如上所述，虽然电子邮件的内容可以比信件随意，但是其风格和内容标准必须是合理的（组织可以为此制定准则）。考虑到人们会收到大量各种各样的电子邮件，而你是想通过电子邮件吸引对方的注意力，因此必须撰写有效的电子邮件。电子邮件应该：
■简短 使用简单的词语；
■直接 清晰呈现，无歧义；
■符合逻辑 结构清晰。
无论是发送内部电子邮件还是外部电子邮件，你都必须遵守这些准则。清楚的标题能够使邮件的目的显而易见，有助于人们标记紧急程度（当然是对于真正紧急的事件），也可以表明是否需要回复以及要求何时答复。记住，电子邮件和其他任何通信方式一样，用途在于通知、说服等。
在发送电子邮件之前，考虑以下内容将有助于确保邮件有效呈现。
■电子邮件的目的是什么？你知道你想实现什么吗？电子邮件是否是信息请求？你是否正在传播标准信息？如果电子邮件是对查询的快速回复，请确保你回复的内容是正确的。如果你不确定内容正确与否，那么你要向对方解释这只是确认收到邮件，你会尽快回复他们更多的信息，并最好说明什么时候给予答复。如果你不知道邮件的目的是什么，那么在发送邮件之前需要仔细考虑。
■问题的背景是什么？是要发送电子邮件咨询与项目有关的问题吗？是否要求对方给予解释、理由或道歉？是要获取更多的信息还是为查询提供详细答案？要保证收件人能清楚地了解邮件内容，你必须明白为什么要发送电子邮件。(www.xing528.com)
■期望的收件人是谁？邮件是会直接到达收件人那里，还是先被另一个人阅读？电子邮件收件箱不一定只能由“发送到”框中指定的人
员打开，有可能其他同事也有权访问某人的邮箱，比如当有人生病或度假时。为防止出现问题，在写邮件时要牢记这一点。
■使用什么样式？如何呈现电子邮件？是真正非正式的风格吗？你回复的消息是半加密形式的吗（比如缺少大写字母、使用短信样式的短单词及表情符号等）？如果是这样，那就没问题。但是仔细想想，电子邮件的风格会给第一次与你沟通的人相应的印象，影响他对你的看法。
■内容选择。电子邮件说了什么？内容是否清晰，没有任何模糊之处和歧义？如果电子邮件涉及复杂的问题，最好附加一份解释文档。电子邮件通常用于快速阅读，因此其内容应该反映这一点。
■是否要求结论/建议/反馈？如果是，邮件中有没有明确提出？把相关要求放在电子邮件结尾处可能是最清楚的。或者也可以这样说：“下午4点见面的时候，如果你能带来此信息，那将很有帮助。”这句话会给收件人明确的信息：他们应在下午4点前完成任务。邮件中有直接说明或重申目的，都将使读者清楚了解你的意图。
■发送的是什么附件（如果有的话）？清楚说明附件的内容。如果运用压缩文件，如Zip文件，那么解释所需的系统是非常有帮助的。如果打开附件需要特定的软件，请解释需要哪种软件，这在发送图形和图像时尤其重要。某些附件可能需要下载，那么要对此加以说明。记住，如果不提供这类信息，反而可能会有一连串耗时的咨询。
在电子邮件中摆正自己的位置很重要，因为它是即时的和不可逆的。与其他书面沟通一样，在电子邮件中无法使用合适的语调、面部表情、姿势、身体语言或手势来强化你的信息。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
