■在发送任何内容之前都应进行思考和阅读（或使用“稍后发送”按钮来预留思考时间）。
■保持精确，以消除后续的检查和电话回询。
■立即回复，因为电子邮件速度很快，所以通常人们期望回复得越快越好。
■礼貌友好，但永远不要期望所有人都熟悉行业术语。
■将附件的大小保持在最低限度。
■避免内容晦涩难懂。
总体来说，我们在这里给出的信息很简单：要发挥技术的优势，同时应保持谨慎——识别缺点，注意细节，让自己做得更有效。记住，你可以从“电子邮件的外部性”了解一个人的很多信息。电子邮件为某人的工作状态、工作习惯、压力水平甚至他们的个性提供了一个可供了解的窗口。例如，发送电子邮件的经理人倾向于使用“更高状态”的方法。他们通常使用更高水平的形式和语调，你很少会看到不合理的引用、笑脸（表情符号）或笑话。
电子邮件是我们所有人宝贵的现代通信工具，如果滥用或未谨慎使用，它们可能会给你带来麻烦。下面是关于更好地使用电子邮件的9个基本提示。
■将电子邮件作为一种沟通渠道，但不是唯一渠道 这一点很重要，不要因为电子邮件看似快速和容易就懒惰。电子邮件可以记录讨论内容，并在点击鼠标时给世界各地发送影响重大的消息。但因此也可能误导人们，使他们认为仅仅通过定期的群组电子邮件就可以与一大群人沟通。电子邮件虽被广泛使用，但它只是一系列通信工具中的一种。电子邮件不可能发送给每个人，且“非人际”的非直接接触可能会使人感到自己被忽视。
■简短和亲切很有帮助 人们往往不会立即阅读超过全屏的电子邮件。人们看到长邮件通常会关闭留到之后阅读，这一等可能一天就过去了。重要的是要判断，什么时候适合放下鼠标，与人面对面谈话，或拿起电话和他们沟通。
■清楚沟通 使用电子邮件需要表达清晰的目的。确保你的邮件没有任何疑问或误解。另外，重要的是要明确你的信息需要提交给谁，而收件人也确实需要这一信息。在行动和优先事项方面，为了清楚起见，应使用列表或项目符号。如果你需要查看谁收到并阅读邮件，则应使用响应按钮（response buttons）或类似选项。
■鼓励开放式沟通 使用电子邮件时，如果他们愿意，可以要求用户提出问题或疑问。这表明你关心他们的看法，并会提供可能的帮助。
■不要在邮件里与人争执 面对面交谈能够更好地避免愤怒（其中面部表情和身体语言效果显著），通电话时的声调也可以传递很多信息。发送电子邮件时，挖苦、讽刺、批评或有恶意都是不恰当的。我们应该非常小心，用词不要被误解成这类含义。(www.xing528.com)
■幽默也应谨慎使用 可以运用各种方法，使用机智和幽默来缓解沉重的气氛，但表情符号、笑脸和笑话邮件通常不适合在工作环境中使用。如果你个人爱开玩笑，那么在需要严肃的场合，你可能会更难以注意这一点。一些组织禁止发送玩笑邮件，这些邮件有很大的风险，与严肃的气氛格格不入。
■暂停反应，使用五分钟规则 在按下“发送”按钮之前，明智的做法是延迟五分钟（或更长时间）发送匆忙写成的电子邮件。如果你在写东西时生气或不安，那么在写作之前休息、散步或做其他事情是个好主意。如果你一定要在当时撰写信息，那么冷静下来之后，发送之前要花一点时间进行检查。
■留出时间处理电子邮件 电子邮件在你收到的邮件总数中所占的百分比越来越高，因此你需要花时间处理它们。如果有需要，重新安排你的工作时间，行动起来。
■利用语言的优势 我们使用电子邮件时越来越喜爱简洁的语言风格，为了避免错误和复杂的句子，请仔细使用字词，以确保沟通的清晰性。
要点总结
■思考你的电子邮件，不要像“自动驾驶”一样处理它们，这样未经思考的方法可能会浪费你和其他人的时间。
■不要在未经考虑的情况下将附件发送给所有人。
■采用一种方法管理已处理的邮件数量和存档。
■如果你可以轻松地与某人交谈，就不要在内部发送电子邮件。
【注释】
[1]《如何撰写报告和提案》也已由中信出版集团出版。——编者注
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