书，如奏本、题本、启本、揭帖、呈状、咨呈、牒呈等；四是专门文书，如户帖与户籍、黄册与白册、军黄册与格眼图册、兜底/类姓/类卫三册、简明清册、盐引、符验、关文、勘合、勘合长单、火牌与火票、帖黄、驾帖等。

收文程序有拆封登记、送批、批办、承办等。发文程序主要有撰拟、核稿、誊写、签押、盖印、申覆、注发、封发等。

中央在管理各类文卷时，设置了许多专门性的库房，这是明王朝在文卷处理方面的突出成就。这些库房可分成三类：一类是典藏专门文书的库房，如黄册库；二类是典藏各类文书的库房，如六科廊；三类是典藏文书、典籍的库房，如皇史宬、文渊阁等。除库房建筑外，明王朝在文卷管理方面有两个显著的特点：一是贮藏，二是编号。

明王朝十分重视文卷的管理，更重要的，是明朝对所保存文卷的利用。明朝在文卷利用方面，超过了以往任何一个时代，尤其是汇编。明朝汇编体裁多样、成果繁多，不仅对过去的编纂方法进行了总结，而且使汇编迈上了一个新的阶段。

明朝汇编的体裁可以划分为八类：一是跨时代汇编，如《历代名臣奏议》；二是依官府名称汇编，如《各臣经济录》；三是汇编个人文书全集，如《潘司空奏疏》；四是按任官地点汇编，如《督蜀疏草》；五是按职务汇编，如《海防奏议》；六是依专题汇编，如《杨全甫谏草》；七是依文书种类汇编，如《明诏制》；八是依籍贯汇编，如《二李先生奏议》。明朝文书汇编，或奉敕撰修，或私人撰修，汇编命名有依地名、事件、人名、河流、机构、官名、文书名称、朝代、号名、私庐名等作为汇编名称的，也有依归纳、综述等作为汇编名称的。汇编中，或摘抄先朝书籍，或利用颁降文书，或提取守藏文卷，或掇集个人文稿，汇编内容来源广泛，不一而足。汇编的内容或加评语，或加比较，或加补正，或增诗文。形式多样，体裁新颖。明朝文书汇编的发展，直接影响到清朝。就是对我们今天，也不无借鉴之处。在修史方面，明朝编修的史书也是体裁多样化，纪传、编年、纪事本末、类书、政书、丛书、志书等应有尽有。著名的如《明实录》《元史》《国榷》《弇州史料》《国朝典汇》等。明代撰修政书最大的成就是《明会典》的编制。《明会典》对于研究明代历史，特别对研究明代文书史具有重要意义。

（十二）清朝文书发展

清王朝在文书工作方面，主要以明朝的文书工作为基础。鸦片战争以后具有近代意义的文书工作逐步萌芽，但进展缓慢，还不足以改变原来的文书工作体系。清末文卷虽几经离乱，仍然大量地保存下来，成为中国近代四大学术发现之一，为我们研究文书、文书工作提供了重要的第一手材料。

清朝文书机构有翰林院、六科、十五道、中书科、通政使司、奏事处、内阁、议政王大臣会议、南书房、军机处、方略馆、内翻书房、总理各国事务衙门、责任内阁等。明后期，幕友之风已经兴起。到了清代，各级衙门，尤其是各地方官员延请幕友成风，幕友制度进入全盛时期，清政府正式承认了幕友的社会地位。清王朝的幕友和书吏制度发展起来以后，对清王朝国家机器、政权建设产生了巨大的影响。

清代文书的种类基本承袭明代，但一些旧的种类有所变化，并增加一些新的种类，特别是专门文书更加繁多，构成了更为复杂的文书体系。

文书主要有四类。一是下行文书，如谕旨、劄文、札文、牌文、批文、谕文、告条、票文等；二是平行文书，如移会、函文、付子等；三是上行文书，如题本、揭帖、奏折、呈文、申文、详文、验文、禀文等；四是专门文书，如黄册、红册、册宝、编审册、大计册、吏书勤惰册、保甲册、易知由单、截票、三联串票和四联串票、今票、日稽簿、户牌和夜行牌、电文等。

清朝的文书处理程序和行文制度，与明朝有许多相似之处。清朝文书处理程序不仅严密，而且能够得到贯彻执行。可以说比明朝文书处理程序要进步一些，是中国封建社会后期文书处理程序发展的典范。清朝收文程序主要有拆封、登记、批办、承办、稽查和催办等。清朝发文程序主要有撰制、审核、翻译和誊写、用印、注号、封发等。

清朝仿效明制，照搬了贴黄草堂、照刷磨勘制度，变更了行文制度，并发展出录副和随本制度。在文卷管理体制方面，清王朝主要以明制为主。从整个发展过程来看，清入关前，尚未使用纸质文书，其保存制度还很简单。入关以后，清王朝迅速接受汉人文化，各种制度得到了长足的发展，并基本上建立起了与明制相仿的文卷管理制度。到鸦片战争以后，清政府日益衰败，文书管理走向混乱。

清王朝是中国封建社会最后一个王朝，也是汇编、修史成就达到顶点的一个王朝。虽然清王朝为控制汉人而大兴文字狱，文网苛密，冤案频兴，对文卷的利用产生了许多不良影响，但清代的文卷利用，仍然在很多方面超越了前代。

在汇编方面，钦定撰修更为频繁。许多根本制度的法规都是奉敕撰修的，如《大清律例》。一些学者力图通过汇编，达到对前朝各项政体制度的总结。因此，巨型文书汇编不断涌现，如《全唐文》《全上古三代秦汉三国六朝文》《奏议稽询》。此外，清朝的汇编体例、方法多同明制。清朝在修史方面除《明史》《明史纪事本末》外，还有两个重要成就。一是政书的发展，清朝政书名目繁多，重要的有《续文献通考》《续通典》《续通志》《清通志》。二是方志学的发展。清朝方志的发展达到了全盛阶段。省、府、州、县、厅、卫等都各有志，一些地区志书数量多达十几种，凡建置、舆地、风俗、地产、户口、学校、人物、兵事、贼役、经籍等无所不包。