文书工作的概念有广义和狭义两种解释。广义的文书工作包括机关内围绕文书的收发和管理所进行的一切工作。就发文来说，从思想酝酿、文字记录、讨论修改，经过最后审核定稿，印制成正式文件，到对外发出，需要经过一系列处理环节。就收文来说，从收进、登记、传阅、批办到承办，也需要经过一系列的处理程序。收发文件处理完毕，其中绝大部分文件还需要处理归档。这一整套围绕文件进行的工作，就是文书工作。概括地说，文书工作就是通过互相衔接的一系列程序，完成拟制、处理和管理文件的工作。狭义的文书工作，是指机关里的专职或兼职的文书工作人员所承担的那一部分工作，包括文件的收发、登记、催办、保管等工作环节。
（一）文书工作的性质和任务
1.文书工作的性质
文书工作的性质，是由文书本身的性质、作用决定的。文书工作要为实现文书的作用服务。因此，文书工作是一项政策性、机要性、事务性和技术性很强的工作。
（1）政策性
文书工作的政策性，是由公文本身反映的内容决定的。文书工作作为管理活动的一部分，必须体现管理者的意志，必然表现出强烈的政策性。坚持党在新时期的路线、方针和政策，应成为每个行文单位文书工作不能违背的原则。
（2）机要性
文书工作的机要性，是由文书内容的重要性决定的。文书工作与管理活动的核心内容紧密相关，因而经常涉及党和国家或一个机关单位的秘密，能不能保守秘密，关系到国家的安危、企业的得失。文书工作的机要性体现在每一个环节中，不论哪个环节、哪个方面泄了密，都会给工作造成损失。如关系国家重大经济建设的决策文书、科技成果报告文书，不注意保密，有可能造成我国进出口贸易的重大损失。因此，文书工作人员必须切实加强职业道德修养，增强保密意识。
（3）事务性
文书工作给人的印象往往是抄抄写写、收收发发、装装订订这些比较简单的重复性工作，具有事务性特点。文书工作是一个科学的体系，但具体的一个个环节却是要费时费力才能完成的。例如，校对文件就必须将打印的清样同原稿逐字逐句核对，重要的文书还要校对两三次。即使办公设备逐步实现现代化，文书工作中仍然会有许多事务性工作。
（4）技术性
文书工作涉及许多实用技术，熟练掌握这些技术可以提高文书工作质量。例如，文件装订、使用印章、整理文件、保管文件等都有技巧。随着办公自动化的逐步普及，文书工作的技术性特点越来越显著了。例如，利用电子计算机进行的文件打印、扫描、收发、编目、检索等，都离不开熟练地掌握该项操作技术。
2.文书工作的任务
文书工作的基本任务就是科学、高效地组织和管理机关的文书，努力使文书的处理工作规范化、制度化、科学化，充分发挥文书的作用，有效地推进机关的工作，为领导工作服务，为机关工作服务。具体来说，文书工作的任务至少要包括以下几项。
（1）收文的处理
收文的处理包括对所收公文的签收、拆封、登记、分发、拟办、批办、承办、催办等环节。其中，在提高公文处理进度上，最关键的环节是催办。做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点催办，一般公文定期催办。
（2）发文的处理
发文的处理包括拟稿、审核、签发、复核、编号、缮校、用印、登记、封发和传递等环节。其中，在提高公文质量上，最关键的环节是审核。
（3）文书的归档
文书的归档是指通过系统化的组合整理，剔除无保存价值的文件，对有保存价值的文件进行立卷，使之成为具有内在联系的文件整体。这样既能反映出各种事件和工作活动的面貌，又便于文件和档案的保管及日后的查考利用。
（4）文书的管理
文书的管理包括对登记、运转和暂存等环节上的公文的管理。其中的暂存又分为应整理（立卷）文书材料的暂存和不需整理（立卷）文书材料的暂存。在保证公文管理的条理性上，最关键性的环节是分类。
（5）文书的利用
文书的利用，是指在公文运转和暂存等环节中，机关负责人和各有关人员对公文的利用。在提高公文的利用率上，最关键的问题是方便。
（6）完成单位负责人交办的其他文书处理事宜(www.xing528.com)
这项任务包括会议、汇报、电报的记录、整理，代负责人收、转信件，代负责人抄写或草拟文稿，为负责人收集资料，等等。
上述任务中，主要是收、发、存、管、用五项，每项任务又有各自的重点。五项任务虽然是缺一不可的，但又不是并列的，重点是文书的利用。所以，收、发、存、管、用之间的关系，集中到一点，就是“用”字一线穿。
（二）文书工作的基本原则及要求
1.文书工作的基本原则
（1）实事求是的原则
文书工作必须发扬深入实际、联系群众、调查研究、认真负责的工作作风，因为公文的出发点和最后的目的就是要解决实际的问题。如果不深入实际，调查全面真实的情况，只是闭门造车，必然陷入官僚主义、形式主义和文牍主义的泥沼，使公文脱离实际，也就发挥不了其应有的作用，甚至可能会带来混乱和矛盾等负面效应。所以文书工作者应该从实际情况出发，倾听群众的呼声，如实地反映实际情况，不先入为主，不任意夸大和缩小问题，不掩饰矛盾。同时，文书工作者要能对搜集上来的各种情况和材料的性质、真伪、是非做出实事求是的分析判断，运用科学的方法从客观事实中得出正确的结论。
（2）精简的原则
精简是使文书工作更加准确、便捷、高效的保证。首先，行文要有必要。《党政机关公文处理工作条例》第十三条规定：“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。”各个机关、社会组织必须认真精简文件，可发可不发的坚决不要发；在本机关范围内的工作，已有有关规定的，应大胆处理，不要事事请示。要充分发挥先进通信技术的优势，能用电话的就不要发文，能当面接洽办理的也不要发文。其次，文章要写得短一些，做到言简意赅。公文的格式、结构、种类都要力求简化。最后，公文的运转和处理程序要力求精简，减少不必要的层次和工作环节。如在机关内部文书处理的层次上，一般两层为宜，最多三层。但是，现在的情况远非如此，有些机关多达四五层，甚至更多。实践证明，过多的运转环节，只会降低公文处理的效率。
（3）高效的原则
时间就是金钱，效率就是生命。在文书工作上讲究高效，需做到以下两个方面：首先，要处理迅速，这是由公文本身的时限性决定的。要做到文书处理迅速高效，一要减少中间环节，二要建立责任制。文书工作人员要有明确的分工，特别是对上级“指示”和下级“请示”等急需处理的公文，更应责任到人，并建立催办制度。三要规定处理时限。明确规定公文的处理时限和印毕公文的发出时限。当然，这些制度要与催办制度相结合。四要充分利用现代办公技术。如已配备计算机并有相应的软件，就应实行文档一体化管理，以迅速高效地处理文书事务。其次，要提高质量。效率和质量是相依相伴的，效率高不仅依赖于快节奏、高时效，更取决于文书工作的高质量。只有将每项工作、每个环节都做到准确、细致、严密、周到，文书工作的高效才有可能实现。要做到高质量完成工作，不仅要依靠设备、物质、材料、工具等硬件，更要依靠人的主观努力、信息的保证和制度的完善等软件。
2.文书工作的要求
（1）及时
及时地处理文书是文书工作的最基本要求。及时，在文书工作中就是每个环节都不拖延，不积压，不误时。一般文件的处理，以不超过一周为限。紧急公文要随到随办。办理完毕的重要文件，文书部门要及时回收归卷，集中妥善保管，以免丢失。有些文件，虽然没有明显的时限要求，也不可掉以轻心或任意延缓拖拉。公文记载着办事的意图，传递承办不及时，就会误时、误事。如处理纠纷的文书，传递承办不及时，就可能酿成影响很大的各种事故。抗洪救灾方面要求提供紧急救援的文书，如果处理不及时，就可能造成重大经济损失和人员伤亡。由此可见，文书处理及时与否，事关人民生命财产安全和社会稳定，必须引起重视。为了做到文书工作的及时，文书工作者一定要加强时间观念，增强工作责任感，努力提高工作效率，及时办理每一份文件。文书工作要做到及时，还要不断提高办公自动化水平，充分利用现代化科学技术，提高工作效率。
（2）准确
准确，主要指行文的内容、体式、发送对象要准确，传递、承办不出差错，也就是说文书工作要符合规范。这是对文书工作提出的质量要求。
①行文内容的准确。主要表现在三个方面：第一，符合行政机关依法行政和进行公务活动的要求。第二，要根据社会和单位的实际情况，针对所要解决的实际问题，提出切实可行的解决办法，行文不能不顾实际需要。第三，言辞要确切规范，表意思路要清晰。不能错词漏字，概念模糊，啰唆重复，结构紊乱，表意不清，使收文者难以领会行文意图，影响办理，影响作为证据的公文的可信性和价值性。
②行文体式选用准确。议论、说明、记叙选择恰当，公文格式规范。
③公文收发、传递准确。即做到不写错收文单位地址、邮编和名称，不用错传递形式，不送错传递对象。
④公文承办的准确。即承办的事项符合发文要求，既不超越范围，也不打折扣。为了贯彻好准确性要求，文书管理部门及其文书工作人员要认真履行工作职责，杜绝各种粗制滥造文件的不负责行为。加强对文书工作各环节的督促检查，落实岗位责任制，建立和健全激励与竞争机制，提高文书工作人员的素质。
（3）安全
安全，包括文书材料实体上的安全和内容上的安全。
①实体上的安全就是保护好文件，确保文书材料的齐全与完整，不损坏，不丢失，尽可能延长其利用时间。要保护好文件，必须有保护文件安全的管理要求。收发传递较为重要的文件，都要办理登记签字手续，使文件的运转能在文书工作人员的监护范围内进行。要禁止阅处人员在文件上乱写、乱画和乱折；要求经办人员不乱放、乱堆文件，防止被烟火烧烫、被茶水浸渍等意外损坏或灭失。
②文件内容上的安全，是指确保信息秘密，做到不失密、不泄密。
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