不耗时的书面沟通不仅要简短，而且用词要简明扼要、精准明确（此处我们并不是要论述如何让沟通易于理解，但是千万不要假设沟通很容易。事实恰好相反，不当的沟通造成的误解会带来一系列的咨询和澄清，从而浪费时间）。这里值得用一个简短的段落对此进行讨论。我注意到许多人不太愿意写简短的商业信件。下面举个例子说明这一点。A在会议之前写信给B，询问他的航班何时到达以及是否需要接机。B的回复如下。
尊敬的A先生：
感谢你于2009年7月24日的来信。关于下周7月30日星期四到你办公室的会见，我很高兴地告诉你，我的所有旅行安排现在已经完成，也许你可能还记得我之前遇到一些麻烦，不过我已经落实了所有安排细节。我将乘坐915号航班于当天上午10点到达。这一时间应该刚好能赶上我们的午餐会见。对于你与我的这次见面，我将非常感谢你在这方面的帮助……
诸如此类。如果两个人彼此稍微有所了解，那么其实像下面这样写肯定不会出错。
尊敬的A先生：(www.xing528.com)
收到你的来信真好。我将于7月30日上午10时乘坐915号航班到达。如果你能安排人接机那就再好不过，我可以找你的司机。非常感谢，期待很快与你见面……
我更喜欢收到第二封信。信息很清楚，不必查看任何额外的材料，节省了我的时间，而且长度是第一封信的三分之一或四分之一。第二封信撰写和发送花费的时间更少。我认为它也足够有礼貌，希望更多的人采用这种书写方法。如果用三行字能说完的事情，那么就只写三行。考虑一下，如果把3页备忘录简化成1页，把20页的报告简化成10页，将给你节省多少时间。我承诺这个话题只会占用一个简短的段落，因此我说得已经够多了，观点也已明了。
我们已经提到了简短，另外值得一提的是用词。陈旧而冗长的备忘录已经在很大程度上被电子邮件取代了，而电子邮件中使用简短文字已经成为一种习惯。然而，简洁有助于节省时间，但要以保证清晰为前提。
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