“你还需要吗？还是我可以存档了？”简而言之，这是关于文件存档的问题。通常，存档就是简单地将文件从桌子上拿走，虽然有方法建议将文件存放于哪里，但是并没有真正考虑哪些文件应该保存以及保存多长时间，这才造成了时间浪费。某跨国巨头的调查得出的可怕统计数据显示，存档的文件中只有10%再次被提取；这还是在一个以高效率著称的组织里。那么对普通人来说意味着什么呢？
这意味着90%的产品本可以被销毁，在调查中称为“将它们保持在舒适环境和合适温度”的成本是巨大的。我们在这里考虑的时间浪费，同样令人担忧。但有些事情确实需要存档，所以你不能不分精华或糟粕就全盘否定（throw the baby out with the bath water，原意为“倒洗澡水连小孩也倒掉”），你需要的是一个系统。
通过一切手段，让秘书设计或帮助设计一个系统，但为了追求一致性，你应该决定文件的去向。关于重组的文件放入文件夹R，O用于组织或办公室，E用于效率驱动，或B用于老板的宠物项目？这种方法存在严重的问题，用过这些文件超过一年的人可能知道这些字母代表什么，但是很少有人能够永远记得这些细节。所以，这一系统必须正确。这很难一概而论，你可能需要账户文件、项目文件或许多其他文件夹。通常最好进行分类，按照A～Z排序，而不是形成无所不包的巨大系统。当你查看潜在需要存档的材料时，你真的只有三个行动选项：
■不存档，丢弃；
■存档，但不考虑它将保存多长时间；
■存档，并指明销毁日期（或至少是审核日期）。
仔细考虑你需要保留多少文件，通过定期审查的方法来保证存档文件可控。现在，考虑你桌上或周围的东西。有多少文件现在可以扔掉？答案可能是很少。但是，想象一下同样的这些文件，有多少是在未来六个月、一年、两年里你依然需要的？此处，诚实的答案可能会很少。随着时间越来越久远，需要保存的文件也会越来越少。那么为什么不把更多的文件丢掉？(www.xing528.com)
想想你已经保存的文件。假如你每三个月内需要拿到一次常规的财务摘要，即使你有这些文件，但是你从财务那里只需花30秒就可以拿到。想想那些你为了以防万一而留下的文件。在你的心里，你虽然可能知道应该判断一下哪些是必要的，但你仍然保存了太多的文件。相信你的直觉，记住这一古老的说法：“如果它看起来像一只鸭子并嘎嘎叫，那么它可能就是一只鸭子。”如果你99%地肯定某些文件会很快变成垃圾，你可能是对的，毕竟那是你的文件。所以，扔了它们吧。
但如果你错了，你丢弃的东西确实是需要的且因此可能会浪费时间，那么你就要考虑一些保险措施。有两个系统方法可以考虑。首先，批量存档，这适用于不宜过早存档的情况。所有文件以简单的A～Z字母排序放在批处理文件中，在一个月后才存档（你自己选择时间）。但在存档之前，你需要查看哪些还需要继续保存。仅仅一个月，你就会惊讶有那么多需要丢弃的文件。其次，“年表”文件，这一方法为每封信和每份文档提供额外的副本，以日期顺序放入大的拱形文件夹中。以固定的时间长度保存文件，比如一年分为四个季度，使其更易于管理。每当第四季度文件已满时，你就可以将第一季度的文件丢弃，并使用当前材料存档新的季度文件。以上系统方法可以二选一，或两者都适合你。它们让你无情地把某些文件丢弃，即使某些特殊情况下不该丢弃该文件，你依然可以在备份文件中找到它们。
许多系统方法受益于一个破坏的系统。这可以通过设置日期（可能以年为单位），甚至非常简单地通过容量来完成。我有一个专门放文件的抽屉，里面的文件按日期排序，每次添加新文件时，将一些旧文件从抽屉中取出。抽屉总是刚刚满，这样保存的文件总是有用的，且没有人为此浪费任何时间。
文档存放必须在办公室工作的基础上进行系统化。如果所有文件摆放有序，你可以找到你想要的（如果没有太多文件，这本质上更容易），不必花时间使用系统来腾出日益增多的空间，那么这一系统则运行良好。是你控制它们，而不是它们控制你。存档与秩序必须节省时间。
需要注意的是：如果你的文件或部分文件保存在计算机上，考虑一下哪些需要打印出来备份，或者需要制作常规电子备份文件且单独存储。我知道你了解这一点，但你做到了吗？
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
