在你能有效地决定优先级之前，你必须了解优先级的重要性。毫无疑问，你当然可以说，一些事情显然比别的事更重要。但是，人们很容易低估这个概念对你要做的事情有多大的影响，以及实际上对你的内在效率有多大的影响。帕累托定律，以意大利经济学家维弗雷多·帕累托（Vilfredo Pareto）的名字命名，现在被普遍称为二八法则（80/20 rule）。它以一个比率描述因果关系，虽然在现实生活中这一比率并不完全准确，但在许多商业活动中，人们发现二八法则的大致比率有时是相对准确的。例如，这一比率意味着一个公司20%的客户可能产生其收入的80%，20%的生产错误可能导致80%的产品质量不合格。
二八法则特别适用于本文讨论的问题：20%的会议时间做出约80%的决定；你的办公桌上20%的阅读项目提供工作所需的80%的信息。
最重要的是，20%的工作时间可能贡献了你工作成功所需的80%。因此，在你的日常工作中必须遵循这一点，以便将注意力集中在具有这种戏剧性效果的关键问题上。
你可能无法轻易确定哪些任务具有此等效果。有些事情很清晰明了，有些事情可能需要仔细考虑。查看你的工作描述，浏览时间日志，思考并决定做哪些事情能够产生最大的效果。并不是所有原因都是显而易见的。你可能会把一些关键的事情视为理所当然。例如，一旦某些工作成为例行公事，你可能就会忘记它们有多么重要。当然，关键事项和你花时间最多的任务之间并没有太直接的联系。
一个简单的审查就可以提示你应该如何改进当前的工作模式。明确的目标和工作规范，以及明确了解根据二八法则哪些任务会产生关键影响，是决定优先级的唯一理性基础。以此为基础武装自己，你会变得更有效率。这一方面是由于你会把时间花在关键问题上，另一方面在于你会减少或消除相应的小事所花费的时间。但是，在同一层级上确定优先事项是极度困难的，原因在于紧急程度与重要程度往往将我们陷于两难境地。紧急程度和重要程度在性质上是不同的，但在处理之前都会带来压力。思考以下四个类别会有帮助：
■紧急且重要；(www.xing528.com)
■紧急但不重要；
■重要但不紧急；
■既不紧急也不重要（但仍然必要）。
总的来说，关键是提前思考并在深思熟虑之后做决定，而不是迫于环境压力去做任何事情，或者企图在第一时间就完成任何事情。需要快速采取行动的事情必须立即做，或委托他人做；可以等待的事情不应该只是放在一边，而是应该做出计划或安排，以便它们拥有应得的时间，然后有序恰当地完成。
这看起来很难，也确实很难，但在一定程度上，这种困难是出于心理原因。我们当然可以预见哪些事最需要采取行动，但不知何故，当时情形下的某种压力会给某些事情一些“不公平”的优势，而且我们允许这些优势影响决定。这是一个重要的部分：决定比方法更重要，而且没有魔法公式。以正确的方式做出正确的判断必须成为一种习惯，如果你要面对这样的压力，记得保持条理和顺序。也就是说，还有其他方法可以使注意力和时间集中在优先事项上，下面我们来看一些例子。首先，你有哪些有用的方法来处理工作中的琐事？
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