（一）文书的概念
人们在社会生活中，彼此之间要经常发生一些这样或那样的联系，建立一定的社会关系，处理各种日常事务。人们处理日常事务，除用口头等方式外，还大量地采用书面方式。人们这种利用书面方式记录传递信息、表达意图、处理事务、留取凭证等的文字材料，统称为文书。这一概念可以从四个方面加以理解。
1.文书是以文字为表现形式的。文书处理事务是通过书写在一定载体上的文字而实现的，与通过电话或口述处理事务的形式有明显区别。
2.文书具有记录传递信息、处理事务等实际效用。与只供欣赏的诗歌、散文、小说等文字形式有明显区别。
3.文书是一种凭证。文书是对有关意见或事宜的真实记录，有的还带有运转过程中的各种标记，所以对有关情况自然可以起凭证作用。
4.文书是用来表达一定意图的，它的形成并不是目的，而是为达到一定目的服务的，就这一点讲，它还是一种工具。
（二）文书的种类
随着时代的进步，文书的种类也日新月异。现今有名目的文书已达200多种，而且还因为社会活动领域的拓宽而不断涌现出新的用法和新的文种。文书的分类有不同的方式，通常可以从功用和适用范围、文书来源、行文关系、性质作用等方面来进行分类。
1.按文书的功用和适用范围划分
（1）党政文书类
党政文书是指国家规定的正式公文种类。2012年，由中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》规定，党政机关公文有15种，包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
（2）规章文书类
该类文书主要包括法律、法规、章程、条例、办法、规定、细则及各种制度规程等。
（3）日常事务类
主要有计划、总结、调查报告、公示、述职报告、提案、讲话稿、演讲稿、解说词、典型材料等。
（4）司法文书类
该类文书主要应用于公安单位、人民法院、人民检察院、公证单位以及公民、法人及其他组织使用的公务文书。
（5）经济文书类
常见的有：经济合同、市场调查报告、市场预测报告、经济活动分析报告、可行性研究报告、各类质量检查报告、财经预决算报告、审计索赔求赔书、产品说明书、外贸业务函电、出口货物申请书及许可证、出口货物报单、招标书、投标书、申请保险书、信用证书以及电报、电传、传真、电子邮件等。
（6）科技文书类
主要包括专利申请书、专利说明书、发明申报书、权利要求书、科技建议书、科技考察报告、项目申请书等。
（7）外事文书类
主要有各种外事函电、护照、备忘录、照会、公报、声明、国书、接受书、确认书、协定、条约等。
（8）礼仪文书类
主要有各种庆贺书，如贺信、贺电、贺词等；各种致辞，如欢迎词、欢送词、祝酒词、答谢词、题词等；各种请柬，如请帖、柬帖、聘书、邀请函等。
（9）书信文书类
主要有各种推荐书、求证书、慰问书、决心书、保证书、倡议书、意见书、挑战书、应战书，以及介绍信、证明信、感谢信、表扬信等。
2.按文书的来源划分
（1）收来文书
收来文书是指外单位制成的，作为传达自身单位的意图，发送到本单位来的公文。例如国务院、省（自治区、直辖市）政府以及本单位的上下级单位发送来的公文，其他公司因业务需要发来的公文等。
（2）对外文书
对外文书又称对外公文，是本单位对外单位发送的公文。例如，分公司给总公司的请示、汇报，总公司给各分公司的指示、通知，本公司给兄弟公司发去的函、通知等。(www.xing528.com)
（3）内部文书
内部文书是指本单位内部使用的文书，例如公司内部使用的通知、工作计划、总结、纪要等。
在文书工作中，为了管理方便，收文、发文和内部文书，一般需要分别进行登记。另外，这种划分方法主要是以制成文书的直接目的为依据。在实际工作中，对某些具体文书来说，这种划分并不是绝对的，如有时内部使用的文书，也需要向上级单位报送或备案，或者与其他单位交流；有时收来的文书又向外转发等。
3.按行文关系划分
行文是指一个单位给另一个单位的发文。行文关系是指发文单位和收文单位之间的关系，也就是由组织系统、领导关系和职权范围所确定的各单位之间的公文授受关系。从收文单位和发文单位之间的工作关系上看，既有相隶属的上下级之间领导与被领导的关系，也有不相隶属或平级的关系。因此，按收发文单位之间这种不同的工作关系来划分，可以将公文划分为上行文、下行文和平行文三大类。
（1）上行文
上行文指下级单位向其所属的上级领导单位发送的公文，也就是自下而上的行文。例如，下级单位上报的工作报告、请示等。通常，上行文是下级单位向上级单位汇报工作、反映问题、请示事项、请求工作指导等方面的文件。
（2）下行文
下行文指上级领导单位对所属下级单位的一种行文，即自上而下的行文。例如，省级人民政府对所属的市人民政府的行文、国家教育部给所属高校的行文、总公司对各分公司的行文。下行文常用的文种有命令、决定、通知、批复等。
（3）平行文
平行文指平级单位或不相隶属的单位之间的一种行文，其主要文种是函或知照性的通知。例如，国务院各部之间、某省政府与另一个省政府之间、一个省的厅局之间，都是平级关系，彼此之间的行文就是平行文。例如，政府与部队之间、部队与学校之间没有隶属关系，它们之间的行文也是平行文。
4.按文书的性质和作用划分
按文书的性质和作用可以分为规范性文书、指挥性文书、决断性文书、报请性文书、知照性文书、契约性文书、记录性文书、礼仪性文书、计划性文书等。
（1）规范性文书
规范性文书主要指党和国家制定和发布的法律、法令和行政法规公文，同时也包括企事业单位制定和发布的一个单位或工作活动的规范和要求。
（2）指挥性文书
指挥性文书主要是用来领导和指挥工作的文书，如指示、通知等。
（3）决断性文书
决断性文书指对某一任务事项做出决断，要求有关组织和人员贯彻执行的文书。这类文书主要是决定和决议。
（4）报请性文书
报请性文书指下级单位向上级报告、请示工作，反映情况和要求答复的文书。
（5）知照性文书
知照性文书指向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布有关事项和要求，其作用主要是知照情况和意图。如通知、通告、公告、通报、函等。通告、公告、公报等又可以称为公布性文书。
（6）契约性文书
契约性文书指企事业单位和有关人员之间为建立契约关系而形成的合同、协议、意向书等。
（7）记录性文书
记录性文书指用以记录、记载会议情况与会议主要精神，回顾、记载有关活动的文书，主要有会议记录、电话记录、大事记、会议纪要等。
（8）礼仪性文书
礼仪性文书指为进行交际往来、沟通思想、联络感情而制作的文书，如请柬、贺信、讣告、悼词等。
（9）计划性文书
计划性文书指为达到一定目的或完成一定的任务而预先制定的包括行动措施、方法、步骤以及时间日程等内容的计划、规划、纲要、方案、安排、要点、设想等。
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