减少文件处理次数的高效时间管理方法

首先，做下面这个练习。

练　习

你可以尝试一个有趣的实验（不会需要很长时间，最终可以节省你的时间）。选择10个左右现在在你的办公桌上的项目，包括信件、备忘录和文件，所有这些都需要你采取行动，并在它们的右上角标记红点。然后很简单，一如既往地处理它们。每次你拿到它们的时候，在右上角添加另一个红点。随着时间的流逝，你会记录这份文件你拿过多少次。例如，一封今天送达的信：

■你阅读信件；

■你决定不立即处理，打算下午与其他工作一起处理；

■下午你正打算开始做什么，但被打断；(www.xing528.com)

■这封信要处理的事项超过了今天的时间范围，你第二天早上再次拿起它，于是一切周而复始。

以上我们只是假设那是一封简单的信。在其他情况下，项目和流程往往可能跨越几个星期或几个月，你可以想象标记的红点的数量。这被称为“麻疹测试”（measles test），它有助于确定做事方式如何影响所花费的时间。有时，反复触发某事是必要的，但是其他情况下你可能会惊讶，一份文件在解决前来回在你办公桌上出现了多次。改变的第一步是知道从何处着手。

以上述方式获得的信息十分有用。有时改善很容易，比如使用提示文件（参见第三章）来解决某些文件被反复拿起的问题。在其他情况下，它可能会引导你反思处理某些任务的方法。无论如何，你应该遵循这一原则：在解决之前尝试使处理任务的次数尽可能少。

如果你有明确的计划和系统来将工作分类，那么有些事情就会立即得到处理，而有些事情则由于某种原因稍后才能处理。如果严格地使用以上方法，你将会减少多次处理文件所花费的时间。然而我们不得不面对现实。大多数工作实际上不是由许多完全独立的任务组成的，要是那样事情就简单容易得多。对于很多人来说，不同的项目和领域之间互相关联；事实上，一些工作的某些元素能够变成建设性的机会，以及所谓的协同效应（或通俗的2+2=5效应）。所有这些都需要充分审查文书工作所代表的情况，以便使这种机会成为可能。因此，与其他规则一样，这条规则不能被粗暴地使用。你需要充分了解某些项目才能有效地操作，并且必须小心，不要以不适合个人工作的方式减少文件处理的次数。

我不想把我的建议变成对读者的约束，然而，这里倡导的原则是合理的。作为一般的规则，你要知道文件经手的次数并使其恰当地减少，这对于时间管理很有意义。