有时，任务看起来很重要，但随后发生的事情表明它们并不重要，或者不再重要。有时候发生的事情是在浪费时间，然而一旦发生就要思考如何停止。我的一次经历可以说明这一点。我在一家公司工作时，询问他们是否有销售分析方面的某些信息。起初，答案是没有，然后销售办公室的一个人说，他们实际上每个月都把这类分析发送到总经理办公室。总经理否认这一情况，但他的秘书在偶然听到我的要求之后，说她有此类信息的文件。
检查之后发现信息确实在那里。这些信息每个月送达秘书的办公桌，她随之就提交了。回顾之后我们发现，大约两年前，总经理要求进行这个特殊分析，并且当月摘要就已生成。他看了看，然后放在秘书的备案文件盘里，秘书为此建立了一个新文件夹用来存储这类分析文件。销售办公室在下个月再次生成分析报告，发送到总经理的办公室，但秘书每次都把报告直接放入文件盘，而从未拿给总经理看过。这种情况每个月重复，一直持续了两年。销售办公室的同事每个月花几个小时完成的数据分析，除了第一次被查看，其余时候都是被束之高阁。
从任务初次开始之后，这种情况就很容易继续。这是谁的错？销售办公室、总经理还是秘书的错？抑或是三个人全部都错了？他们可能会说，事情就这样发生了，但更重要的是，今后能够防止这种情况吗？你应该制定一个规则：每当你被要求提供信息时，你要做一个日志笔记，在未来的某个时候（比如6个月或12个月之后）检查这项操作是否仍然有必要。你应该查看发送这些信息是否仍有必要：
■相同的频率（每季度和每月发送是否效果一样）；(www.xing528.com)
■列出的所有人是否都有必要；
■是否需要这么详细的信息（总结是否也可以）。
任何改变都将节省时间，而且是值得的，你也有可能会发现它根本没有必要。很少有人会要求停止向他们发送信息，但如果被问及，他们会承认没有这些信息更好。注意这类情况，很可能在你的组织中，许多东西都在不必要地重复。
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